Экономическая эффективность автоматизации учета

 

Внедрение компьютерной программы сопряжено с капитальными вложениями на приобретение, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно соответствовать экономическое обоснование его целесообразности.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Экономический эффект от использования компьютерных бухгалтерских программ подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых и денежных затрат, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. Показатели прямой эффективности могут быть выражены как в натуральных, так и в стоимостных измерителях.

Этот расчет может быть сделан как в целом, так и по отдельным участкам и операциям.

Экономическая эффективность называется косвенной, если она косвенно влияет на результаты производственной деятельности и не всегда может быть выражена в натурально-стоимостных показателях.

Оба вида экономической эффективности взаимоувязаны. Однако как правило косвенный эффект значительно превосходит прямой, именно он и является целью построения автоматизированной информационной системы.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда. Чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

При определении экономической эффективности от внедрения компьютерной программы в ООО «Услуга» можно воспользоваться общепринятой методикой расчета, состоящей из следующих этапов:

1 этап - Определение общих капитальных затрат, связанных с автоматизацией задач управления (КЗ_а).

2 этап - Определение текущих затрат пользователя, связанных с автоматизацией задач управления (З_{после авт} ).

3 этап - Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (З _{до авт..}).

4 этап - Определение годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ (Э_г). Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат (Т_ок ).

1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления рассчитываются по формуле:

КЗ_а = Ц_по +  К_тех + К_рм + К_пр + К_н ,                                    (1)

где Ц_по – капитальные затраты на покупку программного обеспечения (8000руб.);

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения;

К_рм - капитальные затраты на создание рабочего места пользователя;

К_пр - капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы (3000 руб.);

К_н - капитальные затраты, связанные с настройкой программы (2000).

Расчет капитальных затрат на создание рабочего места пользователя осуществляется по формуле:

 К_рм = ( S _пл * Ц_пл + З_меб)*Т_м / Т_общ ,                                      (2)

где S_пл – площадь, необходимая для создания рабочего места (3 кв.м.);                  

Ц_пл – цена 1 кв.м. площади (8000 руб.);

З_меб – затраты на приобретение мебели (5000 руб.)

Т_м – время использования персонального компьютера для решения задачи с приобретенной программой.

Т_м  рассчитывается по формуле:

Т_м  = В_т * Д_р,                                                   (3)

где В_т – ежедневное время работы с программой (7 ч);

Д_р – количество рабочих дней, в течение которых применяется программа (260 дн.).

Время использования ПК для решения задачи с приобретенной программой Т_м  = 7*260 = 1820ч.

Т_общ – общее время использования компьютера в течение года.

Т_общ рассчитывается по формуле:

Т_общ = D_s * S * Др * N _м * К_ис,                                              (4)

где D_s – длительность смены (8 ч.);

S – число смен (1);

Др – среднее число дней в месяце (21 дн.);

N_м – число месяцев эксплуатации ЭВМ (12мес.);

К_ис – средний коэффициент использования ЭВМ в течение смены (0,9)

Таким образом, общее время использования ПК в течение года

Т_общ = 8*1*21*12*0,9 =1814,4ч.

Находим капитальные затраты на создание рабочего места пользователя:  

К_рм = (3*8000+5000) *1820 / 1814,4 =29089,5 руб.

К_тех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения рассчитываются по следующей формуле:

К_тех = (Ц_ком + Ц_тех) * (1+К_т) * ( 1- К_из ) * Т_м / Т_общ ,                   (5)

где Ц_ком – рыночная цена компьютера (17000 руб.);

Ц_тех – рыночная цена дополнительного технического обеспечения (8000 руб.);

К_т – коэффициент транспортных затрат по доставке технического обеспечения (0,03);

К_из – коэффициент износа технического обеспечения (0,2)

Капитальные затраты на покупку технического обеспечения составят:    К_тех = (17000+8000)*(1+0,03)*(1-0,2)*1820 / 1814,4 = 20663,6 руб.

Таким образом, подставляя полученные данные в формулу получим общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления:

КЗ_а = 8000 +20663,6 + 29089,5 + 3000 + 2000 = 62753,1 руб.

2 этап.

Расчет годовых текущих затрат предприятия, связанных с использованием ПК и компьютерной программы можно рассчитать следующим образом:

З_{после авт} = Т_м * С_м + Ц_по / Т_с + З_от,                                      (6)

где С_м – стоимость одного часа эксплуатации ПК (43 руб.);

С_м = (1+К_НР)*О_м/(Д_р* D_S ),                                              (7)

где К_НР – коэффициент накладных расходов, связанных с работой ПК;

О_м – месячный оклад специалиста, работающего с программой (6000 руб.);

С_м = (1+0,2)*6000/21*8 =43 руб.

