Коммуникативная деятельность менеджера

В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями — все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85 % своего рабочего времени.

Коммуникативная деятельность менеджера включает в себя сбор и распространение информации.

Сбор информации складывается из двух взаимосвязанных процессов — отбора и систематизации полученных сведений

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

Источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться. Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения — информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.

Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном и систематическом сборе и покупке информации. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать будущую политику конкурентов и соответствующим образом подготовиться к ней.

Вообще процесс «промышленной разведки» включает в себя определение потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Распространение информации или передача информации менеджером идет по трем направлениям:

- сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

- снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

- по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

Информационный обмен облегчают:

- краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

- постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

- координация процессов обработки информации и др.

Кроме того, существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) — это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает.

Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения.

Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

- позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;

- сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;

- сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;

- повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;

- обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;

- улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.

В то же время работа по методу отклонений может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезных последствиям, и, наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.