Учет командировочных расходов

Расчеты с подотчетными лицами СГХК по командировкам регулируются Инструкцией о служебных командировках работников, предприятий и организаций Республики Казахстан.

Направление работника в командировку оформляется приказом руководителя СГХК (в Рудоуправлении – Директором) или уполномоченными лицами, в котором определено:

- цель командировки;

- место командировки;

- срок пребывания;

- необходимость работы в воскресные дни;

- общая сумма аванса.

К приказу готовятся: служебная записка о необходимости командировки, расчет или смета аванса и командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается уполномоченным на то лицом по приказу руководителя СГХК (на Филиалах – директором Филиала).

Дата и роспись должностных лиц о прибытии и выбытии работника в место назначения заверяется печатью юридических лиц, в адрес которых был направлен работник СГХК.

Датой отправления в командировку считается день отправления транспортного средства, определяемого по дате проездного документа, которая соответствует дате выбытия в командировочном удостоверении.

Если работник направляется по нескольким адресам, то отметки в командировочном удостоверении о прибытии (печать) проставляются в каждом месте вне зависимости от времени пребывания.

Фактическое время пребывания в командировке рассчитывается по данным отметкам в командировочном удостоверении.

Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных расходов. Расходы по внутригородскому транспорту, так же как и затраты по найму автомобиля во время командировки дополнительно, возмещаемые командированному работнику, включаются в доход работника СГХК.

Если принимающая сторона на основании договора, обеспечивает работника, помимо питания, средствами на личные нужды, то СГХК суточные не выплачивает.

Включаемая в счета за проживание стоимость различных услуг и питания при компенсации расходов за найм жилья не выплачивается, а возмещается за счет суточных.

В случае командирования своего работника за пределы Республики Казахстан СГХК руководствуется Постановлением Кабинета Министров РК «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки». При командировании работника за пределы Республики Казахстан командировочное удостоверение не оформляется, но обязательно наличие дополнительных документов: железнодорожных и/или авиа билетов, копии загранпаспорта и прочих документов, в которых по отметкам контрольно-пропускных пунктов определяется время пребывания работника в загранкомандировке.

 Помимо расходов по проезду и найму жилого помещения, оплате суточных при загранкомандировке командированному лицу возмещаются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использованием иностранной валюты:

- по получению виз и загранпаспорта;

- по регистрации загранпаспорта (при необходимости);

- по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

- по оплате провоза багажа.

Если проездные документы не могут быть оформлены без оплаты медицинской страховки, то расходы по медицинской страховке включаются в расходы по командировке.

 В случае выдачи командировочных расходов не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте, производится перерасчет выданной валюты в тенге по рыночному курсу на дату выдачи в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов.

После возвращения из командировки работник СГХК в течение трех дней должен представить отчет о результатах командировки, а также авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчету. Целесообразность расходов подтверждается руководителем СГХК или уполномоченным лицом подписью на авансовом отчете.

После утверждения и обработки авансового отчета производится окончательный расчет с работником.

Авансовый отчет представляет собой первичный оправдательный документ, определяющий произведенные работником расходы. Подотчетное лицо на лицевой стороне авансового отчета указывает наименование СГХК, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, подразделение, табельный номер профессию, должность и назначение аванса.

Подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы.

Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В этом же отчете записываются суммы расходов, которые приняты к учету. Если подотчетное лицо получило деньги в валюте, то указывается сумма в двух видах валюты - в иностранной валюте и в тенге.

Полностью проверенные отчеты утверждаются руководителем СГХК или уполномоченным лицом.