Порядок подготовки и проведения презентации

Для проведения эффективной презентации в основном придерживаются следующих этапов:

1. Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.

2. Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.

3. Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.

4. Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.

5. Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность[5].

Само слово «презентация» обозначает «представление, преподнесение, предъявление», в корне его лежит английское слово «present», означающее, с одной стороны, «текущий момент, настоящее», и, в то же время «подарок» . На презентациях фигурирует информация, представленная в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д. То есть на этом мероприятии должно присутствовать нечто конкретное, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать, взять с собой и т.п.

В этом отношении презентация перекликается с выставкой, которая так же немыслима без наличия конкретных экспонатов. Но презентации в отличие от выставок, где информация представляется статично, большей частью визуально, подразумевает активное представление информации. Здесь продукцию можно опробовать, проверить на себе.

Презентация, кроме того, включает в себя серию мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о её свойствах, как правило, подкрепленный дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация часто включает (а порой и подразумевает собой) пресс-конференцию. Вошло в традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие – например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть все делается для того, чтобы мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.

В отличие от обычных пресс-конференций презентации устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей – покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте .

Проведение полномасштабной презентации требует немалых интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго до её проведения. Решение о месте проведения презентации должно быть принято на самых ранних этапах ее планирования. Выбор места проведения должен учесть тип планируемого мероприятия и состав его участников и гостей (например – менеджеры разных уровней, руководители компаний, технический персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и вкуса, согласованные с финансовыми возможностями.

Отрепетировать презентацию, по крайней мере перед ее первым показом, нужно обязательно, используя при этом всю технику, которая понадобится при выступлении. Каждый мультимедийный проектор обладает компьютерным входом (как на мониторе), поэтому для демонстрации можно использовать любой компьютер, который способен показывать презентацию — по соображениям портативности лучше использовать ноутбук .

Итак, презентация – это совокупность нескольких, накладывающихся друг на друга событий. Наиболее типичный сценарий презентации выглядит таким образом :

1) Приглашение и встреча;

2) Пресс-конференция;

3) Презентационная часть;

4) Неформальное общение;

5) Сопровождение, дополнительные мероприятия;

6) Прощание.

Целесообразно проводить презентационный и информационный блоки (пресс-конференцию) в разных помещениях, так как в этом случае легче перейти от одной части мероприятия к другой. Кроме того, может возникнуть проблема «разделения» публики – гости не всегда могут желать присутствия журналистов при их общении. Все эти вопросы также необходимо детально прорабатывать. По возможности после пресс-конференции можно организовать несколько мест для неформального общения, где журналисты могут плодотворно пообщаться в кругу своих коллег, а гости имеют возможность встретиться в более приватной обстановке.

Неформальное общение – это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет (более обильное угощение, куда могут входить горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или полноценный обед. В качестве сопровождения может быть использован камерный оркестр, исполняющий негромкую фоновую музыку, возможны недолгие и ненавязчивые вокальные вставки или другие номера.

Прощание как часть мероприятия нами выделено не случайно. Неплохо, если гость уйдет с презентации с каким-либо приятным подарком, сувениром – ручкой, книгой, компакт-диском и т.п. Эта вещь, особенно если она функциональна, будет напоминать о событии и его организаторах, вызывать приятные эмоции.

Руководство для планирования презентации:

1. Определите цели. Определите, в чем состоит цель презентации.

2. Решите, как будете завершать презентацию. Пусть у аудитории будет пища для размышлений.

3. Придумайте начало. С самого начала завладейте вниманием аудитории.

4. Продумайте остальное содержание презентации. Пусть ее структура будет логичной и ясной для понимания.

5. Больше огня. Поддерживайте интерес аудитории входе всей презентации.

6. Создайте визуальные средства. Люди лучше воспринимают слуховую информацию, подкрепленную видеорядом.

7. Ориентируйтесь на аудиторию. Создайте впечатление, что презентация была создана именно для этой аудитории.

8. Подготовьте заметки. Постарайтесь как можно реже заглядывать в заметки.

9. Повторите еще раз. Чем больше повторений, тем лучше презентация и тем более уверен в себе тот, кто делает презентацию.^[6]

Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной»

Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире – директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнесшколах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали».

Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными – чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего. Без этого не возможно добиться успеха.

        Глава 2. Анализ специальных мероприятий в деятельности

                        компании « Apple.

                 2.1. Характеристика компании « Apple»

Одной из наиболее эффективных компаний по использованию и проведению презентаций своей продукции на современном мировом рынке считается компания Apple.

История компании началась, когда два друга Стив Джобс и Стив Возняк решили открыть собственную компанию,которая будет заниматься производством и выпуском компьютеров.Оффициально компания Apple была основана 1 апреля 1976 года.

В феврале 1977 года президентом Apple стал Майкл Скотт. Существенным шагом вперед стал выпуск в апреле этого же года Apple Computer II – первый персональный компьютер с цветной графикой. 

В мае 1979 года сотрудник Apple Джеф Раскин начал работать над новым компьютером «все в одном», который был ориентирован на обычного пользователя. Именно этот период и можно назвать началом рождения первого Macintosh.

В 1983 году Apple выпустил Lisa – первый персональный компьютер с графическим пользовательским интерфейсом, названный так в честь дочери Джобса. 

Самый первый свой Macintosh компания Apple официально представила 22 января 1984 года рекламным роликом «1984», основанным на сюжете книги Д. Оруэлла. Этот клип был назван рекламным клипом десятилетия, получил гран-при в Каннах и по сей день считается в истории рекламы одним из самых оригинальных. Это событие стало значимой вехой в истории персональных компьютеров. С появлением Macintosh в корне изменилось представление людей о компьютерах, и были заложены те основы, которые в дальнейшем стали использовать все компьютерные фирмы. В сентябре этого же года Apple начинает продавать компьютеры Macintosh 512K по цене 2495 долларов.

Когда перед Apple встал вопрос о разработке операционной системы нового поколения, то, взвесив все «за» и «против» компания в качестве основы для новой Mac OS решила воспользоваться разработками фирмы NeXT, которая использовала операционные системы под общим названием UNIX. Именно система OpenStep (NeXTStep) стала основой для построения новой Mac OS. Разработчикам новой Mac OS надо было обеспечить плавный переход от старой системы к новой так, чтобы пользователи могли попрежнему работать с большим количеством уже имеющихся программ, пока не будут созданы более мощные и удобные. Так появилась новая система Mac OS X.