Управление запасами и конфликт функциональных отделов Общества

 

Материально-техническое снабжение представляет собой сложный логистический процесс, который можно разбить на следующие процессы более низкого уровня, включающие в себя набор определенных функций, изображенных на рис.1.1. (стр.16).

Рассмотрим подробно процессы и функции, входящие в МТС[1]

А) Планирование МТС.

Функции:

Нормирование расхода материальных ресурсов;

Планирование потребности в материальных ресурсах;

Управление запасами:

· оценка затрат и издержек на запасы материалов;

· анализ показателей системы управления запасами;

· разработка системы управления запасами;

· классификация запасов товаров;

· разработка методов учета, оценки и моделирования запасов материалов;

· учет и контроль запасов;

· расчет гарантийного уровня запасов и порогового уровня запасов, расчет максимального и ожидаемого потребления на основе данных о потребности, оптимальном размере партии, возможных задержках в поставках и длительности самой поставки;

· моделирование системы управления запасами;

· организация инвентаризации запасов;

· учет брака, потерь и недостач.

Б) Управление закупками.

Функции:

· определение требуемой номенклатуры товара;

· определение и оценка требований производства (установка требований к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу расходных материалов, также должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок);

· определение наличия складских мощностей;

· определение наличия погрузочно-разгрузочных платформ;

· определение типа организации закупок материальных ресурсов;

· анализ поведения рынка:

· определение типа рынка (монополия, олигополия, чистая конкуренция);

· определение количества возможных поставщиков;

· определение позиции поставщиков на рынке;

· определение профессионализма и надежности поставщиков;

· определение всех возможных поставщиков, включая и тех, чьими услугами ранее не пользовались;

· предварительная оценка всех возможных поставщиков (сравнение показателей сервиса и качества, предлагаемых поставщиками расходных материалов с показателями, требуемыми внутрипроизводственными потребителями);

· отбор наиболее подходящих поставщиков;

· проведение переговоров с поставщиками;

· оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика (оставшиеся после предварительного отбора поставщики оцениваются с точки зрения наилучшего удовлетворения потребностей производства в материальных ресурсах конкретного вида):

· оценка уровня цены;

· надежность поставок;

· качество сопутствующего сервиса;

· наличие на складе погрузочно-разгрузочных платформ, соответствующих виду транспортного средства, используемого поставщиком;

· соответствие внутрипроизводственной концепции;

· информационное обеспечение процесса управления закупками, организация документооборота.

В) Управление заказами.

Функции:

· прием и предварительная обработка заказов на расходные материалы от производства;

· конфигурирование (учет ряда продуктовых и сервисных атрибутов для выполнения заказа);

· определение источников выполнения заказов;

· планирование выполнения заказов по укрупненным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов на склад;

· мониторинг и контроль сроков, объемов и качества поставок с целью обеспечения реализации плана выполнения заказов;

Г) Транспортировка.

Функции:

· организация перевозки товара:

· определение базиса поставки;

· выбор вида транспорта;

· выбор вида транспортных тарифов;

· организация технологического процесса перевозки:

· организация приема товара от поставщика;

· прием прав собственности на товар;

· организация перевозки с консолидирующего склада на склад материалов на производстве;

· передача материалов на производственный склад;

· обеспечение документооборота технологического процесса.

Д) Складская деятельность.

Функции:

· определение формы собственности склада;

· определение количества и месторасположения складов;

· определение размера склада;

· выбор системы складирования;

· организация разгрузки и приемки грузов:

· разгрузка транспортных средств;

· контроль документального и физического соответствия заказов поставки;

· документальное оформление прибывшего груза через информационную систему;

· учет и отправка бракованных материалов;

· формирование складской грузовой единицы;

· организация внутрискладской транспортировки (перемещение между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу);

· организация складирования и хранения:

· закладка груза на хранение;

· хранение груза и обеспечение соответствующих для этого условий;

· контроль за наличностью запасов на складе, осуществляемый через информационную систему:

· комплектация заказов и отгрузка (подготовка продукции к отправке на склад материалов производства):

· получение заказа;

· отбор материалов каждого наименования по заказу;

· комплектация отобранных материалов в соответствии с заказом;

· подготовка материалов к отправке;

· документальное оформление подготовленного заказа и контроль за подготовкой заказа;

· объединение всех заказов в партию отправки;

· отгрузка грузов в транспортное средство;

· информационное обслуживание склада:

· обработка входящей документации;

· предложения по заказам поставщиков;

· оформление заказов поставщиков;

· управление приемом и отправкой;

· контролирование наличности на складе;

· прием заказов потребителей;

· оформление документации отправки;

· диспетчерская помощь, включая оптимальный выбор партий отгрузки и маршрутов доставки;

· различная статическая информация.

Снижение материалоемкости продукции - важнейший критерий оценки научно-технического и организационно-экономического уровня снабжения на ОАО "Абсолют".

Уровень организации снабжения материалами определяется качеством расчета плановой потребности предприятия в сырье, степенью обоснованности планов материального снабжения; своевременностью представления соответствующими службами предприятия плановых заявок на материалы и заключения прямых договоров с их поставщиками, конкретностью договоров; степенью обеспеченности предприятия материалами, наличием сверхнормативных запасов или недопоставок отдельных видов материалов.

