Групповое заполнение рабочих листов

Excel предоставляет возможность вводить информацию сразу в несколько листов, работая в так называемом групповом режиме. Если необходимо, например, подготовить рабочую книгу, где несколько листов (или все) содержат какую-то одинаковую информацию (возможно, названия предприятий, наименование блюда, исходные показатели), то нет смысла вводить ее в каждый лист отдельно. При использовании группового режима то, что вводится в один из листов, будет включено во все листы, входящие в группу.

Для работы с группой листов:

Сгруппируйте необходимые рабочие листы, используя один из рассмотренных выше способов выделения листов.

После того как листы сгруппированы (об этом напоминает надпись «Группа» в заголовке книги), можно вводить информацию в один из листов группы.

Для отмены группового режима нужно вызвать контекстное меню и выполнить команду «Разгруппировать листы».

Ячейки рабочего листа могут содержать разнообразную информацию: текст, числовые значения, даты, время, формулы. Чтобы поместить данные в определенную ячейку рабочего листа, необходимо выбрать нужную ячейку, ввести данные и подтвердить ввод. Excel при этом автоматически распознает тип вводимых данных. Значение, которое вводится, отображается в строке формул. Кроме того, в этой же строке появляются рассмотрены ранее кнопки для обработки содержимого ячейки.

Текст некоторой ячейки можно центрировать в выделенной области, состоящей из нескольких ячеек (например, для создания заголовка), с помощью кнопки — «Объединить и поместить в центре» во вкладке «Главная». Для этого нужно выделить область и нажать указанную кнопку.

По умолчанию текст в ячейках табличного процессора Excel размещается в одну строку. Для создания многострочного текста необходимо выполнить команду контекстного меню Формат ячеек – вкладка Выравнивание – флажок Переносить по словам. Направление текста в ячейках устанавливается во вкладке Выравнивание с помощью инструмента Ориентация.

Выделение диапазона

Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьший диапазон состоит из одной ячейки. Активная ячейка автоматически считается выделенной.

Для выделения диапазона ячеек с помощью мыши нужно перемещать указатель мыши через соответствующие ячейки при нажатой левой кнопке.

Для выполнения этой же операции с помощью клавиатуры нужно поместить указатель активной ячейки в начале выделяемого диапазона, нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш управления курсором расширить выделенный диапазон.

Кроме того, выделить диапазон можно, вписав его координаты (адреса левого верхнего и правого нижнего углов области, например, B5:Z125) в поле имен строки формул. Это удобно, когда выделяется область большого размера, координаты которой заранее известны.

Необходимость в выделении несмежных диапазонов возникает, когда действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях таблицы. Не все команды можно применять к выделенным несмежным диапазонам. Например, выделенные несмежные диапазоны нельзя перемещать или копировать, но нельзя удалять или форматировать их, а также вводить в них данные или анализировать с помощью диаграмм.

Несмежные диапазоны можно выделять с помощью мыши (как описано выше), если дополнительно нажата клавиша <Ctrl>.

Для выделения всего рабочего листа можно воспользоваться кнопкой (ячейкой), расположенной в левом верхнем углу таблицы на пересечении строки, содержащей заголовки колонок, и столбца, содержащего заголовки строк. Кроме того, для выполнения указанного действия можно также воспользоваться сочетанием клавиш <Ctrl+A>.

Фиксирование окна

Excel предоставляет достаточно удобные возможности для работы с большими таблицами, когда строки или столбцы данных выходят за пределы экрана.

Возможность, которая заключается в фиксировании части окна и информации, которая содержится в ней, (например, заголовков столбцов или строк таблицы) и свободном просмотре (прокрутке) данных в другой части рабочего окна, задается командой «Вид – Закрепить области». Место указанной фиксации определяется положением активной ячейки. Отказаться от рассматриваемого фиксирования областей можно аналогичной командой.

Форматирование

Параметры форматирования для ячейки задают разнообразными способами. Перед заданием формата нужно выделить необходимые ячейки или диапазон ячеек.

Для задания параметров форматирования с помощью окна диалога можно выполнить команду контекстного меню Формат ячеек либо воспользоваться сочетанием клавиш <Ctrl+1>.

Окно диалога «Формат ячеек» состоит из шести вкладок:

- Вкладка «Число» позволяет выбрать один из встроенных или созданных пользователем форматов, а также создать новый числовой формат.

- Вкладка «Выравнивание» позволяет определить горизонтальное и вертикальное выравнивание, ориентацию содержимого ячейки, а также представить текст в нескольких строках.

- Вкладка «Шрифт» позволяет выбрать вид и размер шрифта, а также задать другие параметры, определяющие, например, цвет, подчеркивание и некоторые другие эффекты.

- Вкладка «Граница» позволяет добавить до отдельных ячеек или диапазонов ячеек рамку, а также определить стиль и цвет линии рамки.

- Вкладка «Вид» позволяет выбрать узор и его цвет, а также цвет заливки.

- Вкладка «Защита» позволяет задать режим защиты ячеек и скрытия формул.

Определив на указанных вкладках параметры форматирования, закройте окно диалога, нажав кнопку «ОК». После этого вы получите отображение содержимого ячеек с учетом заданных параметров.

Наиболее важные и часто применяемые параметры форматирования можно задать и с помощью кнопок панели инструментов вкладки «Главная».

На панели инструментов расположена кнопка — «Формат по образцу», с помощью которой можно применить формат определенной ячейки в другие ячейки и диапазонов.