Учет расчетов с подотчетными лицами

14.17.1. Задолженность работников и других лицучитывается СГХК на счете 333. На данном счете ведется учет по расчетам с подотчетными лицами, по предоставленным работникам займам, по возмещению материального ущерба.

Подотчетными суммами являются денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы СГХК на административно-хозяйственные и операционные расходы, на те расходы, которые не могут быть произведены безналичным способом, а также расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами в СГХК могут иметь место при:

- приобретении запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;

- оплате ремонта транспортных средств и оргтехники;

- оплате расходов по командировкам по территории республики и за ее пределами;

- оплате представительских расходов;

- задолженности работников (займы и другая задолженность);

- материальном ущербе, отнесенному к возмещению на виновных лиц;

- прочих расходов.

Выдача денег под отчет работникам СГХК, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам, не производится.

Хозяйственно-операционные расходы

На хозяйственно-операционные расходы работникам СГХК выдаются наличные деньги под отчет в размерах, определяемых в каждом конкретном случае руководителем СГХК (на Филиалах - Директором Филиала) на основании заявки, служебной записки работника.

Приказом по СГХК определен круг лиц, кому выдаются под отчет наличные деньги.

Документальным подтверждением оплаты приобретения товаров или оказания услуг за наличный расчет у юридических лиц является фискальный кассовый чек, товарный чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.

При приобретении товаров у физических лиц, не являющимися индивидуальными предпринимателями, первичным документом является акт закупа.

При приобретении товаров у физических лиц, работающих по разовому талону, первичной документацией подотчетного лица является акт закупа, содержащий все реквизиты и сведения, в том числе и номер разового талона и все требуемые сведения, в нем указанные, а так же необходимые отметки администрации рынка.

При документировании расходов на получение услуг и приобретение товаров у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по патенту и работающих в налоговом режиме упрощенной декларации, указывается номер и серия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, номер и серия патента; если лицо является плательщиком по налогу на добавленную стоимость, то указывается номер и серия свидетельства плательщика по налогу на добавленную стоимость.

Представительские расходы

Перечень представительских расходов определяется Постановлением Правительства Республики Казахстан. К представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (в том числе иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров, ревизионной комиссии, для проведения общего собрания акционеров.

 Оформление представительских расходов производится на основании приказа и сметы.

 СГХК определены следующие статьи представительских расходов: расходы, связанные с проведением официального приема представителей (участников), их транспортное обеспечение, расходы на питание во время переговоров, а также расходы по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате Компании.

Оплата проживания в гостинице представителей сторонних организаций, прибывших на переговоры, не относится к представительским расходам.  

В бухгалтерском учете СГХК суммы представительских расходов относятся на расходы в полном объеме.

Для правомерности отнесения представительских затрат на расходы СГХК оформляет:

- общую смету представительских расходов на год;

- приказ об утверждении круга лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на представительские расходы;

- смету расходов на прием делегации;

- документы, указывающие цель прибытия делегации, программу встречи, состав делегации, как приглашенной стороны, так и со стороны СГХК, дату и место проведения деловой встречи (приема), конкретное назначение расходов и их величину;

- авансовые отчеты установленной формы;

- акты на списание представительских расходов.

К авансовым отчетам прилагаются оригиналы документов, подтверждающих приобретение продуктов, напитков и других товарно-материальных ценностей. Это фискальные и товарные чеки с подробной расшифровкой видов и количества товарно-материальных ценностей, квитанции к приходно-кассовому ордеру, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.п.

Представительские расходы, не оформленные в соответствии с вышеизложенными нормами и возмещенные физическому лицу без оправдательных документов, включаются в доход работника СГХК.

Нормы представительских расходов, относящихся на вычеты, устанавливаются Правительством Республики Казахстан. В таких случаях все расходы, произведенные в пределах норм, как на участников других организаций, так и на представителей Компании, списываются на счет 821/01, т.е. относятся на вычеты и не облагаются подоходным налогом. Расходы, понесенные на прием делегаций сверх нормы, списываются на счет 821/02 как расходы, не включаемые в вычеты, и облагаются налогами. 

Следует учесть, что при проведении мероприятий, связанных с официальным приемом делегаций с участием иностранных представителей, количество участников с казахстанской стороны не должно превышать количество участников со стороны иностранной делегации и количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающее лицо на пять членов делегации.