Тема 2. Учет денежных средств.

1. Учет операций по кассе.

К денежным средствам принято относить кроме того, чековые книжки, переводы в пути и денежные документы. В последнее время к ним также относят вложения в легко реализуемые ценные бумаги, требования по получению денежных средств. Объем денежных средств определяет платежеспособность п/п и его деловую активность.

Денежные средства - единственный вид оборотных активов, которые имеют абсолютную ликвидность, т.е. они выступают идеальным средством платежа.

Ставится вопрос, сколько нужно денег п/п?

- столько, чтобы оплатить все свои обязательства + процент (5-8 %), который будет представлять резерв на непредвиденные расходы + свободные денежные средства, которые можно было бы использовать на выгодные краткосрочные вложения;

- больше не надо, т.к. 1) из-за инфляции они будут обесцениваться и 2) будут снижаться показатели оборачиваемости.

Порядок хранения, расходования и у денежных средств в кассе определяется Инструкцией ЦБ “Порядок ведения кассовых операций в РФ” и Положением ЦБ “О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ”. В соответствии с этими документами все п/п обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка и, тем самым, осуществлять основную массу расчетов между п/п о государством безналично. И только небольшая масса денежных средств может находиться в кассе п/п и использоваться им по целевому назначению.

Установлен лимит, который может меняться. Но есть п/п, непосредственно работающие с населением. Для них сделаны некоторые послабления, т.к. они имеют постоянную денежную выручку. Им разрешается превышать лимит и использовать деньги из кассы на з/п, пенсии, закупку товаров у населения. Для них также существуют определенные ограничения - не разрешается задерживать наличные деньги у себя для выдачи з/п.

Все денежные средства п/п должны сдавать : - в кассы банка (дневные и вечерние), - инкассаторам, - в объединенную кассу, - в отделения связи. Превышение установленного лимита денежной наличности разрешается в течение 3 рабочих дней во время выплаты з/п, пенсий и т.п.

На п/п денежные средства поступают: - в оплату счетов за проданную продукцию, - в виде остатка неиспользованных подотчетных сумм, - из банка для выдачи работникам ссуд, - взносы родителей на содержание детей в детских учреждениях. Они сравнительно невелики, и основная масса денежных средств поступает в кассу с р/сч ли специальных счетов на выдачу з/п, пенсий, пособий, хозяйственные нужды.

В соответствии с действующими положениями, осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего полную материальную ответственность. Он обязан выполнять действующие положения по ведению кассовых операций. Касса должна быть: - в отдельном помещении, - не на первом и последнем этажах, - дверь, сейф и окно, - не должны впускать никого, кроме начальника (главбуха и руководителя), - по окончанию рабочего дня все денежные средства должны быть убраны в сейф, сейф закрыть и опечатать. Движение денег по кассе оформляется утвержденными документами: приходными и расходными кассовыми ордерами. В этих документах указывается основание получения (выдачи) денег, сумма, от кого (кому). Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию (должна быть подписана кассиром, главбухом, печать). При выдаче - в расходном ордере - паспорт или другой заменяющий документ. Деньги из кассы можно выдать по расчетно-платежным ведомостям (з/п, стипендия) или по заявлениям на выдачу денег. В кассу можно представить счета. Все документы после выдачи денег обязательно гасятся. Кассир все приходные и расходные кассовые ордера должен регистрировать в журнале регистрации кассовых операций. В нем: дата и номер документа, сумма и примечания. Кроме него кассир по данным первичных документов ведет кассовую книгу. Она ведется под копирку в 2 экземплярах (второй отрывается и отдается в бухгалтерию). Записи по каждому документу - по мере совершения операций (хронологический учет). В зависимости от количества операций (или каждый рабочий день, или раз в месяц) подводятся итоги. На п/п, где у ведется с помощью средств вычислительной техники, составляются на машинах два регистра: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Бухгалтер, получив от кассира отчет или страницу книги вместе с документами, должен проверить соответствие отчета первичным документам, потом указывает корреспонденцию счетов.

Синтетическим счетом, на котором отражается у кассовых операций, является счет 50 “Касса”. Д - поступление денег, К - расход. По Д счета “Касса” отражаются следующие операции:

- К 51 - поступление денег с расчетного счета на все цели,

- К 46 (47, 48) - реализация продукции, основных средств, проч.

