Общая характеристика и технология ведения справочников условно-постоянной информации по учету расчетов с персоналом по оплате труда.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда в программе «1С : Бухгалтерия» используются следующие справочники условно-постоянной информации:

ü «Сотрудники»

ü «Виды начислений (выплат)»

ü «Налоги и отчисления»

ü «Виды вычетов»

ü «Подразделения»

Рассмотрим данные справочники более подробно.

Справочник «Сотрудники»

Справочник используется для ведения списка сотрудников, а также для хранения кадровой информации и отдельных параметров расчета НДФЛ и налогов с ФОТ.

Кроме того, элементы справочника используются в качестве объектов учета при ведении учета на счетах:

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

73 «расчеты с персоналом по прочим операциям»

98.3 Предстоящие поступления по недостачам, выявленным за прошлые годы»;

98.4 «Разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

В типовой конфигурации для данного справочника предусмотрена возможность произвольного объединения элементов в группы и подгруппы (Приложение Д).

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие просмотреть историю периодических реквизитов элемента справочника (сотрудника), получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы. Кнопка «Отчет по сотрудникам» позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т.д. Отчет формируется по состоянию на текущую дату. Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета установить эту дату рабочей.

Если в справочнике выбрана не группа, а конкретный сотрудник, то по кнопке «Отчет по сотруднику» можно формировать информационный отчет только по выбранному в справочнике сотруднику. В отличие от отчета, формируемого по всем сотрудникам, в этом отчете отражается история изменения исходных данных для начисления зарплаты от первой записи в справочнике до рабочей даты.

Отчет по сотрудникам имеет кнопки управления «Обновить» и «Настройка». По кнопке «Обновить» отчет строится заново с теми же параметрами. По кнопке «Настройка» открывается диалог задания параметров отчета:

В реквизите «Сотрудники» вводится элемент справочника «Сотрудники». Для получения отчета по всем сотрудникам следует воспользоваться кнопкой «По всем».

Реквизиты формы элемента справочника «Сотрудник» размещены на двух закладках.

На закладке «Общие сведения» отображаются общие данные о сотруднике: табельный номер, ИНН, ФИО (полностью), должность, пол, дата рождения и т.п. (Приложение Е)

В реквизите «Номер ПФР» указывается регистрационный номер сотрудника в пенсионном фонде. При составлении отчетности в ПФР указанный номер будет использоваться для разделения сотрудников на застрахованных и незастрахованных.

В реквизите «Подразделение» указывают подразделение, в котором работает сотрудник.

Реквизит «Характер работы» предназначен для хранения истории трудовых отношений сотрудника. Для данного реквизита предусмотрено два значения:

1. Трудовые отношения установлены;

2. Трудовые отношения прекращены.

На закладке «Прочее» вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность (вид документа, серия и номер, кем выдан и дата выдачи) и адресные данные сотрудника. (Приложение Ж)

Указанные сведения используются при печати первичных документов (например, при печати кассовых ордеров), при формировании налоговой карточки и индивидуальной карточки, а также при подготовке отчетности в ПФР.

Справочник «Виды начислений (выплат)

Справочник предназначен для ведения списка видов доходов, начисляемых сотрудникам организации, (заработной платы, вознаграждений, пособий и пр.). Для добавления и редактирования элементов справочника предназначено меню «Справочники – Виды начислений (выплат)».(Приложение З)  

В группе реквизитов «Вид дохода для учета НДФЛ» указываются код и наименование вида дохода, в соответствии с Приказом МНС РФ от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379. Указанный код дохода будет определять налоговую ставку при автоматическом расчете НДФЛ, выполняемом при проведении документа «Начисление зарплаты».

Реквизит «Список взимаемых налогов» содержит список налогов с ФОТ, взимаемых с выплат данного вида. Если в списке напротив какого-либо налога установлена пометка (галочка), то доходы работников, относящиеся к данному виду начислений, будут включаться в базу этого налога. В типовой конфигурации автоматический расчет налогов с ФОТ выполняется при проведении документа «Закрытие месяца».

Справочник «Виды начислений (выплат)» используется для ведения аналитического учета на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Выбор вида начислений, к которому относится начисленный доход, производится в форме документа «Начисление зарплаты» (меню «Документы - Зарплата – Начисление зарплаты»).