Контролирующая деятельность менеджера

Контролирующая роль менеджера связана уже не столько со сбором и распространением информации, сколько с ее использованием, когда управленец использует ее для того, чтобы подтолкнуть или спровоцировать подчиненных к определенным действиям. Существует три основных способа решения этой задачи: менеджер создает системы, выстраивает структуры и дает указания. И каждый из них направлен на установление контроля над трудом других людей, особенно если он связан с размещением ресурсов.

Первый способ, создание систем, является наиболее общим и одновременно самым близким к процессу мышления. Менеджеры часто принимают на себя обязанности по созданию и обеспечению функционирования подобных систем в своих организационных единицах, включая системы планирования и контроля.

Второй способ представляет собой определенное выстраивание структуры организационной единицы. Распределяя поручения и выстраивая определенную иерархию, менеджер осуществляет управление пассивным образом, через информационный процесс. Поскольку сотрудникам известны их обязанности, это, как ожидается, должно побуждать их к определенным действиям.

Третий способ — выдача директивных указаний - является самым непосредственным из трех, он ближе всех к людям и действиям, хотя и носит при этом информационный характер. Менеджер выносит решение: он осуществляет конкретный выбор и отдает распоряжение, что, как правило, сочетается с соответствующим делегированием частичной ответственности, авторизацией определенных полномочий. Менеджер управляет через информацию, побуждая людей к тем или иным действиям.

К менеджеру, который постоянно работает с информацией, предъявляется ряд определенных требований.

В частности, менеджер, который постоянно работает с информацией, должен обладать:

1. Познавательными умениями, то есть он должен уметь:

а) выделять главное в потоке информации, использовать «свернутые» записи (заметки, тезисы, конспекты и др.);

б) выявлять связи между явлениями;

в) формулировать гипотезы, намечать пути их проверки;

г) производить анализ, синтез, обобщение полученных знаний.

2. Проектировочными умениями:

а) формулировать цель получения информации и отдавать себе отчет в требованиях к деятельности менеджера в современных условиях;

б) формулировать цели работы над различными источниками информации;

в) прогнозировать, к каким результатам и с помощью каких приемов можно прийти;

г) определять задачи, темп и ритм работы.

3. Конструктивными умениями:

а) вычленять самое главное из потока информации кратко, сжато, своими словами и с элементами цитирования;

б) цитировать, аннотировать, реферировать, рецензировать;

в) делать выводы и обобщения;

г) составлять план или тезисы своих действий.

4. Коммуникативными умениями:

а) формулировать вопросы по изучаемому явлению, информации;

б) внимательно воспринимать устные сообщения и анализировать их;

в) строить логически законченное мнение по изучаемому вопросу, заключением и выводами;

г) высказывать собственное отношение к прочитанному, формулировать и аргументировать свою оценку книги или статьи.

5. Организаторскими умениями:

а) организовывать контакты с другими людьми для достижения искомых целей в русле деятельности;

б) развивать в процессе работы свои знания, умения и навыки, необходимые для дальнейшей успешной деятельности;

в) организовывать накопленную в процессе работы информацию таким образом, чтобы по окончании чтения, ею можно было бы воспользоваться и ряд других.

Говоря о контролирующей деятельности менеджера, нельзя не упомянуть и еще об одной очень важной его обязанности — контроль за обеспечением сохранности информации, обеспечение ее защиты. Вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки со стороны менеджера должно уделяться большое внимание.

С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят на семь классов:

- наличие развитой службы безопасности;

- наличие полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях;

- защита при большом количестве субъектов и объектов, имеющих доступ к информации;

- защита электронной передачи данных;

- защита распределенных информационных сетей;

- защита локальных информационных сетей;

- минимальные требования к защищенности.

Систему управления можно считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, которые обеспечивают непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.

Политика безопасности — это конфиденциальность, целостность и готовность. Вероятные угрозы для управленческой информации связаны с несанкционированным доступом, перехватом информации в каналах связи, кражей документации, уничтожением информации, ошибками в работе, разрушением информации вирусами, ошибками в программах обработки данных, техническими неисправностями в компьютерных сетях, фальсификацией сообщений.

Искажение информации происходит при случайных ошибках персонала при первичном учете, ошибках при переработке информации, повреждении информации компьютерными вирусами.

Угроза раскрытия заключается в доступности информации конкурентам, что может привести к экономическим потерям организации. Раскрытие может произойти на всех стадиях использования, переработки и передачи информации.

Потеря целостности заключается в нарушении части информации, что приводит к потере полезности всего массива данных.

Безопасность информации обеспечивается комплексом специальных мероприятий по правилам использования, доступности со стороны персонала, процедур компьютерной обработки. Мерами защиты могут быть проверка подлинности информации, применение цифровой подписи на сообщениях, применение электронных карт, использование антивирусной защиты, контроль целостности информации, резервирование, регламентирование правил и способов защиты документов, наличие инструкций для пользователей информации, ограничение доступа к архивам и т.д.

Вопросы для самоконтроля

1. Кто является менеджером в организации?

2. Какие основные пять операций выполняет любой менеджер?

3. Какие категории требований предъявляются к профессиональной компетенции менеджера?

4. Перечислите виды деятельности менеджера.

5. В заключается специфика информационной деятельности менеджера и его информационных потребностей?

6. Что включает в себя коммуникативная деятельность менеджера?

7. В чем состоит суть метода отклонений — приема в деятельности информационного менеджера?

8. Как проявляется контролирующая деятельность менеджера в его работе?