- К 76 - от прочих дебиторов, в т.ч. от родителей,

- К 62 - от покупателей,

- К 71 - возврат остатка аванса подотчетными лицами,

- К 73 - погашение наличными ущерба (недостач, растрат и хищений),

- К 94 (95) - получение займов,

- К 80 - в кассе нашли излишек.

По К счета 50:

- Д 51 - возврат депонированной з/п, все сверх лимита,

- Д 70 - выдана з/п,

- Д 69 - пособия, дотации, больничные,

- Д 88 - материальная помощь,

- Д 76 - оплата счетов, депонирована з/п, любые выплаты по исполнительным листам (алименты),

- Д 71 - выдача под отчет,

- Д 84 - отражение недостачи денежных средств в кассе,

- Д 94 (95) - погашение займов.

Все операции должны быть отражены в регистрах по у кассовых операций: при ЖОФУ - ведомость №1 и ж/о №1, при автоматизированной ФУ - ведомость у по счету 50. С целью проверки правильности использования наличных денежных средств периодически осуществляется контроль правильности ведения кассовых операций. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Если кассир заболел, проводится проверка кассы, все ценности, которые находятся в кассе, передаются другому кассиру ли работнику под материальную ответственность. Если во время проверки кассы выявляется нарушение, то осуществляется принятие соответствующих мер, взимается штраф:

- за расчеты наличными деньгами с другими предприятиями (в двухкратном размере от платежа),

- за неоприходование или неполное оприходование денежной наличности (3-х),

- сверхлимитная наличность денежных средств (3-х),

- за несоблюдение установленного порядка хранения денежных средств (3-х),

-за неиспользование контрольно-кассового аппарата в расчетах с населением.

По действующим положениям не реже 1 раза в месяц надо проводить проверку кассы и кассовых операций. Проверка заключается в сплошном ее осуществлении. Пересчитываются наличные деньги, марки и другие ценности. Если документальная проверка кассы, то проверяется осуществление кассовой дисциплины (вышестоящей организацией или аудиторской фирмой). Проверка проводится вместе с главбухом и кассиром. Результаты пересчета денег отражаются в описи по каждой купюре отдельно. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными б у и составляют акт. Если выявляются излишки, то их относят на прибыль. Если недостача, то (Д84 - К50) и одновременно отражается долг кассира (Д73-К84). Если взломали кассу, (Д84-К50 и Д80-К84) - на убытки (только по акту из милиции).

Проверку кассы должны осуществлять и банки. Они систематически проверяют соблюдение требований кассовых операций и условия работы с денежной наличностью. Если банк не проверяет, то ЦБ его штрафует. Руководитель определяет круг и периодичность проверки. Они зависят от: - как п/п соблюдает правила работы с деньгами, - мнение налоговых органов. Периодичность - не менее 3 месяцев. Проверяющий из банка должен иметь соответствующий документ, руководитель п/п должен быть поставлен в известность заранее. При проверке соблюдения порядка работники банка изучают следующие вопросы: 1) ведется ли кассовая книга, приложены ли к ней документы, которые зафиксированы, 2) полнота оприходования денежной наличности, полученную в банке (не имеют права снимать остатки излишков в кассе), 3) целевое использование денежных средств, 4) проверяют лимит на каждый день, сроки и порядок сдачи денег в банк и возврат депонированных средств. Если найдет нарушения, то определяют, в какой сумме, на какой срок и почему было превышение лимита. Если несколько раз, то рассчитывают среднюю величину сверх лимита кассовой наличности, затем среднее превышение лимита, умножают на 3 и получают сумму штрафа, 5) осуществление расчетов наличными между юридическими лицами: соблюдается ли предельная норма, сумма предела по одному платежу. В настоящее время и банк, и налоговые органы рассматривают платеж одного юридического лица в адрес другого юридического лица в один день по нескольким документам как один платеж.

 

У денежных документов- самостоятел.

2. Учет операций по расчетному счету.