Т_с  - время эксплуатации программы (5 л.);

З_от – затраты на оплату труда пользователей ПК рассчитываются по формуле:

           З_от = Р *Н_м *(О_м + О_сн),                                              (8)

где Р – количество пользователей после внедрения программы (1чел.);

Н_м – количество рабочих месяцев в году (12 мес.)

О_сн – отчисления на социальные нужды. (1560 руб.)

З_от = 1*12*(6000+1560) = 90720 руб.

З_тех. – текущие затраты, связанные с использованием прочего технического обеспечения (30% от Ц_ком.), З_тех = 5100 руб.

Таким образом, текущие затраты предприятия, связанные с использованием ПК и компьютерной программы составили:

З_{после авт} =1820 *43 + 5100 + 8000 / 5 +90720 = 175680 руб.

3 этап.

Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы (ранее использовалась другая менее эффективная программа) рассчитаем по формуле:

З _{до авт.} =Т_м* С_м + Ц_по / Т_с + З_от,                                       (9)                                                

где С_м – стоимость одного часа эксплуатации ПК (36 руб.);

С_м = (1+К_НР)*О_м/(Д_р* D_S ),                                           (10)

где К_НР – коэффициент накладных расходов, связанных с работой ПК; (0,01)

С_м = (1+0,01)*6000/21*8 =36 руб.

Т_с  - время эксплуатации программы (5 л.);

З_от – затраты на оплату труда пользователей ПК рассчитываются по формуле:

З_от = Р *Н_м *(О_м + О_сн),                                           (11)                                                                                                                 

 где Р – количество пользователей до внедрения программы (1чел.);

Н_м – количество рабочих месяцев в году (12 мес.)

О_м – месячный оклад специалиста, работающего с программой (4000 руб.);

 О_сн – отчисления на социальные нужды. (1040 руб.)

З_от = 1*12*(4000+1040) = 60480руб.

Ц_ПО – капитальные затраты на покупку программного обеспечения «1С: Зарплата и кадры» (8400)

Затраты при использовании менее эффективной компьютерной программы составили:

З _{до авт.} = 1820 *36 + 5100 + 8400/5 + 60480 = 132780 руб.

4 этап.

Расчет годовой экономии, связанной с использованием ПК и пользовательских программ рассчитывается следующим образом:

 Э_г = З _{до авт.} - З_{после авт}                                                                                  (12)

Э_г = 175680 – 132780 = 42900 руб.

 Расчет срока окупаемости общих капитальных затрат определяем по формуле:

 Т_ок = КЗ_а / Э_г.                                                        (13)

Т_ок = 62753,1 / 42900 =1,5 года [6]

Итак, в результате произведённых расчётов можно сделать вывод об экономической целесообразности и эффективности перехода системы учёта труда и заработной платы ООО «Услуга» на применение программы «1С: Зарплата и кадры». Причём, как мы видим, годовая экономия от данного перехода составит, весьма внушительную сумму – 42900 р. в год, а срок окупаемости немного превысит календарный год. А если учитывать ещё и косвенный эффект от внедрения, то переход на «1С: Зарплата и кадры» выглядит и вовсе необходимым.

Выводы и предложения

 

В ходе написания данной работы были даны теоретические аспекты и рассчитана экономическая эффективность организации АРМ бухгалтера по учёту труда и заработной платы в ООО «Услуга» на базе программного комплекса «1С: Зарплата и кадры». Бухгалтерский учет  на данном предприятии ведется автоматизировано, с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда в программе «1С : Бухгалтерия» используются следующие справочники условно-постоянной информации: «Сотрудники», «Виды начислений (выплат)», «Налоги и отчисления», «Ставки НДС», «Ставки налога с продаж».

Отличительной чертой данного участка учёта является многообразие форм первичных документов.

Программа «1С: Зарплата и кадры» имеет ряд преимуществ перед другими программами данного типа:

1) Широкая поддержка со стороны франчайзингово партнера фирмы «1С»;

2) Расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета

3) Интернет – поддержка пользователей: загрузка курсов валют, справочника БИК РФ и др.

Приобретение и обслуживание программы «1С: Зарплата и кадры» окупится за 18 месяцев.

 Отсюда можно сделать вывод об экономической целесообразности и эффективности перехода системы учёта труда и заработной платы ООО «Услуга» на применение программы «1С: Зарплата и кадры».

Возможно основании проведенной работы, руководство ООО «Услуга» примет решение о использовании бухгалтерской программы на «1С: Зарплата и кадры».