Организация первичного учета

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учета в организации.

Труд работников оплачивается по утвержденным в организации тарифным ставкам (окладам) или сдельным расценкам в зависимости от принятой в ней системы оплаты труда и условий трудового договора. При этом запрещается устанавливать заработную плату ниже минимального размера, установленного законодательством РФ.

Организация вправе самостоятельно выбирать и устанавливать системы оплаты труда, которые являются наиболее целесообразными для системы ее хозяйствования. Вместе с тем вид, система оплаты, размеры тарифных ставок, окладов, система премирования обязательно фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых в организации. О любых изменениях в условиях оплаты труда или о введении новых условий администрация организации обязана предупредить работников не позднее, чем за два месяца. [4]

Процесс учета на любом участке бухгалтерии начинается с создания первичных документов. Не является исключением и отдел учета труда и заработной платы. Особенностью данного участка является составление первичных документов, как самими работниками отдела, так и работниками предприятия, а также руководством – директором и главным бухгалтером.

 На каждого принятого, на работу на основании его заявления заполняется личная карточка (Приложение Н), в которой дается полная характеристика работника: его семейное положение, образование, специальность, стаж, паспортные данные.

Среди основных первичных документов по учету труда и его оплаты можно выделить:

1) Приказ о приеме на работу

2) Приказ об увольнении

3) Приказ о предоставлении отпуска (очередного или внеочередного)

4) Больничный лист

5) Приказ о направлении работника в командировку

6) Приказ о переводе работника на другую работу

7) Приказ о выдаче заработной платы

8) Приказ на выплату премии

9) Заявление о вычетах по НДФЛ

Рассмотрим указанные документы подробнее.

Учет кадров. Для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники». Для ввода сведений о сотрудниках рекомендуется использовать специальные документы кадрового учета. Как правило, в таких документах, предусмотрены поля, аналогичные реквизитам справочника «Сотрудники».

При проведении кадровых документов, указанные в них сведения автоматически записываются в соответствующие ре­квизиты справочника «Сотрудники», причем если документ изменя­ет значение периодического реквизита, то дата записи значения рек­визита совпадает с датой документа. Всего в типовой конфигурации предусмотрены следующие документы кадрового учета:

• Приказ о приеме на работу;

• Приказ о кадровых изменениях;

• Приказ об изменении окладов;

• Приказ об увольнении.

Для просмотра списка кадровых документов предназначен жур­нал «Приказы по кадрам» (меню «Журналы - Кадры»)

Приказ о приеме на работу предназначен для ввода сведений о новом сотруднике. (Приложение О). Данная организация ведет в ручную книгу приказов. В этой книге и составляется приказ о приеме на работу.

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях» (меню «Документы – Зарплата – Приказ о кадровых изменениях»). Если установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

Документ следует использовать:

ü при переводе работника из одного подразделения в другое;

ü при изменении количества детей или типа налогового вычета;

ü при изменении статуса налогового резидента (для целей расчета НДФЛ);

ü при получении работником инвалидности;

ü при изменении месячного оклада и т.п.

Форма документа включает три закладки: «Общие сведения», «Начисление з/пл» и «Налоги и отчисления». Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных закладках документа «Приказ о приеме на работу».

В форме документа следует указать новые значения изменившихся реквизитов. После этого документ следует распечатать (кнопка «Печать») и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа в справочнике «Сотрудники» устанавливаются новые значения реквизитов сотрудника, измененных в форме документа.

Для случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ об изменении окладов» (меню «Документы – Зарплата – Приказ об изменении окладов»). В поле ввода даты документа следует указать число, начиная с которой сотрудникам устанавливаются новые оклады.

Для добавление сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Если оклады изменяются у всех или у большинства сотрудников, то можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». При этом в табличную часть будут занесены все сотрудники организации. Полученный список можно скорректировать, удалив из него тех сотрудников, оклады которых не изменяются. Для этого следует установить курсор в сроке с удаленным сотрудником и нажать клавишу Del. Для формирования списка сотрудников сразу с новыми окладами можно воспользоваться кнопкой «Подбор». При этом открывается справочник «Сотрудники», а после выбора сотрудника - вызывается дополнительное диалоговое окно для ввода нового оклада. После ввода оклада справочник не закрывается, ожидая выбора следующего сотрудника. После того, как все сотрудники будут указаны, окно справочника «Сотрудники» следует закрыть.

