Организация службы делопроизводства

2.3.1. Организационные формы работы с документами

Делопроизводство может быть организовано в централизован­ной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма предполагает, что полный цикл тех­нологических операций по обработке документов от момента их по­лучения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном мес­те. Например, в секретариате, канцелярии, общем отделе или, если делопроизводственная служба не создана, одним работником — секретарем организации (фирмы).

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает, что в одной организации в каждом структурном подразделении создается собственная делопроизводст­венная служба. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организа­ций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она при­меняется также в тех учреждениях, где документирование деятель­ности требует усиленной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной и встречается чаще всего. При организа­ции делопроизводства в такой форме часть операций с документа­ми (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, из­готовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется цент­ральной службой делопроизводства, а в структурных подразделени­ях, департаментах, выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, формированию и хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инст­рукции по делопроизводству.

 

2.3.2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Для того чтобы организовать работу по делопроизводству (до­кументационному обеспечению управления), каждая крупная или средняя организация, предприятие, учреждение, а также компания, фирма создает специализированное структурное подразделение. Общее название этого подразделения — служба делопроизводства (служба документационного обеспечения управления). Конкретное название — управление делами, общий отдел, канцелярия и др., устанавливает сама организация.

В небольших организациях служба делопроизводства не созда­ется, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним со­трудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).

Наименование и приблизительная структура делопроизводст­венной службы государственных учреждений и предприятий была установлена при разработке Основных положений ГСДОУ. Все по­следующие нормативные правовые акты Российской Федерации от­носят эти вопросы к компетенции самих организаций.

Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее назва­нии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных пред­приятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обще­ствах — учредительная конференция, в кооперативах — общее со­брание членов кооператива (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные по­ложения. Общие требования к документам и службам документационного обеспече­ния. М., 1991. С. 64.

 

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями.

Структура службы ДОУ должна определить место службы в об­щей структуре организации, оптимальный состав ее внутренних по­дразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично типизировали названия служб делопроизводства в зависимости от принадлежности организа­ций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создаются в федеральных органах ис­полнительной власти, министерствах и ведомствах. Примерная структура управления делами представлена на рис. 2.1.

Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают помощник руководителя, секретарь-рефе- рент, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руко­водителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структур­ными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем;

• бездокументное обслуживание руководителей (организацион­но-техническое обеспечение, подготовка командировок, теле­фонное обслуживание, прием посетителей, организация рабо­ты приемной, сервисные функции и т.п.).

В секретариате может осуществляться и документирование дея­тельности коллегиальных органов управления. Тогда секретариат выполняет такие виды работы, как: составление проектов планов за­седаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформле­ние протоколов, подготовка проектов решений и контроль за ис­полнением принятых решений. Однако возможно и создание отде­льного подразделения, например секретариата коллегии.

Инспекция выполняет функции контроля за исполнением зако­нодательных актов, нормативных правовых актов (постановления и распоряжения Правительства РФ, иные документы органов власти), приказов министра.

Канцелярия состоит из нескольких более мелких структурных подразделений — секторов, групп, участков и др.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи доку­ментов и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распреде­ление по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых доку­ментов.

Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, груп­па и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внут­ренних документов (с точки зрения визирования, согласова­ния, соответствия принятым правилам, юридической силы до­кументов и Т.Д.).

Группа контроля выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руко­водителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки доку­ментов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. Функции машбюро:

• перепечатка документов с черновиков;

• считка и правка текстов документов;

• учет выполняемой работы.

Копировально-множительные бюро специализируется на размно­жении документов. Его задачи:

• копирование текстов;

• тиражирование текстов документов;

• подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архив является структурным подразделением в составе управле­ния делами, которое создается для хранения и использования доку­ментов. Основные функции архива:

• прием от структурных подразделений обработанных и подго­товленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовка дел к передаче на государственное хранение.

КАНЦЕЛЯРИЯ как самостоятельное структурное подразделение

создается на государственных предприятиях, в научно-исследователь­ских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заве­дениях. Примерная структура канцелярии представлена на рис. 2.2.

 

В составе канцелярии могут быть созданы подразделения (от­дел, сектор, группа) по работе с обращениями граждан, копироваль­но-множительное бюро, телетайпная и др.

Если в организации не очень большой объем документооборо­та, то в структуре канцелярии могут не выделяться мелкие подраз­деления. Но и в этом случае распределение работы между сотрудни­ками канцелярии, как правило, ведется в соответствии со специали­зацией. Например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информацион­но-справочную работу; второй за копирование, перепечатку доку­ментов и делопроизводство по обращениям граждан.

Независимо от числа работников канцелярии и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

Машбюро

 

 

ОБЩИЙ ОТДЕЛ является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэ­рии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. Примерная структура общего отдела представлена на рис. 2.3.

