Служба внутреннего контроля (аудита)

Служба внутреннего контроля (аудита) создается по решению органов управления организации. Основная цель создания такой службы — защита интересов руководства, собственников, партнеров организации путем контроля за соблюдением сотрудниками органи­зации законодательства, нормативных актов и стандартов профес­сиональной деятельности, урегулирования конфликтов интересов, обеспечения надлежащего уровня платежеспособности и надежно­сти финансового положения, соответствующих характеру и масшта­бам проводимых экономическим субъектом операций в сфере фи­нансово-хозяйственной деятельности и минимизации рисков пред­принимательской деятельности, повышение эффективности систе­мы внутреннего контроля организации.

При этом под системой внутреннего контроля понимается со­вокупность организационной структуры, методик и процедур, при­нятых руководством организации в качестве средств для упорядо­ченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, ко­торая включает также организованные собственными силами орга­низации надзор и проверку:

а) соблюдения требований законодательства;

б) точности и полноты документации бухгалтерского учета;

в) своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

г)  предотвращения ошибок и искажений;

д) исполнения приказов и распоряжений;

е)  обеспечения сохранности имущества.

Система внутреннего контроля (аудита) должна удовлетворять требованиям, установленным законодательством, нормативно-правовыми актами и утвержденного организацией Положения, со­ответствовать характеру и масштабам проводимых экономическим субъектом операций и обеспечивать выполнение задач, поставлен­ных перед нею органами управления организации.

Цели и задачи системы внутреннего контроля.Целями создания системы внутреннего контроля организации являются:

- обеспечение соблюдения всеми сотрудниками организации при выполнении своих служебных обязанностей требований федерального законодательства и нормативных актов, включая постановления Правительства РФ, указания, иные регулятив­ные требования, а также стандартов профессиональной дея­тельности и норм профессиональной этики, внутренних документов, определяющих политику и регулирующих деятель­ность организации. Под стандартами профессиональной дея­тельности и нормами профессиональной этики следует пони­мать стандарты и нормы, определенные и установленные по взаимному согласию участниками соответствующих сегментов рынков (рынок аудиторских услуг, рынок ценных бумаг и т.д.);

-  обеспечение контроля за своевременной идентификацией, оценкой и принятием мер по минимизации рисков осуществляемой предпринимательской деятельности, разрешение конфликтов интересов, возникающих в процессе деятельности организации.

Исходя из указанных целей основные задачи службы внутренне­го контроля (аудита) состоят в том, чтобы обеспечить:

а) выполнение организацией требований федерального законодательства и нормативных актов;

б) определение в документах и соблюдение установленных процедур и полномочий при принятии любых решений, затрагивающих интересы организации, его собственников и партнеров;

в) принятие своевременных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности организации;

г) выполнение требований по эффективному управлению рисками предпринимательской деятельности;

д) сохранность активов (имущества) организации;

е) адекватное отражение операций организации в учете и надлежащее состояние отчетности, позволяющее получать адекватную информацию о деятельности организации и связанных с ней рисках;

ж) эффективное функционирование внутреннего контроля (аудита) организации;

и) эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, органами государственного контроля, регулирования и надзора по вопросам достоверности учета и отчетности, организации внутреннего контроля, предупреждения и устранения нарушений сотрудниками предприятия законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Деятельность службы внутреннего контроля (аудита) организа­ции осуществляется с учетом целей и задач субъекта хозяйственной деятельности и необходимости внутреннего контроля за рисками предпринимательской деятельности.

Служба внутреннего контроля (аудита) формируется в соответ­ствии с утверждаемым в организации Положением и осуществляет свою деятельность на основании Устава организации и Положения о службе внутреннего контроля (аудита), утверждаемого высшим органом управления организации или иным уполномоченным ею органом управления.

Численность службы внутреннего контроля (аудита) определяет­ся руководителем организации отдельным приказом. Она должна быть достаточной для эффективного достижения целей и решения задач системы внутреннего контроля.

Руководитель службы внутреннего контроля (аудита) назначает­ся высшим органом управления организации по согласованию с советом директоров, является по должности заместителем руково­дителя организации и не может одновременно осуществлять руко­водство иными ее подразделениями. В случае осуществления пред­приятием операций на финансовых рынках руководитель службы внутреннего контроля (аудита) должен иметь соответствующий ква­лификационный аттестат.

Служба внутреннего контроля (аудита) не реже одного раза в год должна отчитываться перед высшим органом управления орга­низации либо перед советом директоров (наблюдательным советом, общим собранием) организации.