Сформированный документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа для всех сотрудников, указанных в документе, в справочнике «Сотрудники» в реквизите «Оклад» устанавливается новое значение.

Для автоматического начисления заработной платы типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты» (меню «Документы – Зарплата – Начисление зарплаты»).

Реквизиты документа расположены на двух закладках «Сведения о начислении» и «Сотрудники».

Сведения о начислении рекомендуется вводить в следующем порядке:

Ø указать дату начисления зарплаты (дату расчетной ведомости). Обычно дата начисления приходиться на последний рабочий день месяца, который начисляется зарплата;

Ø выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, сотрудникам которого начисляется заработная плата. Для того, чтобы рассчитать зарплату всех сотрудников организации, данный реквизит следует оставить незаполненным;

Ø выбрать из справочника видов начисления, соответствующий начисляемому доходу. Указанный вид начисления будет использован при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;

Ø установить переключатель «Счет отнесения затрат на оплату труда» в нужное положение;

Ø заполнить табличную часть (можно сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

Список сотрудников, которым начисляется зарплата, размещен в табличной части документа на закладке «Сотрудники».

Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

Для автоматического заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавятся все сотрудники, Работающие в указанном подразделении, а колонке «Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений можно скорректировать. Например, корректировка оклада может быть произведена, если сотрудник принят на работу в текущем месяце: в этом случае оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

При проведении документа в бухгалтерском учете отражается начисление зарплаты и начисление (удержание) НДФЛ. Проводки по начисления ЕСН, взносов в ПФР и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца».

Исчисленный НДФЛ отражается в учете проводкой с кредита счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц» в дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда». Сумма налога рассчитывается в соответствии с налоговой базой и ставкой отдельно по каждому сотруднику.

Ставка налога определяется выбранным видом начисления.

В конфигурации каждый вид начислений имеет код, соответствующий справочнику видов доходов, утвержденному МНС РФ. В результате, выбранный вид начисления однозначно определяет код дохода и ставку НДФЛ, по которой облагаются выплаты с таким кодом дохода. Например, вид начислений, соответствующий заработной плате, начисленной по окладу в соответствии с трудовым договором, имеет код «2000» и должен облагаться НДФЛ по ставке 13%.

База налога, облагаемая по ставке 13%, определяется, как доход работника, полученный им с начала года за время работы в нашей организации, облагаемый по ставке 13%. При расчете базы налога полученный доход уменьшается на сумму стандартных вычетов. Стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц работы сотрудника в организации. Сумма вычета за один месяц определяется в соответствии со значениями реквизитов «Тип вычета», «Количество детей» и «Вычет на одного ребенка» за последнее число этого месяца. Стандартные вычеты не предоставляются, начиная с месяца, в котором годовой доход сотрудника превысил установленный предел. Сумма предела записана в константе конфигурации «Предел вычетов».

Для правильного расчет НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ «Начисление зарплаты» следует вводить перед документом «Закрытие месяца».

Если документы «Начисление зарплаты» и «Закрытие месяца» введены в один и тот же день, но документ «Закрытие месяца» введен ранее, то при записи документа «Начисление зарплаты» будет выдано соответствующее предупреждение. 

Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты». Но в ООО «Услуга» этот документ не используется. Платежная ведомость заполняется вручную. (Приложение П)  

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является личное заявление работника, в котором указываются вид отпуска, его продолжительность. Все эти данные переносятся в приказ (форма Т-6) (Приложение Р). Расчет среднего заработка и сумм к начислению отпуска представлены в приложении С.

Больничный лист составляется при невыходе сотрудника на работу в связи с болезнью (Приложение Т). Он составляется на основании справки из медицинского учреждения, и в нем указываются период нетрудоспособности работника, в т. ч. оплачиваемых дней, процент оплаты и общая сумма выплат, рассчитанная на основании среднего заработка за последние три месяца.

В приказе о направлении работника в командировку указываются данные о командируемом, место командировки, её цель, период (Приложение У).

 Все рассмотренные выше документы являются базой для учета труда и заработной платы на предприятии. Данные их заносятся в учетные регистры. Отличительной чертой данного участка учёта является многообразие форм первичных документов.