ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ В АВИАЦИОННО-ПРОМЫШЛЕННОМ КОМПЛЕКСЕ

Среди функций управления наиболее явно взаимосвязаны между собой функции планирования и контроля. Многие действия по планированию проводятся так, чтобы легче было осуществлять контроль в будущем и для планирования и для контроля необходима своевременная, конкретная, точная информация, эффективная по отношению к затратам на её получение.

Большую часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, руководитель получает неформальным путем. Но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делают необходимым для руководства применения формальных методов сбора и обработки информации.

То множество конкретных видов деятельности, о которых необходима информация, является лишь вершиной айсберга. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Если администрация не будет вовремя получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными.

Справиться с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела организации – в этом состоит цель информационно-управляющей системы предприятия.

Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне нее. Общей целью информационно-управляющей системы является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. самой важной её задачей является выдача нужной информации нужными людям в нужное время.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одна из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы – это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента.

Широкое распространение компьютеров в организациях позволит управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объёмы информации. Для целей контроля любого типа компьютеры могут давать управляющим информацию, которая помогает им сравнить плановые и фактические результаты, надо обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.

Однако, как и все инструменты управления, компьютеризованные информационные системы работают так, как спроектированы , и не могут оказаться лучше. При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Так, деятельность руководителей высшего звена по стратегическому планированию включает в первую очередь вопросы будущего взаимодействия между организацией и внешней средой. Руководителям высшего звена, таким образом, требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Так, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования, она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать, сколько часов каждый день работает каждый работник, каков дневной или недельный объём выпуска, а также, сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, предпочтениях потребителя, конкурентоспособности новых товаров, расходах на исследования. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. А если информационно-управляющая система будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе, отнимать время и вносить сумятицу.

Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Известны четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение-это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие- это встречи с одним или несколькими людьми, течение которых происходит взаимный обмен информацией.

Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ- это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких, как сообщения и анализ. Однако так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество и количество получаемой информации.

Процесс проектирования и информационно-управляющей системы состоит из пяти этапов.

1. Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

2. Анализ информационных требований. Определяется, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

3. Агрегирование решений. Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, ИУС (информационно-управляющая система) была бы безнадежно сложной.

4. Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.

5. Проектирование и контроль за системой контроля. Идет создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Необходимо определить, в чем именно ИУС имеет недостатки, создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособленной.

Сложные компьютеризованные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам чрезвычайно важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые впоследствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

Если эти руководители не примут определённого участия в процессе разработки, то может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Кроме того, привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.

Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работы с системой. Это позволит пользователям глубже узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений.

ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от её использования заметно не превышают затраты на её создание. Лучшая система – это система, которая даёт информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных.

Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, - это лёгкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информацию. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и её недостаток. Руководитель или может, просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро усвоить её для своевременного принятия решения.

Если информационно-управляющая система использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться понимает того, что их обязанность – помочь организации в достижении её целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров.

На работу ИУС оказывают влияние изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу.

Например, если высшее руководство предпринимает шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более низких звеньев отчётами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству.