Информационная деятельность менеджера. Виды и особенности деятельности менеджера

Задачи и функции менеджмента реализуются только через деятельность особой категории специалистов, которых принято называть менеджерами.

Менеджер — это специалист, профессионально занимающийся управленческой деятельностью в конкретной области функционирования фирмы. Профессиональное занятие означает, что этот специалист занимает постоянную должность на предприятии и наделен полномочиями принимать управленческие решения в определенной сфере деятельности предприятия.

Часто возникает вопрос: кого считать менеджером?

Термин «менеджер» может употребляться применительно к достаточно широкой категории сотрудников фирмы:

- руководителям групп;

- начальникам лабораторий, отделов, функциональных служб предприятий;

- руководителям производственных подразделений;

- администраторам различного уровня, координирующих деятельность различных подразделений и внешних партнеров;

- руководителям предприятий, фирм в целом.

Как записано во многих западноевропейских и американских руководствах, менеджерами являются люди, наделенные большим объемом работы, с которым они могут справиться лишь с помощью других людей. Так было раньше, так оно и есть и в наши дни. Сущность менеджерской деятельности остается неизменной, меняются только функции менеджера и методы его работы, однако следует иметь в виду, что менеджер не обязательно начальник. Менеджера делает менеджером не власть, не ранг, а вклад в деятельность всей организации и ответственность за её результаты. В любой современной организации быстрее всего растет группа людей, принадлежащих в этом смысле к менеджерам, но, как правило, не имеющих подчиненных: их решения носят рекомендательный характер и реализуются через других менеджеров-администраторов.

Быть менеджером — значит разделять ответственность за успех предприятия. Человек, от которого не ожидают такой ответственности, — не менеджер. Менеджеры отличаются от других специалистов только этой ответственностью за работу всего предприятия. Разница между менеджером рыночных исследований с аппаратом 50 человек и исследователем рынка, который делает ту же работу без всякого аппарата, только в средствах, а не во вкладе и уж тем более не в функции. Оба менеджеры.

Казначей фирмы, ответственный за приток и использование денег, может не иметь ни одного подчиненного и работать с вкладчиками компании, с финансовыми учреждениями сам. За все время пребывания на посту он может не отдать ни одного приказа, его вклад чисто индивидуален — и, однако, он, без сомнения, менеджер.

Менеджмент, таким образом, не имеет обязательной связи с делегированием власти. Задачи менеджмента автономны и коренятся в нуждах предприятия. Есть менеджерские посты, есть менеджерская работа, есть менеджерское мастерство, и есть отличимая от других менеджерская организация.

Менеджеры — одна из основных составляющих потенциала организации. На полностью автоматизированном предприятии может почти не быть рабочих — но менеджеры там будут.

Менеджеры — самый дорогой ресурс и быстрее всего обесценивается. Нужны годы, чтобы построить менеджерскую команду, а разрушить её можно за несколько месяцев. Растут вложения в менеджеров и требования фирм к ним. Эти требования удваиваются каждое поколение.

По сравнению с другими видами труда в организации управленческий труд имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах.

Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда. Менеджеры делают человеческие, финансовые, физические ресурсы максимально продуктивными. У менеджеров особый предмет труда — управленческая информация, преобразуя которую они принимают решения, необходимые для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда менеджеров выступают, прежде всего, средства работы с информацией. Результат же их деятельности оценивается по достижению поставленных целей. Обязательным условием эффективной работы менеджера выступает знание и умение использовать современные информационные технологии в управлении предприятиями.

Есть пять базовых операций в работе каждого менеджера, какой бы областью он ни занимался. Их результатом является интеграция ресурсов для поддержания жизнеспособности и роста фирмы.

Во-первых, менеджер, устанавливает цели. Он определяет задачи в каждой группе целей. Решает, что должно быть сделано, чтобы достичь этих целей.

Во-вторых, менеджер организует. Он анализирует виды деятельности, решения, отношения, потребные для выполнения целей; разделяет их на управляемые совокупности, а эти совокупности — на управляемые трудовые задачи. Менеджер группирует эти совокупности и задачи в организационную структуру. Он выбирает людей для управления этими совокупностями и для задач, которые нужно выполнить.

В-третьих, менеджер поддерживает мотивацию и коммуникацию. Он составляет команду из людей, ответственных за различные работы. И делает это с помощью специфических приемов, через кадровые постановления об оплате, о назначениях, повышениях и через множество разнообразных решений, определяющих так называемое качество трудовой жизни, вовсе не сводящееся ни к зарплате, ни к условиям труда в нашем обычном понимании. И он делает это, поддерживая постоянную коммуникацию со своими подчиненными, начальниками и коллегами.

В-четвертых, важный элемент в работе менеджера — измерение. Он устанавливает единицы измерения. Добивается, чтобы у каждого человека были показатели, сфокусированные на работе всей фирмы и в то же время на работе конкретного индивида и помогали ему её делать. Менеджер анализирует, оценивает и интерпретирует результаты. Как и во всех других областях работы, он сообщает о них своему руководству, подчиненным и коллегам.

Наконец, в-пятых, менеджер способствует росту компетенции людей, включая себя самого. Упомянутые качества трудовой жизни в одной из возможных интерпретаций представляют собой как раз совокупность условий, способствующих росту компетенции членов фирмы.

Все эти операции могут быть разделены на категории работ, каждая из которых требует специфических качеств и квалификации.

Можно выделить три категории требований к профессиональной компетенции менеджера:

- знания в области теории и умения в сфере практики управления;

- способность к коммуникациям и умение работать с людьми;

- компетентность в области специализации предприятия.

Первая категория требований предполагает наличие у менеджера специальной подготовки в области теории управления, знания основ современной макро- и микроэкономики, общей теории систем и принятия управленческих решений, умения применять новые информационные технологии и экономико-математические методы для оптимизации решений. Учитывая динамичный характер развития современной теории и практики менеджмента, обязательным свойством менеджера должна быть склонность к постоянному обучению и повышению профессиональной квалификации.

Вторая категория требований к компетенции менеджера способность к коммуникациям и умение работать с людьми. Она вытекает из связующего положения менеджера в системе коммуникаций на предприятии. Для анализа любой управленческой ситуации менеджеру требуется обеспечить, как правило, внешние и внутренние коммуникации между такими субъектами системы, как вышестоящий руководитель, коллеги родственных подразделений или предприятий, рабочий коллектив (группы, подразделения или предприятия) и отдельные подчиненные сотрудники. Каждого из субъектов управленческой ситуации менеджер должен уметь объективно распознавать, адекватно (в соответствии с его стилем и мотивами работы) реагировать на него и оптимально воздействовать для достижения цели деятельности.

Способность к коммуникациям в значительной степени зависит от индивидуальных свойств человека и поэтому может быть определена с помощью тестов на профессиональную пригодность и уровень квалификации менеджера.

Третья категория требований, связанных с компетентностью в области специализации предприятия, предусматривает наличие специальных знаний в вопросах технологии производственных процессов, теоретических и практических аспектов осуществляемых производств, особенностей их физических процессов.

Характер деятельности конкретного менеджера на предприятии определяется составом делегированных ему полномочий в принятии управленческих решений. Состав этот устанавливается в соответствии с принятой на предприятии системой разделения труда и специализации управленческих кадров. Принципиально в структуре любого предприятия можно обнаружить два вида разделения труда менеджеров: горизонтальное и вертикальное.

Виды деятельности менеджера:

- работа с другими людьми в организациях для достижения организационных целей и экономического успеха;

- служение целям организации, подчинение вышестоящим инстанциям;

- изучение спроса и предложений на рынке;

- планирование деятельности организации;

- коммуникация (установление и развитие взаимодействия между персоналом, другими учреждениями и организациями);

- поиск и использование необходимых средств и ресурсов для наилучшего достижения основных целей организации;

- разработка бизнес-плана и контроль над его реализацией;

- руководство (доведение инструкций и полномочий), организация и оценка работы подчиненных;

- контроль за исполнением данного задания;

- участие в процессе приема, подбора и помощь в профессионально-квалификационном росте работников;

- проведение переговоров, бесед с клиентами;

- проведение презентаций и др.

Сущность и содержание информационной деятельности менеджера и его информационных потребностей

Любое организационное управление является информационным процессом, осуществляемым посредством передачи данных. Оно включает все основные процессы любой интеллектуальной дея тельности: сбор, переработку, хранение, поиск, распространение и использование информации. Организационное управление невозможно без информационного сопровождения и соответствующей поддержки. Поэтому в недрах традиционной информатики вопросы информацион­ного обеспечения организационного или административного управле­ния разрабатывались достаточно интенсивно. Исследования проводи­лись в рамках изучения соответствующих потребностей разных катего­рий потребителей.

Первыми необходимость такого изучения и специальных методов удовлетворения информационных потребностей осознали ученые. Их особенность заключается в том, что они не могут точно сформулировать, какая конкретно информация нужна для решения их проблем. Это окончательно выясняется, когда проблема уже решена. Они предпочитают искать информацию сами. «Ученый — это человек, который много читает, чтобы немного написать». И поэтому информационные работники стараются помочь им охватить чтением как можно больше источников. Для этого издаются бюллетени сигнальной информации, указатели содержания журналов, реферативные журналы, обзоры.