От организации снабжения материалами во многом зависят ритмичность работы предприятия и его подразделений. Рациональное использование материалов и применение их прогрессивных видов позволяют уменьшить стоимость израсходованных материалов, сократить время их обработки, а значит, снизить трудоемкость и фондоемкость выпускаемой продукции и, следовательно, себестоимость.

При анализе выполнения плана материально-технического снабжения на ОАО "Абсолют" необходимо:

· установить полноту охвата заявками всех потребных предприятию материалов;

· проверить правильность всех расчетов потребности в материалах, как на производственную программу, так и на изменение остатков незавершенного производства, на ремонтно-эксплуатационные нужды;

· проверить правильность остатков материалов на начало и конец планового периода (т. е. ожидаемых и переходящих остатков);

· составить баланс обеспеченности и проверить объективность фондов на материалы;

· проверить мероприятия по мобилизации внутренних ресурсов.

Рис.1.2. Анализ организации снабжения материалами ОАО "Абсолют".

В ОАО "Абсолют" плановой группой снабжения анализируется потребность в материалах, а так же обеспеченность предприятия материальными ресурсами. Используя нормы расхода материалов на производство, определяется плановая потребность в материалах и по заявкам потребителей составляется план на год с дальнейшей разбивкой по кварталам, месяцам.

Уровень обеспеченности предприятия материалами является показателем качества расчета потребности в материальных ресурсах. Завышение потребности производственных затрат приводит к образованию сверхнормативных запасов, сокращению оборачиваемости и как следствие этого имеют место финансовые затруднения. Занижение потребности в материалах для производства приводит к невыполнению производственного задания.

Расчет потребности ОАО "Абсолют" в материалах представлен в приложении 1.

План действий по решению обозначенных проблем и достижению заданных целей

 

Логистика охватывает все виды деятельности по перемещению материальных ресурсов во времени и пространстве. Функции логистики реализуются на всех стадиях производства и движения материальных ресурсов.

Логистика выполняет комплексную функцию и представляет собой самостоятельную область, охватывающую проблемы физического перемещения материальных ресурсов во времени и в пространстве на всех стадиях деятельности предприятия.

Коммерческая логистика представляет собой самостоятельное научное направление, а ее практическое применение обеспечивается созданием логистических систем, направленных на минимизацию издержек путем рационализации транспортных потоков.

Эффективность логистической системы определяется набором показателей, характеризующих качество работы данной системы при заданном уровне логистических издержек.

Косвенные затраты, уровень которых вызывает негативные тенденции показателей финансово-хозяйственной деятельности ОАО "Абсолют", имеют характер логистических издержек, поэтому создание эффективной логистической системы является способом решения проблем ОАО "Абсолют".

Главной задачей при этом является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества.

Для решения этой задачи и других, связанных непосредственно со службой МТС предлагается создать тендерный комитет, формирующий единую логистическую систему ОАО "Абсолют".

Предлагаемые изменения структуры ОАО "Абсолют" представлены на рисунке 1.3. (стр.21).

Тендерный комитет.

Тендерный комитет создается в целях повышения коммерческой эффективности операций по закупкам материально-технических ресурсов, заключению договоров на выполнение подрядных работ и оказания услуг для ОАО "Абсолют", а также для усиления контроля над расходованием средств, выделяемых для приобретения материально-технических ресурсов и оплаты подрядных работ и оказанных услуг.

Решение Комитета принимаются большинством голосов. При равенстве голосов голос Председателя является решающим. Документы согласовываются по электронной почте, однако, в случае необходимости, проводятся очные заседания. Аналитическая справка, направленная членам Тендерного комитета, считается согласованной по истечение 3 дней с даты рассылки (при отсутствии ответа от согласующего лица). Решение Комитета оформляется Протоколом и подписывается Председателем и Секретарем Тендерного комитета.

Задачи Тендерного комитета:

1. Задачами Комитета является подготовка рекомендаций по выбору лучшего предложения:

- по закупкам МТР и поставкам готовой продукции как на внутреннем, так и на внешнем рынке, а также по номенклатуре, подлежащей передаче в лизинг;

- по договорам на выполнение подрядных работ и оказание услуг (в рамках одного бизнес-плана или организационного мероприятия).

2. Инициатор рассмотрения вопроса на Комитете несет ответственность за доверенность предоставленных материалов, а также за полноту коммерческой и технической проработки вопроса.

3. Тендерный комитет несет ответственность за эффективность принятых решений.

 

 

Рис.1.3. Структура логистической системы ОАО "Абсолют".

Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям предложение.

Инициатор организует реализацию всех мероприятий по проведению тендера.

При необходимости, на заседание Тендерного комитета могут быть приглашены представители поставщиков, представивших тендерные предложения.

По результатам рассмотрения тендерных предложений Тендерный комитет принимает одно из следующих решений:

- о выборе лучшего тендерного предложения;

- о предоставлении одному или всем участникам тендера возможности изменить первоначальные предложения;

- об отказе от всех предложений.

Лучшим тендерным предложением, как правило, признается предложение, которое отвечает требованиям тендерной документации и имеет наименьшую стоимость при прочих равных условиях.

Глава 2 Методология разработки и внедрения логистической системы ОАО "Абсолют"