Тема 5. Классификация и систематизация документов, формирование дел

Методические указания по изучению темы

Выявляются применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.). Студенты записывают в дневниках тип классификатора и схемы классификации.

Анализируется номенклатура дел организации, определяется ее качество, наличие всей необходимой информации. Выясняется структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия) и порядок их составления и оформления.

Студенты изучают практику формирования дел, анализируют дела с точки зрения правильности их формирования в соответствии с существующими правилами и номенклатурой дел.

Тема 6. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Методические указания по изучению темы

Выясняется, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. Студенты знакомятся с процедурой оформления результатов экспертизы ценности документов.

При подготовке документов для сдачи в архив в период прохождения практики студенты могут подготовить дела за предыдущие годы: проверяют правильность оформления дел и их формирования. При необходимости подготавливают внутренние описи и листы-заверители, нумеруют листы, оформляют обложки дел. На подготовленные к сдаче дела студенты составляют описи и по ним производят сдачу дел в архив учреждения.

СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА И ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ПРАКТИКИ

На основе записей в дневнике каждый студент составляет письменный отчет о своей производственной практике. Отчет состоит из введения, шести разделов, заключения и приложений. Отчет должен иметь титульный лист.

Во введении дается краткая характеристика организации, в которой студенты проходят практику (указывается название организации, ее юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководство).

В разделе «Структура и функции делопроизводственной службы»

студенты приводят графическую схему структуры службы ДОУ, составленную на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства, а также на основе использования методов опроса и наблюдений.

Раздел отчета «Документирование деятельности организации» описывает системы документации, используемые в организации, техническую оснащенность процессов документирования.

В разделе «Организация документооборота» анализируются пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Раздел «Информационно-поисковая система» отражает работу информационно-поисковой системы организации, характеризуется, при наличии в организации, автоматизированная система регистрации документов.

В разделе «Классификация и систематизация документов, формирование дел» студенты анализируют номенклатуру дел организации,практику формирования дел, указывают применяемые в организации классификационные справочники.

Раздел «Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив» содержит информацию о наличии в организации экспертной комиссии, о процедуре оформления результатов экспертизы ценности документов, правилах подготовки документов для сдачи в архив.

В заключении подводится итог изучения служебных документов организации и формулируются выводы о проделанной работе.

В приложение к отчету должны быть включены:

- схема организационной структуры организации;

- список нормативно-методических документов организации;

- перечень унифицированных форм документов, используемых в организации;

- бланки всех видов организационно-распорядительных документов (ксерокопии);

- образцы организационно-распорядительных документов организации (ксерокопии).

Таким образом, в отчете обобщаются результаты изучения делопроизводства в соответствии с темами программы, перечисляются приемы и методы выполнения отдельных технологических операций, приводится перечень работ, осуществляемых студентами самостоятельно. Студенты отмечают особенности сложившейся в организации системы делопроизводства и вносят предложения по ее совершенствованию. В качестве приложения к отчету могут быть даны бланки, регистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т. п.

Отчет предоставляется руководителю практики от учреждения и заверяется его подписью. Незаверенный отчет не принимается.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прохождение производственной практики призвано помочь студентам научиться применять в своей профессиональной деятельности теоретические знания, полученные в ходе предшествующего обучения, получить необходимые навыки в условиях реального производственно-управленческого процесса, овладеть всем комплексом технологических операций с документами на основе использования современной множительной, электронной техники и техники связи. Следует стремиться постоянно демонстрировать высокую культуру работы с документами, это правило необходимо помнить как при работе с документами организации – базы практики, так и при оформлении документов практики.

Приложение А

Образец титульного листа отчёта по практике