Первичный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поступление материалов, в ОАО «Борма» от поставщиков, выполнение различных работ и услуг подрядчиками производится на основании договоров В договоре оговорены виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, услуг; коммерческие поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки; порядок расчетов.

Оперативный учет выполнения договорных обязательств в ОАО “Борма” осуществляют руководство и бухгалтерия.

Основным расчетным документом по расчетным взаимоотношениям является счет на оплату, выписанный поставщиком или подрядчиком. В документе указываются наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке и его место нахождение, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки, ссылка на договор, наименование поставляемых ценностей или оказываемых услуг, количество, стоимость, сумма НДС и общая сумма к оплате. На основании счета на оплату оформляются соответствующие банковские платежные документы на перечисление задолженности, если через банк в бухгалтерии выписывают платежное поручение на оплату определенной суммы за поставку с расчетного счета ОАО «Борма» на счет поставщика. В большинстве случаев применяются платежное поручение.

Например: 1.Оприходовано с ООО «Торговый Дом» ЮКОС-М» дизельное топливо на сумму127362,7 руб., в т.ч. НДС 19428,21 рублей, по накладной № 11625 и счет - фактуре №15/05678от 15 декабря 2008 г. . Оплачено по п/пор №237 за дизельное топливо 127000., в т.ч. НДС 19372,88 руб..

В учете эти операции отражены записями:

ДТ 60 КТ 51 127000 руб. оплачено

ДТ 10 КТ 60 107934,49 руб. оприходовано дизельное топливо

ДТ 19 КТ 60 19428,21 руб. начислен НДС

ДТ 68 КТ 19 19428,21 руб. списан НДС

Также практикуются покупки за наличный расчет, с последующим составлением авансовых отчетов подотчетных лиц.

Например, Ершов А.Ф. по авансовому отчету от 20.12.2008 г отчитался за закупку запасных частей в ООО "Бизон-Самара" на сумму 554,84 руб(пятьсот пятьдесят четыре рубля 84 копейки). Приложены оправдательные документы накладная № 588, квитанция на оплату наличными в кассу предприятия .

При осуществлении расчетов с юридическими лицами наличными деньгами придерживаются установленного с 22 июля 2007 года предельного размера расчетов в сумме 100000 рублей.

Для приобретения материальных ценностей на стороне в ОАО «Борма» назначается экспедитор. На получение товарно-материальных ценностей выдается доверенность на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. Все доверенности на момент выдачи регистрируются в специальном журнале «Журнал учета выданных доверенностей» подпись получателя материальных ценностей по доверенности заверяется председателем ОАО «Борма» и главным бухгалтером с наложением оттиска печати.

Основными документами при покупках, осуществляемых в счет договоров последующих поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика, а также при покупках в счет предварительной оплаты являются товаротранспортные накладные, акты выполненных работ и счета - фактуры, выписанные поставщиком (Приложения 4,5).

 Поступившие товары, материалы и сопроводительные документы сдаются и приходуются на склады по местам хранения. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов.

На приход материалов, товаров составляется проводка ДТ 10,41 КТ 60.

В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется коммерческий акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика (если может присутствовать). В дальнейшем на основе акта к поставщику предъявляются соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер в двух экземплярах и вместе со своим материальным отчетом сдает в бухгалтерию. За анализируемый период претензии поставщикам и подрядчикам в ОАО «Борма» не выставлялись.

Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке и счет фактуру, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. В бухгалтерии производится сверка всех поступивших документов, составляют корреспонденция счетов и заносят в соответствующие учетные регистры.

Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приходный ордер), либо передачи в производство (требование).

В случае поступления актов выполненных работ и счет - фактур производят списание работ или услуг на затраты по соответствующим видам производства. ДТ 20.1,20.2,20.3,23,25.1,25.2. КТ 60. Если затраты нельзя сразу относить на виды производства, то их приходуют на 26 счет «Общепроизводственные расходы» с последующим распределением в зависимости от принятой Учетной политикой предприятия методам распределения.

Например: Оприходованы услуги электросвязи по счет фактуре №30213/1 от 31.12.2008 г на сумму 2500руб., в том числе НДС 450 руб.

В учете сделаны записи:

ДТ 26 КТ 60 2500 руб. оприходованы услуги электросвязи

ДТ 19 КТ 60 450 руб. начислен НДС

В бухгалтерии все поступившие сопроводительные документы проверяются на правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов в накладных и счет – фактурах, таксируются, и принимаются к учету. Работники бухгалтерии особое внимание уделяют, чтобы все поступающие счета - фактуры были оформлены правильно в соответствии с требованиями ст.169 НК РФ, но не все поставщики счета- фактуры, а также накладные оформляют правильно. В некоторых накладных нет даты выписки и расшифровок подписей лиц разрешивших отгрузку, а в самой счет - фактуре нет полных адресов грузоотправителя и грузополучателя; не указан номер и число платежно - расчетного документа; нет наименования покупателя; не расшифрованы подписи подписавших счет- фактуру, что является грубым нарушением требований ст.169 НК РФ.

Не все поступающие от поставщиков накладные и счет фактуры подписаны руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, как правило, встречаются документы, где расписался одно и тоже лицо и за руководителя и за главного бухгалтера. В накладных и счет - фактурах не допускаются подчистки и помарки, исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

Всем счет - фактурам по мере их поступления в хронологической последовательности присваивается регистрационный внутренний номер, счета -фактура складываются вотдельно подшитую папку и хранятся в течение пяти лет с даты их получения . В папке регистрации поступивших счет- фактур не указываются к какому платежно - расчетному документу поступили данные счет – фактуры .

По мере оплаты поступивших товаров, материалов или услуг счет-фактуры записываются в «Книгу покупок» Страницы в “Книге покупок” в ОАО «Борма» также не пронумерованы, книга прошнурована, но не скреплена печатью тем самым нарушены правила ведения книг- покупок при расчетах налога на добавленную стоимость (утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914 с последними изменениями внесенными решением Верховного суда РФ от 10.07.2002 №ГКПИ 2001-916). Также не по всем счет –фактурам отражены ИНН поставщика и не проставляется дата оплаты счет – фактуры, что также является нарушением.

ОАО «Борма» работает без НДС.