Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

Нажмите кнопку ОК.

Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).

Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.

Таблица 3. Поля формы Задача

Введите тему задачи - подготовка к презентации.

Введите срок окончания - и дату начала работы -

Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово - 0%.

Заполните поле Важность - обычная.

Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2010.

Для отображения диалогового окна Категории (рис.14) нажмите кнопку Категории.

Рис.14. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК. После заполнения всех полей формы (рис.15) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.15. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т.д. При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.