Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.

1.Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приоб­ретение программных средств и платформ.

2.В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин­формационные системы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3.Организация имеет территориально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен­ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

- ядро системы;

- множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системы электронного управления доку­ментами могут быть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Примерная таблица работ

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.

2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3. Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

 - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

 - объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

 - использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

 - обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.