Разработка стратегии деятельности ООО «Best Personal»

Для повышения эффективности кадрового менеджмента необходим комплексный подход к персоналу организации. До настоящего времени многим направлениям кадрового менеджмента в ООО «Best Personal» не уделялось достаточного внимания.

Для того, чтобы повысить эффективность деятельности ООО «Best Personal», необходимо выбрать четкую стратегию в отношениях с персоналом рекрутинговой организации. На жизненном цикле роста организации, приоритетным направлением стратегии ООО «Best Personal» должно быть качественное совершенст­вование конкретного вида бизнеса. Работники должны восприни­маться как профессионалы не только по своей специальности, но и в данной сфере бизнеса. Обязанности каждого сотрудника должны соответствовать его профессиональному уровню.

При разработке стратегии кадрового менеджмента следует выбрать следующие приоритеты:

1. высокий уровень оплаты труда;

2. преобладание положительных форм стимулирования по сравнению с методами отрицательной мотивации;

3. выбор внутрифирменного типа организационной коммуникации «единая семья», близкие внутрифирменные отношения, приверженность работника к единым ценностям и нормам является более важной, чем его квалификация (в основном касается ассистентов);

4. при подборе персонала для своих нужд предпочтение отдается найму из внутренних источников, к кандидатам из внешних источников предъявляется широкий перечень требований;

5. гибкая организация труда, взаимозаменяемость работников, неформальные отношения;

6. замена дисциплинарного контроля деятельности персонала регулярными отчетами результатов деятельности каждого сотрудника.

В кадровой политике следует акцентировать внимание на удержание существующих специалистов, т.к. сотрудники в данном случае являются основным активом компании. В зависимости от жизненных приоритетов сотрудников можно разработать несколько наиболее эффективных подходов кадрового менеджмента. Поскольку кадровый состав ООО «Best Personal»отличается значительной стабильностью, основные усилия должны направляться на максимально полное использование возможностей и способностей кадров. Набор персонала осуществляется по мере необходимости, в основном в связи с расширением организации.

Необходимо создать специальный документ «Кадровая политика», отражающий следующие моменты:

1. значимость персонала организации;

2. индивидуальный подход к каждому сотруднику (система мотивации, график работы);

3. возможность варьировать время отпускного периода;

4. наличие полностью официальной зарплаты;

5. возможность карьерного роста;

6. возможность обучения сотрудников внутри компании;

Информацию по кадровой политике необходимо разместить на официальном сайте организации для осведомления потенциальных сотрудников организации. Параметры кадровой политики являются для большинства потенциальных сотрудников существенным конкурентным преимуществом на рынке труда. Высокий имидж на рынке труда является очень существенным. При определенных обстоятельствах, соискатели готовы работать в престижных компаниях на менее выгодных для них условиях с точки зрения монетарной мотивации, но с приобретением значимого опыта работы с профессиональной точки зрения.

Кадровое планирование не являлось для ООО «Best Personal» основным направлением кадрового менеджмента, так как количество сотрудников недостаточно велико. Однако в настоящий момент времени необходимо вопросу кадрового планирования уделить особое внимание, поскольку организационная структура находится на промежуточной стадии между элементарной и функциональной организационными структурами. Необходимо разработать план мероприятий по переходу к функциональной организационной структуре, с минимальными финансовыми потерями для фирмы. С этой целью предлагается организационную структуру ООО «Best Personal» изменить.

Нечеткая организация работы негативно влияет на общую эффективность ООО «Best Personal». Одной из наиболее серьезных проблем является превышение реального объема работ над человеческими возможностями ассистентов при отсутствии разделения их обязанностей и приоритетности заданий (рис.6). При невыполнении определенного вида работ нельзя однозначно сказать, кто в этом виноват, поскольку практически всегда ощущается значительная нехватка времени. Несвоевременно сделанная работа достаточно быстро перестает быть актуальной.

Несвоевременно выполненная работа становится неактуальной, поэтому менеджерам приходится перерабатывать. Это объясняется также тем, что менеджера больше заинтересованы в закрытии позиций, чем ассистенты. Рабочее время менеджера стоит значительно дороже, чем рабочее время ассистента. Необходимо структуру предприятия построить таким образом, чтобы каждый менеджер работал в паре со своим ассистентом. При этом выделить должность секретаря с функциями Ассистента 1.

При выполнении некоторого вида обязанностей количество необходимого для выполнения обязанностей времени можно сократить, поскольку при работе с 1 менеджером ассистент лучше ориентируется в требованиях к соискателям.

Следовательно, структуру ООО «Best Personal» следует построить в соответствии с требованиями эффективности менеджмента персонала (рис.7):

Главный бухгалтер		Директор		Секретарь
Менеджер 1		Менеджер 2		Менеджер 3
Ассистент 1		Ассистент 2		Ассистент 3

Рис.7. Рекомендуемая организационная структура

При внедрении рекомендуемой организационной структуры распределение обязанностей должно строиться следующим образом (таблица 8, 9):

Таблица 8

Рекомендуемое распределение обязанностей ассистента, по часам

При рекомендуемом распределении обязанностей ассистент должен выполнять практически полностью всю механическую работу (таблица 8,9). Менеджер использует свою квалификацию более целенаправленно (таблица Поиск информации в Интернете будет больше соответствовать необходимым требованиям.

Доказано, что количество кандидатов, пришедших на собеседование прямо пропорционально выручке. При наличии у каждого менеджера своего ассистента, время на проведение собеседований увеличивается на 41% (17*100/12 = 141,66%). Соответственно, при правильном использовании времени, выручка увеличится на 41%.

Таблица 9

Рекомендуемое распределение обязанностей менеджера, по часам

Таким образом, выручка увеличится на 7522347,00х0,41 = 3084162,27руб. При этом ежемесячные расходы увеличатся на 24000 руб., что составит 288000руб. в год.

Необходимо будет прописать должностные инструкции для всех должностей.

В должностные обязанности секретаря должно входить:

1. прием и распределение звонков;

2. рассылка факсов;

3. оформление договоров и сопутствующей документации;

4. оформление и отправка резюме клиентам;

5. жизнеобесечение офиса (закупка товаров для офиса);

6. систематизация входящей почты;

7. прием посетителей;

8. организация заполнения кандидатами анкет.

К должностным обязанностям ассистента необходимо отнести:

1. разбор входящей почты;

2. обновление объявлений;

3. размещение и обновление объявлений;

4. поиск необходимой информации в базе данных ООО «Best Personal» и Интернете;

5. обзвон потенциальных кандидатов из старой базы;

6. приглашение соискателей на собеседование.

В должностные обязанности менеджера следует включить:

1. общение с клиентами;

2. составление текста объявлений;

3. поиск информации в Интернете;

4. аналитика информации;

5. обзвон кандидатов из базы ООО «Best Personal»;

6. проведение собеседований;

7. работа с кандидатами после прохождения собеседований у клиентов, в процессе их оформления на работу, в период прохождения испытательного и гарантийного срока;

8. выдача заданий ассистенту, контроль его работы.

В зависимости от эффективности командной работы ассистента с менеджером, ассистент получает премию. Практика показывает, что мотивация не должна превышать 30% оклада ассистента и зависеть от суммы закрытой позиции.

В противном случае система мотивации может отразиться негативно на эффективности работы ассистента:

1. ассистент начинает выбирать, какую работу ему материально выгодно делать, а какую – нет;

2. получив несколько раз значительно большую сумму, ассистент может быть крайне неудовлетворен незначительной премией, что тоже может быть.