Вслед за ними потребность в специальном информационном обслужи­вании почувствовали инженеры и другие специалисты народного хозяйства — агрономы, медики, педагоги. Им в первую очередь нужны, причем безотлагательно, данные о комплектующих, изобретениях, технологиях, ценах. У них меньше времени читать самим, они охотнее поручают информационную работу специальным библиотекам, центрам, бюро, отделам, службам научно-технической информации. На разных этапах их работы им требуются различные данные, они нуждаются в информационном сопровождении выполняемых ими проектов.

Руководители предприятий, организаций, фирм осознали свои ин­формационные потребности позже, хотя история показывает, что она всегда была достаточно острой. В 1970-е гг. и информационные работники поняли необходимость особого внимания к такой категории потребителей информации, как руководители. Появилась задача информационного обеспечения управления в таких социальных системах, как наука, техника, промышленность, экономика, торговля, здравоохранение. Эта задача оказалась крайне необычной.

Во-первых, при ее решении работники информационной службы впервые столкнулись с ситуацией, в которой научно-техническая инфор­мация является хотя и важным, но далеко не главным компонентом в структуре информационного обеспечения. Даже в управлении наукой и научным учреждением, наряду с научной, требуются экономическая, социально-политическая, идеологическая, административная и другие виды информации. В еще большей степени это относится к иным сферам управления.

Во-вторых, та информация о достижениях науки и техники, которая необходима руководителям, значительно отличается по своему характе­ру от научно-технической информации, используемой учеными и инже­нерами. Это информация о вариантах решений и возможных последстви­ях их принятия. Ее содержат не тексты большинства статей и книг, а спе­циальные обзоры, прогнозы, таблицы, графики. При информационном обеспечении организационного управления информационные службы, пожалуй, впервые встретились с необходимостью полной переработки информации.

Вместе с тем, централизованное руководство большими коллективами людей насчитывает сотни и тысячи лет. Достаточно вспомнить военные походы Александра Македонского или войны древних римлян с Карфаге­ном.

Для принятия решения при управлении коллективами людей нужно иметь варианты возможных решений. По каждому из этих вариантов необходимо составить прогноз положительных и отрицатель­ных последствий решения. Такое информационное обслуживание руко­водителей, особенно высокого уровня, т. е. руководящих большим чис­лом людей, требует создания аналитической информационной службы. В ней должны работать как специалисты соответствующей отрасли зна­ний, так и информатики, владеющие методами навигации по базам дан­ных, извлечения данных из источников, методами аннотирования, рефе­рирования и составления обзоров, а также библиографы и библиотекари, знающие литературу этой отрасли и методы эвристики, т. е. разыскания литературных источников.

Информационная деятельность менеджера — это деятельность, обеспечивающая сбор, обработку, хранение, поиск и распространение информации, а также формирование организационного ресурса и организацию доступа к нему. Информационную деятельность можно еще определить, как деятельность, которая «представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворение определенной группы общественных потребностей».

Информационная деятельность менеджера складывается из нескольких составляющих.

1. Информационное мировоззрение — это система взглядов на природу и общество через призму своих знаний и навыков, полученных из потока информации.

2. Информационный стиль мышления или информационный менталитет менеджера, в основе которого заложен приоритет информации. Информационный стиль мышления — это:

 -умение видеть явление во всей важности, включая породившие его причины и их последствия; умение связывать факты;

 - умение ориентироваться в быстроменяющейся информационной ситуации и правильно оценивать сложившуюся обстановку с точки зрения рациональных, эстетических и морально-этических критериев;

 -умение адекватно реагировать на поступающую информацию;

3. Владение информационными технологиями и их применение на практике. Информационные технологии здесь — это последовательность процедур информационной деятельности, протекающих в информационной сфере (в области создания и распространения информации):

- процедуры аналитико-синтетической обработки информации;

- самостоятельной работы с различными источниками информации;

- разной техники чтения текста, в том числе — определения содержания документа при беглом его просмотре;

- извлечения информации из текста;

- систематизации и документального оформления полученных сведений и др.

Менеджер в современном обществе должен владеть технологиями информационной деятельности, что предполагает:

- знание правил пользования информацией, знаниями, умениями на практике;

- ориентацию в источниках, в том числе и в устных, и литературных, и т.д.;

- систематичность и последовательность обработки информации, умение выбрать конкретную среди большого объема данных;

- владение приемами рационального восприятия информации, обеспечивающими ориентацию в информационном потоке, усвоение и глубокое понимание полученного знания;

- умение использовать и применять на практике полученную информацию, почерпнутую из различных источников.

Все многообразие деятельности менеджера в информационной сфере можно сгруппировать в два больших блока (роли) — коммуникации и контроль.