Основная масса денежных средств всех п/п и организаций в национальной валюте хранится на р/сч и через этот счет осуществляются основные расчеты хозоргана с государством, с другими п/п и организациями. Р/сч открывается п/п, которые имеют самостоятельный баланс и собственные оборотные средства (небюджетные юридические лица). Всем остальным п/п и организациям, которые на имеют права открывать р/сч, банки открывают текущие счета. И п/п, которые являются подразделениями, представительствами, филиалами и находятся в других городах, по ходатайству владельца р/сч могут быть открыты р/субсч. И по этим счетам будут осуществляться только те операции, которые разрешил владелец р/сч. Чаще всего ими могут являться зачисление выручки на субр/сч, перечисление денежных средств владельцу р/сч, снятие остатков средств в пользу головного п/п. По текущим счетам могут отражаться операции, связанные с зачислением денег с р/сч головного п/п для выдачи з/п, командировочных и различные перечисления по вкладам граждан. Если имеется разрешение банка, то с этих счетов можно получать наличные деньги для осуществления производственных заданий. Р/сч хозоргана открывается в банке после того, как хозорган зарегистрируется. П/п само выбирает банк. Если много безналичных перечислений, то следует определить, взимает ли банк проценты или определенную сумму. В настоящее время п/п могут иметь много р/с и текущих (Указ № 29 от 05. 95 или 96). При составлении отчетности нужно показать сумму по счету всего (баланс) и по банкам (объяснительная записка).

Чтобы открыть р/сч в банк надо представить определенные документы:

- заявление открыть счет,

- свидетельство о регистрации,

- копии Устава и учредительного договора, заверенные должным образом (нотариусом),

- справки (из фондов соцстрахования и налоговой инспекции),

- 2 экземпляра заверенных банковских карточек с подписью распорядителя кредита, главбуха (или того, кто будет подписывать документы), оттиск печати, если есть.

Если открывать р/субсч, то в банк вместе с банковскими карточками нужно представить Приказ об открытии филиала и заявление с перечислением разрешенных операций. Нужно представить утвержденный головной организацией Устав, а банковские карточки будут заверяться вышестоящей организацией и ее печатью.

Нерезидентам (иностранным юридическим лицам) также можно открывать рублевые счета по месту нахождения. Для них будет действовать особая инструкция о порядке открытия и ведения уполномоченными банками счетов нерезидентов в валюте РФ.

Текущие и р/сч могут быть закрыты банком в предусмотренных случаях (по заявлению владельца счета, если изменился характер деятельности - утратил признаки, дающие право на открытие р/сч, если есть решение вышестоящей организации, при отсутствии записей по счету длительное время -квартал, не действует в связи с неплатежами). Для двух последних случаев банк за 10дней до закрытия счета обязан уведомить и п/п, и вышестоящий орган в письменном виде.

Существует очередность платежей с расчетного счета:

1) на неотложные нужды, в бюджет, дорожный фонд, фонды соцстрахования, фонд занятости, фонд медстрахования, Пенсионный фонд,

2) все остальные платежи погашаются в порядке календарного поступления в банк документов.

В соответствии с действующими документами, все платежи с р/сч должны осуществляться только с согласия владельца счета. Но есть исключения. В бессрочном порядке списываются платежи, на внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, фонды соцстрахования, за таможенные процедуры и по исполнительным листам судебных органов. Ряд платежей списывается в безакцептном порядке (счета п/п энергоснабжения, теплоснабжения и водоснабжения). Если на р/сч - недостача средств, или они вообще отсутствуют, то неоплаченные в срок документы помещаются в специальную картотеку № 2, и погашаться эти документы будут по мере поступления средств. Если п/п объявлено банкротом, то очередность платежей по его обязательствам будет определяться руководством банка.

Все операции, которые осуществляются по р/сч, оформляются первичными документами (унифицированная форма):

- чеки на получение наличных денег из банка (получение денег на выдачу з/п, пособий, командировочные расходы, хозяйственные расходы), п/п составляет и сдает в банк специальный документ - в какие дни месяца нужны деньги - кассовый план, заранее представлять чек,

- платежное поручение за работу, продукцию, услуги по безналичному расчету,

- российские чеки за продукцию, работу и услуги,

- требования, поручения (сначала дает тот, кому должны, п/п проверяет и сдает в банк),

- в пределах свободного остатка средств платежи могут осуществляться и по обязательствам за подписью руководителя организации и главбуха,

- объявление на взнос денежной наличности - письменное распоряжение владельца счета о зачисление на р/сч денег из кассы.

