Анализ и обобщение данных с помощью сводных таблиц и сводных диаграмм.

Сводные таблицы Excel – вспомогательные таблицы, с помощью которых можно анализировать большие объемы данных, находящихся в различных источниках, и представлять их в наиболее удобном виде. Excel 2000 содержит встроенную возможность – построения сводной диаграммы, отображающей данные сводной таблицы и позволяющей изменять форму представления данных так же легко, как и в сводных таблицах.

Так же, сводные таблицы и сводные диаграммы можно создавать:

¨ на основе таблиц, полученных в результате консолидации данных;

¨ на основе других сводных таблиц;

¨ на основе внешних источников данных.

Необходимым условием для создания сводной таблицы или сводной диаграммы является наличие одной или нескольких таблиц, содержащих заголовки столбцов. Заголовки столбцов служат для создания в них полей данных. Создание и модификация сводных таблиц и сводных диаграмм выполняются с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм, окно которого появляется на экране после ввода команды меню ДАННЫЕ – Сводная таблица или щелчка по кнопке Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы.

Средства условного анализа (“что, если”) используются для исследования различных вариантов решения задач, поиска и выбора оптимального решения.

К средствам условного анализа относятся:

¨ подбор параметра;

¨ поиск решения;

¨ сценарии;

¨ таблицы подстановки.

Программа Подбор параметра позволяет получить требуемое значение в определенной ячейке, которую называют целевой, путем изменения параметра другой ячейки, которую называют влияющей. При этом целевая ячейка должна прямо или косвенно ссылаться на ячейку с изменяемым значением.

При выполнении этой операции следует иметь в виду, что:

¨ подбор параметра может выполняться только для ячейки, содержащей формулу;

¨ ячейка, которая будет изменяться при подборе, должна, наоборот, содержать значение, а не формулу.

Программа Поиск решения не только вычисляет конечный результат на основе изменения значений нескольких ячеек, но и позволяет при этом создавать дополнительные условия – вводить ограничения на изменения параметров влияющих ячеек. Программа допускает установку до 200 изменяемых ячеек. При выполнении поиска решения так же, как при подборе параметра, целевая ячейка должна содержать формулу и быть прямо или косвенно связанной с влияющими ячейками. Ячейки, которые будут изменяться при поиске решения, должны содержать значения, а не формулы.

Таблицы подстановки позволяют вычислять и анализировать данные в тех случаях, когда необходимо найти результат для нескольких значений в одной или двух исходных (влияющих) ячейках. При этом в формулы подставляются различные значения переменных, а результаты вычислений выводятся в виде массива.

Excel позволяет создавать таблицы подстановки различных типов:

¨ таблицы подстановки с одной переменной (с одной или несколькими формулами);

¨ таблицы подстановки с двумя переменными.

При создании таблиц подстановки так же, как при выполнении Поиска решения и при Подборе параметра, ячейка с вычисляемыми значениями должна содержать формулу и быть прямо или косвенно связанной с ячейками с подставляемыми значениями.

☺ Упражнение на сортировку и фильтрацию.

20.На листе Список товаров выделите какую – нибудь ячейку списка, например С8.

21.Выполните команду Данные- Фильтр – Автофильтр. У ячеек с названиями полей появились кнопки, раскрывающие списки значений.

22.Выберите все записи, в которых поле Категория принимает значение «Периферия». Для этого нажмите кнопку поля Категория и в появившемся списке выберите пункт Периферия.

23.В оставшейся части выберите всю информацию о принтерах. Для этого нажмите кнопку поля Товар и в появившемся списке выберите пункт Принтер.

24.Выполните более сложную фильтрацию. Выберите в списке такие принтеры, цена которых не превышает 200 у.е. Для этого нажмите кнопку поля Цена (нал) и выберите пункт Условие.

25.В появившемся окне диалога Пользовательский автофильтр в списке первого поля выберите пункт меньше или равно, а во втором поле со списком введите 200.

26.Нажмите кнопку ОК.

27.Самостоятельно выберите из списка такие компьютеры, цена которых меньше 200 у.е.

28.Включите фильтрацию, выполнив команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

29.На листе список товаров выделите какую-нибудь ячейку списка, например С8.

30.Выполните команду Данные – Сортировка. Появится окно диалога Сортировка диапазона.

31.Отсортируем список по полю Категория. Для этого нужно выбрать пункт Категория в списке Сортировать по окна диалога Сортировка диапазона.

33. Нажмите кнопку ОК. Теперь список отсортирован по выбранному полю в алфавитном порядке.

34. Отсортируем список по двум полям одновременно так, чтобы записи полей Категория и Товар шли в алфавитном порядке, а цены на соответствующие товары шли по убыванию. Для этого вызовите еще раз окно диалога Сортировка диапазона.

35. В окне диалога в списке Сортировать по выберите пункт Категория, а в списке Затем по – пункт Товар.

36. Во втором списке В последнюю очередь по выберите пункт Цена (нал), а переключатель рядом с этим списком установите в положение По убыванию.

37. Нажмите кнопку ОК. Теперь список отсортирован.