Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство.

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методиче­ских документов межотраслевого действия каждая организация (уч­реждение, предприятие) должна создать внутренние организацион­ные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляю­щих правовой статус службы делопроизводства, относится положе­ние о службе делопроизводства.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образова­ния, права, обязанности и организацию работы. Положение о служ­бе делопроизводства конкретной организации {учреждения, пред­приятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Положение разрабатывается на основе примерных положе­ний, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая по­ложение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной служ­бой не выполняются. Например, в организации создан централь­ный архив, в котором работают квалифицированные специали­сты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспер­тизы ценности документов; разработка и согласование номенкла­туры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна вы­полняться кадровой службой, но если в этой организации сложи­лось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

 

УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя Личная подпись Расшифровка Дата

Наименование организации Наименование подразделения

 

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 №00

город

«0 (наименование подразделения)

1.Общие положения

2.Цель и задачи

3.Функции

4.Права

5.Ответственность

6.Взаимосвязи

Должность руководителя

подразделения личная подпись расшифровка

Визы

 

 

Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеру­ются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Например: 1. Общие положения 1.1. 1.2.

В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организаци­онной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руко­водителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организа­ционной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, ди­рективных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нор­мативно-методические и нормативно-технические документы ме­жотраслевого действия, затем организационные и распорядитель­ные документы организации (фирмы).

Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использова­ния.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизвод­ства и называется «Функции». В раздел включают описание всех ви­дов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных по­зиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

• состояние работы документации организации;

• соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;

• достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответствен­ности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

• организацию работы канцелярии;

• утечку информации;

• работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возло­женных на нее задач и функций. Например, служба делопроизвод­ства может быть наделена правами:

• проверять организацию работы с документами в структурных
подразделениях;

• требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;

• запрашивать у структурных подразделений информацию, не­обходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее ру­ководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подпи­сывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и осво­бождать от занимаемых должностей работников службы делопро­изводства (или представлять документы для этих процедур), приме­нять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подраз­делениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы Делопроизводства с другими структурными подразделениями, кото­рые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, ^в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секрета­риатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структу­рами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы Делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Положение оформляется на общем бланке организации и согласо­вывается с руководителями тех структурных подразделений, с кото­рыми в нем закреплены взаимосвязи.

Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы де­лопроизводства, изменении ее внутренней организационной струк­туры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перерас­пределение функций между структурными подразделениями. При­мер положения о службе делопроизводства см. в приложении 3.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установ­ление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Должностные инструкции выполняют ту же роль, что и положение, они необходимы для организации работы каждого от­дельного работника службы делопроизводства.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководите­лей, специалистов и других служащих¹. Справочник содержит пере­чень требований к квалификации специалистов различных катего­рий. Каждая квалификационная характеристика является норматив­ным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения тру­да, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные ха­рактеристики должностей служащих предназначены для примене­ния на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются дол­жностные инструкции для конкретных работников.Квалификациионные характеристики работников делопроизводственной службы см. в приложении 4.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреп­лены в УСОРД¹. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Уни­фицированные формы. Инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1980.

 

Наименование организации                                                                                                                                     УТВЕРЖДАЮ

  Наименование подразделения                                                                              Должность руководителя Личная подпись

                                                                                                                                                                              Расшифровка Дата

 

                        ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                         00.00.0000 №00

                                       город

Наименование должности (в родительном падеже)

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Связи по должности

Должность руководителя

подразделения личная подпись расшифровка

Виза ознакомления Визы

 

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций используется по­ложение о структурном подразделении. Положение и должност­ные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанно­сти каждого работника вытекают из задач и функций всей служ­бы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко опреде­лить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к неста­бильности работы самой службы и несогласованности действий от­дельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным  представлением работника о своих обязанностях. Текст должност­ной инструкции излагается отдельными пунктами. В первом разделе «Общие положения» содержится:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);

• порядок назначения и освобождения от должности;

• порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

• требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);

• перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основ­ная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта зада­ча может складываться из разных операций. Например, при использо­вании ручной технологии это могут быть следующие операции:

• получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;

• заполнение контрольных карточек;

• внесение в них отметок о ходе исполнения;

• ведение сроковой картотеки;

• передача информации;

• составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет вклю­чать такие операции, как:

• внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

- ведение компьютерной базы данных документов с отметкой
«Контроль»;

• обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
В разделе «Обязанности» записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Напри­мер:

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

• соблюдать установленные сроки подготовки документов;

• соблюдать этические нормы общения в коллективе;

• соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых рабо­тнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т. д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдель­ный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специ­фики работы организации.

В разделе «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должност­ными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделе­ния, от которых работник получает документы, и те, которым он пе­редает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руково­дитель службы делопроизводства, утверждает руководитель органи­зации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с Руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаи­модействует работник.

Должностные инструкции также относятся к документам длите­льного действия. Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

• изменение структуры организации;

• переподчинение службы делопроизводства;

• изменение наименования должности;

• изменение внутренней организационной структуры службы
делопроизводства;

• внедрение новых форм и методов организации труда;

• внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и
структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служ­ба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводст­ва (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции работника делопроизводст­венной службы см. в приложении 5.

Инструкция по делопроизводству (документационному обес­печению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы). Она устанавлива­ет правила, приемы, процессы создания документов, порядок рабо­ты с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроиз­водства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы органи­зации. Основой для их составления являются Примерные и Типо­вые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инст­рукция по делопроизводству является обязательным докумен­том, регламентирующим делопроизводство. В федеральных ор­ганах исполнительной власти в соответствии с Типовым регла­ментом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инст­рукции по делопроизводству, которые согласовываются федера­льным органом исполнительной власти в области архивного дела¹. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 установил, что любая организа­ция должна определить и документально зафиксировать принци­пы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управле­ния документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать дело­вую деятельность в течение необходимого периода времени¹. Реа­лизовать эту задачу любая организация может с помощью инструк­ции по делопроизводству.

Структура текста инструкции не регламентирована норматив­но-методическими документами межотраслевого действия. Обычно ₍ инструкция включает общие положения, тематические разделы и  приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают: .

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция
распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

• ответственность за ее несоблюдение;

• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

• нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Пра­вила составления и оформления документов», где определяются:

• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
 порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

• правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• сроки, формы и методы регистрации;

• правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

• включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• технологию информационно-поисковой работы.

В разделе «Контроль за исполнением документов» устанавли­ваются:

• категории документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок их постановки на контроль;

• технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

• обязанности исполнителей;

• типовые сроки исполнения;

• порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

• порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• правила хранения документов в службе делопроизводства и в
структурных подразделениях организации (фирмы);

• устанавливает ответственность определенных должностных
лиц за сохранность документов;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок разработки и использования номенклатуры дел;

• порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

• правила подготовки дел к хранению;

• требования к описанию и оформлению дел;

• порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с до­кументами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по тех­ническому обеспечению подготовки документов (печатание, звуко­запись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции обычно составляют приложения, которые дол­жны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В прило­жения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни конт­ролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры Дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документа­ми, все технологические операции в их логической последователь­ности. Инструкция является регламентирующим документом не то­лько для службы делопроизводства, но и для всех специалистов ап­парата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается Руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный Документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.