На всех п/п для учета операций по р/сч открывается активный синтетический счет 51 “Р/сч” и все записи по счету будут осуществляться по данным первичных документов, приложенных к выписке из р/сч, которую будет выдавать банк. Она выдается регулярно (раз в неделю, 10 дней, месяц в зависимости от объема операций). В выписке указаны период, остаток средств на дату начала, по каждому первичному документу будет отражаться движение средств по р/сч, остаток на конец периода. Р/сч для п/п активный, а для банка пассивный. Банк дает свою выписку. Бухгалтер, получив выписку, должен проверить все эти документы и только потом осуществлять записи по 51 сч. Если бухгалтер при сверке обнаружит суммы, ошибочно зачисленные банком на р/сч, то нужно сделать запись Д51-К63”Расчет по претензиям”; ошибочно списанные - Д63-К51. Банк в 10 дней надо уведомить о всех ошибках, которые нашли.

Операции по Р/сч.

Поступления - по Д51 и по К разных счетов:

- К50 - при сдаче на р/сч выручки, при депонировании неполученной в срок з/п;

- К46(62) - зачисление выручки за проданную продукцию;

- К63 - ошибочно зачисленные, зачисление средств по решению арбитража или суда;

- К65 - страховое возмещение, получение от страховых организаций при наступлении страхового случая;

- К67(68) - бюджет возместил переплату ( чаще автозачет);

- К78 - получение средств от дочерних или зависимых п/п.

Списание денег с р/сч отражается по К51 и Д следующих счетов:

- Д50 - на выдачу з/п;

- Д70 - на счета клиентов в банке (счета рабочих);

- Д60(76) - поставщикам;

- Д 65 ( 67,68,69) - налоги, платежи по страхованию и фондам (учитываются на 69 счете);

- Д90 (92) - погашение ссуды;

- Д 94 (95) - погашение займов.

По текущим счетам есть некоторые особенности в отражении операций. При перечислении средств у владельца р/сч будет запись: Д78 - К51 - списание денег в пользу филиала. У филиала будет следующая запись:Д55 - К78.

В зависимости от формы б.у. используются различные регистры: при ЖОФУ - ведомость №2, журнал - ордер №2, при других - ведомость по счету 51.

Систематически для проверки правильности операций по р/сч нужно сличить итоги оборотов и остатка на р/сч по состоянию на 1-ое число месяца по данным б.у. в балансе, в ведомости журнала - ордера №2, Главной книге, ведомости по счету 51 (если машинный у.) с данными выписки банка. Потом проверить правомерность всех сторнировочных и восстановительных записей, разовые и случайные выплаты.

 

3. Учет операций по прочим счетам в банках.

Для у движения денежных средств в банке кроме 51 счета открывается счет 55 “Прочие счета в банках”. По нему отражается движение денежных средств ив российской, и в иностранной валюте. Движение денег отражается независимо от того, где они находятся: на территории РФ или за рубежом (нужно открыть соответствующие субсчета).

В зависимости от того, в чем воплощена данная часть денежных средств в у к счету 55 ведется несколько субсчетов. Обязательными являются: 1) аккредитивы; 2) чековые книжки. Также открываются отдельные субсчета, отражающие движение средств целевого финансирования, требующего обособленного учета ( от родителей на содержание детей в детском саду, от других лиц и организаций).

1 субсчет - Аккредитивы. По нему отражается движение денежных средств следующим образом: при открытии аккредитива - Д55/1, а кредитовать нужно разные счета в зависимости от того, за счет каких средств аккредитив открыт:1) за счет собственных средств - Д55/1 К51; 2) за счет банковского кредита (краткосрочный) - Д55/1 К90.

Использовать можно на: 1) погашение долгов перед поставщиками - Д60 -К55/1

Если на счете 55/1 остались деньги, то аккредитив нужно закрыть: Д51 - К 55/1 или Д90 - К55/1 ( в зависимости от того, каким способом открывали).

Аналитический у. должен быть организован по каждому отдельному аккредитиву.

2 субсчет - Чековые книжки. Используются для одногородних расчетов.

П/п, имеющие чековые книжки, часть средств депонируют для их приобретения : Д55/2 - К51 (90). Кредитовые записи по 55/2 делаются на основании выписок, после оплаты выданных п/п средств: Д60 (76) - К55/2.

Аналитический у осуществляется по каждой чековой книжке. Чековые книжки лимитированы.

Синтетическим регистром для отражения операций по счету 55 являются журнал - ордер №3 или ведомость учета операций по55 счету ( ведется в разрезе субсчетов).