Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов.

Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.

Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.

Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:

· несоблюдением принципа внезапности;

· нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;

· неправильным составлением инвентаризационных описей;

· нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.

Например, выявленные недостатки в универсальном торговом комплексе № 5, были вызваны нарушениями в инвентаризационной работе, приведённые в таблице 3.1.

Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений инвентаризационной работы. Значительное количество отклонений вызвано нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации. Плохо осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %.

Таблица 3.1

Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие возникновению недостач в УТК № 5 за 1997 г.

В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем:

· определение рационального количества проведённых инвентаризаций;

· сокращение сроков проведения и улучшения их качества в результате совершенствования методов.

Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в том случае, если контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические наблюдения за деятельностью предприятий.

Тогда инвентаризационные бригады уже на этапе составления заданий и рабочих планов и инвентаризаций могли бы решать, в каких торговых предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей, что придало бы плановым инвентаризациям больше целесообразности и повысило их эффективность, так как при выборе объектов для проведения инвентаризации ревизоры могли бы руководствоваться объективными выводами анализа данных отчётности.

На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться руководители или их заместители, товароведы, бухгалтера и другие работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно в торговле и стаж работы на занимаемой должности. Однако в торговле многие руководители не участвуют при проведении инвентаризации.

При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

· не оговорённое исправление цены, количества и суммы;

· подчистки записей, добавление и дописки цифр;

· неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;

· не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;

· неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;

· указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;

· записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения. Для ускорения инвентаризаций применяют специальные книги, построенные по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация отражается в них как обычно, последующие на вкладыша с указанием лишь количества и стоимости товаров. Это позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи и экономить при проведении инвентаризации не менее 25 % времени.

Дальнейшее совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ.

Рассмотренные методы проведения инвентаризаций позволяют сократить сроки её проведения, повысить достоверность и точность данных.

Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.

При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить товары в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих товаров. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации. Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят.

Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников магазина способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.

Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.

Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли товаров.

Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.

Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут цели.