Организационная структура предприятия

Организационная структура аппарата управления – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Организационная структура фитнес-центра «ИнФит» по виду относится к линейно-функциональным структурам. Линейно-функциональная структура – это структура, при которой специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения и принимают решения, обязательные для производственных подразделений. Она синтезирует лучшие свойства линейной структуры (четкие связи подчиненности, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений).

Для данной структуры характерно:

–  директору фитнес-центра легче быть в курсе всех операций;

–  данная структура сокращает или упрощает механизмы контроля, так как контроль функциональных действий централизован;

–  структура помогает сконцентрировать подготовленные ресурсы и стимулирует развитие профессиональных навыков у служащих;

–  увеличение потока клиентов за счет профессионального подхода к производимой продукции;

–  прозрачность всех процессов;

–  увеличение ответственности персонала за свою работу.

На сегодняшний день в штат сотрудников фитнес-центра «ИнФит» входят:

–  генеральный директор;

–  менеджер клуба (управляющий);

–  бухгалтер;

–  администраторы рецепции;

–  тренера тренажерного зала;

– уборщицы.

Для реализации функций управления создается организационная структура управления, благодаря которой организация выживает в конкурентной борьбе, обеспечивает эффективность, отдельные элементы связывает в единое целое. Ошибки в структуре приводят к ослаблению всей организационной системы в целом. Концепция построения данной организации основана на четко определенной иерархии, жестком разделении функций и четко определенными правами и обязанностями.

Элементами структуры управления являются звенья управления. Отношения между ними поддерживаются благодаря связям, взаимоотношениям, коммуникациям.

Между звеньями управления устанавливаются вертикальные и горизонтальные связи управления: вертикальные связи - это связи руководителя и подчиненных (субординационные связи). Эти связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.

На рисунке 1 представлена организационная структура фитнес-центра «ИнФит».

Горизонтальные связи - это связи равноправных звеньев управления. Они носят характер согласования. Их основное назначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию подразделений, находящихся на одном уровне при решении возникающих проблем.

В фитнес-центре преобладает клановая культура, главной ценностью которой является команда. Это компания семейного типа, для которой характерно соучастие, взаимопомощь, сплоченность, преданность фирме, т.е. дружественное место работы, где у людей много общего.

Генеральный директор имеет в своем подчинении других работников, несет всю полноту ответственности за состояние фитнес-центра. Осуществляет руководство клубом. Его главная задача состоит в обеспечении оптимальной системы взаимоотношений с внешней средой, при которой фитнес-клуб может успешно работать и конкурировать. Он наделен полномочиями решать главные проблемы функционирования и развития фитнес-центра.

Менеджер центра  несет прямую ответственность за работу исполнителей. Принимает оперативные решения, связанные с выполнением заданий и оптимизацией использования выделенных для этого ресурсов. Передает информацию сверху вниз и снизу вверх, поддерживает внутренние и внешние контакты.

Так как нас интересует учет посещаемости клиентов и занятий  в фитнес-центре, мы не будем рассматривать функции всех отделов, а разберем только необходимые.

Учетом посещения клиентов и занятий в фитнес-центре занимаются администраторы рецепции и отчасти управляющий и бухгалтерский отдел.

Рисунок 1 – Организационная структура предприятия

Ключевая обязанность администратора фитнес клуба – подразумевает общение и работа с клиентом. При этом формат общения не должен ограничиваться только встречей клиентов на рецепции, оповещения клиента об услугах фитнес-центра и приемом входящих звонков.

При необходимости администратор обязан осуществлять исходящие звонки и e-mail рассылку с целью: согласовать или изменить время тренировок действующих клиентов, допродать фитнес услуги клуба потенциальным клиентам, получить от клиента обратную связь по качеству предоставления фитнес-услуг.

Также главной целью администратора является учет клиентов и посещений тренировок, в случае если клиент не пришел на запланированную тренировку, администратор обязательно должен позвонить и узнать причину, показав тем самым, что клиент важен для клуба.

Также при проведении мероприятий по презентации клуба, администратор должен подготовить все необходимые для этого материалы.

Администратор также должен вести учет всех расходов и доходов фитнес-центра, проводить анализ остатка сопутствующих товаров, предлагаемых клиенту на рецепции, и проводить их закупку по необходимости.

Помимо формирования отчетности, функционал администратора включает в себя работу с любого рода документами в формате «Проверить», «Откорректировать» и «Составить в соответствии с» чем-либо.

Должностные обязанности администратора следующие:

1) обеспечить работу по эффективному обслуживанию клиентов;

2) консультировать посетителей по их вопросам;

3) работа по ведению, анализу и систематизации клиентской базы;

4) устранять конфликтные ситуации между посетителями;

5) контролировать дисциплину между сотрудниками;

6) выполнять служебные поручения от начальства;

7) оформление и учет договоров и иной необходимой документации;

8)  определение формы и способа оплаты продукции в зависимости от предпочтений и возможностей клиента;

9)  ведение анализа спроса клиента, степени удовлетворения требований и запросов посетителя, оказываемых дополнительных услугах.

Администратор и управляющий фитнес-центра формируют отчетность и передают информацию в бухгалтерский отдел.