В представленной на рисунке структуре, помимо перечислен­ных подразделений, типичных для делопроизводственной службы, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Не­обходимость таких подразделений объясняется спецификой деяте­льности муниципальных органов власти и управления — они ведут прием населения, издают правовые акты по управлению определен­ной территорией, что объясняет особенности документирования де­ятельности этих учреждений.

Протокольный отдел (группа) создается в органах местного управления, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, под­готовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, доку­ментирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-ин­формационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел по работе с обращениями граждан (бюро жалоб, отдел об­ращений населения и т.п.) создается для:

• приема и учета предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовки обращений к рассмотрению руководством;

• контроля за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних ор­ганизациях;

• извещения заявителей о результатах рассмотрения их обра­щений;

• формирования и хранения дел с документами по обращениям;

• анализа и обобщения результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения.

Приемная выполняет следующие функции:

• запись граждан на прием к руководителю;

• организация приема граждан по личным вопросам руково­дством организации;

• документирование приема.

СЕКРЕТАРЬ УЧРЕЖДЕНИЯ (структурного подразделения) вы­полняет всю работу с документами в небольших учреждениях и ор­ганизациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

2.3.3. Задачи и функции службы делопроизводства

Независимо от названия службы делопроизводства основной це­лью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с до­кументами;

• обеспечение единого порядка документирования, организа­ции работы с документами, информационно-поисковых сис­тем, контроля исполнения и подготовки документов к переда­че в архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических доку­ментов по совершенствованию документационного обеспече­ния в организации и в подведомственной системе, прогрессив­ных технологий делопроизводства.

Исходя из цели и задач службы делопроизводства, определены и виды работ (функции), которые должна выполнять эта служба:

1. Разработка и проектирование бланков документов.

2. Осуществление экспедиционной обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов.

3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

4. Информационно-справочная работа по документам органи­зации (фирмы).

5. Организация своевременного рассмотрения руководством ор­ганизации (фирмы) поступивших документов.

6. Подготовка поступивших документов к докладу руководству организации (фирмы).

7. Контроль за правильностью оформления документов, пред­ставляемых на подпись руководству.

8. Регулирование хода исполнения документов, контроль за сро­ками исполнения документов.

9. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

10. Разработка номенклатуры дел организации, оформление и формирование дел, обеспечение их хранения.

11. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

12. Организация работы архива учреждения в соответствии с дей­ствующими нормативно-методическими документами межотрасле­вого действия, подготовленными Федеральной архивной службой (Росархив) Российской Федерации¹.

Таким образом, делопроизводственная служба выполняет самые разные виды работы — и организационные, и контрольные, и тех­нические, и методические.

Перечисленные виды работы делопроизводственной службы относятся к типовым. Они выполняются практически каждой дело­производственной службой независимо от ее названия, структуры, объема документооборота и направлений деятельности организа­ции (фирмы).

В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добав­ляться другие. Например, для крупных делопроизводственных служб характерны такие функции, как контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, в филиалах и дочерних структу­рах; разработка нормативных документов по делопроизводству и др. В организациях, которые уделяют серьезное внимание технологии работы с документами, служба ДОУ принимает активное участие в разработках проектов автоматизации делопроизводства. В неболь­ших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такие функции, как ведение делопроизводства по предло­жениям, заявлениям, жалобам граждан, подготовка к докладу руко­водителю поступивших документов и др.

2.3.4. Должностной состав службы делопроизводства

Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабо­чих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику^[2] по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой де­лопроизводства (т.е. управляющего делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки докумен­тов, копировального бюро и т.д. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архи­вист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руково­дителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию ру­ководства организации проектов документов.

Категория «Технические исполнители» включает такие должно­сти, как: экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стеногра­фистки, технические секретари, курьеры, операторы организацион­ной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Каждая организация при организации службы ДОУ формирует наиболее рациональный для нее должностной состав из перечня дол­жностей, установленных в Квалификационном справочнике. Конк­ретный должностной и численный состав службы ДОУ (с указанием наименования должности, заработной платы, количества штатных единиц) устанавливается в штатном расписании организации.

Таким образом, организация службы ДОУ включает решение це­лого ряда вопросов — о выборе формы работы с документами, структуры службы, ее названия, должностного и численного состава.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие формы организации работы с документами используются в учреждени­ях и организациях?

2. Какие структурные части входят в состав канцелярии?

3. Перечислите задачи службы делопроизводства.

4. Какие функции типичны для делопроизводственной службы?

5. Какие функции делопроизводственной службы относятся к контрольным?

6. Какие функции делопроизводственной службы относятся к методическим?

7. Какие функции делопроизводственной службы относятся к организационным?

8. Какие должности работников службы ДОУ относятся к категории специалистов?

9. Какие должности работников службы ДОУ относятся к категории технических исполнителей?

 

[1]

^[2] Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, спе­циалистов и служащих. М., 1995; Квалификационный справочник должностей руково­дителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 1998.