Порядок представления текущей отчетности службы внутренне­го контроля (аудита) руководству организации определяется Поло­жением о службе внутреннего контроля (аудита). Сотрудники служ­бы внутреннего контроля (аудита) должны удовлетворять следую­щим требованиям: иметь высшее или среднее специальное образо­вание, соответствующее характеру выполняемых ими функций, и обладать необходимыми профессиональными навыками и квалифи­кацией. Деятельность сотрудников службы внутреннего аудита на предприятии является исключительной.

Права службы внутреннего контроля (аудита).Для полноценного и качественного выполнения возложенных функций служба внут­реннего аудита и ее сотрудники должны иметь права:

1 получать от руководителей и уполномоченных ими сотрудников проверяемого подразделения необходимые для проведения проверки документы, в том числе: приказы и другие распорядительные документы, изданные руководством организации и ее подразделений; бухгалтерские, учетно-отчетные и денежно-расчетные документы; документы, связанные с компьютерным обеспечением деятельности проверяемого подразделения организации;

2 определять соответствие деятельности, осуществляемой сотрудниками организации, требованиям действующего законодательства, нормативных актов, внутренних документов организации, определяющих проводимую ею политику, процедуры принятия и реализации решений, организации учета и отчетности, включая внутреннюю информацию о принимаемых решениях, проводимых операциях (заключаемых сделках), результатах анализа финансового положения и рисках предпри­нимательской деятельности;

3 привлекать при необходимости сотрудников иных структурных подразделений организации для решения задач службы внутреннего аудита;

4 входить в помещение проверяемого подразделения, а также в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей, компьютерной обработки данных (компьютерный зал) и хранения данных на машинных носителях, с обязательным привлечением руководителя либо, по его поручению, сотрудника (сотрудников) проверяемого подразделения;

5 выдавать временные (до решения руководства организации) предписания о недопущении действий, результатом которых может стать нарушение федерального законодательства, нормативных актов, стандартов профессиональной деятельности и профессиональной этики, принятия организации на себя чрезмерных рисков;

6 с разрешения исполнительного руководства организации самостоятельно или с помощью сотрудников проверяемого подразделения снимать копии с полученных документов, в том числе копии файлов и любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах, а также расшифровки этих записей.

Обязанности службы внутреннего контроля (аудита).На службу внутреннего контроля (аудита) и ее сотрудников могут быть возло­жены следующие обязанности:

1 обеспечивать постоянный мониторинг рисков в области предпринимательской деятельности, текущий анализ финансового положения организации;

2 организовать постоянный контроль путем регулярных проверок деятельности подразделений организации и отдельных сотрудников на предмет соответствия их действий требованиям законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих деятельность и определяющих политику организации, должностным инструкциям;

3 обеспечивать постоянный контроль за соблюдением сотрудниками организации установленных процедур, функций и полномочий по принятию решений;

4  самостоятельно и/или совместно с другими органами и должностными лицами организации расследовать факты нарушения сотрудниками законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих деятельность и определяющих политику организации, решений органов управления и своих должностных инструкций;

5 разрабатывать рекомендации и указания по устранению выявленных нарушений;

6 осуществлять контроль за исполнением рекомендаций и указаний по устранению нарушений;

7 обеспечивать полное документирование каждого факта проверки и оформлять заключения по результатам проверок, отражающие все вопросы, изученные в ходе проверки, выявленные недостатки и нарушения, рекомендации по их устранению, а также по применению мер дисциплинарного ииного воздействия к нарушителям;

8 обеспечивать сохранность и возврат полученных от соответствующих подразделений документов;

9 представлять заключения по итогам проверок руководству организации и ее соответствующих подразделений для принятия мер по устранению нарушений, а также для целей анализа деятельности конкретных сотрудников организации;

10 своевременно информировать руководство организации:

а) обо всех вновь выявленных рисках;

б) обо всех выявленных случаях нарушений сотрудниками законодательства,

нормативных актов, внутренних распоряжений;

в) о мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений организации, по устранению допущенных нарушений и их результатах;

11 контролировать организацию работы в организации по изучению всеми сотрудниками требований федерального законодательства, нормативных актов, иных подзаконных и ведомственных актов, внутренних документов организации исходя из перечня служебных обязанностей сотрудников.

Обязанности сотрудников подразделений организации по взаимо­действию со службой внутреннего контроля (аудита).Сотрудники подразделений организации должны оказывать сотрудникам службы внутреннего контроля (аудита) содействие в исполнении ими своих функций. Порядок взаимодействия сотрудников организации со службой внутреннего контроля (аудита) устанавливается Положени­ем о службе внутреннего контроля.

Сотрудники организации, которым стали известны факты на­рушения законности и правил совершения финансово-хозяйствен­ных операций (сделок), а также факты нанесения ущерба ей, собст­венникам, партнерам, обязаны довести это до сведения своего не­посредственного руководителя и службы внутреннего аудита.

Если при совершении финансово-хозяйственных операций (сде­лок) организации у сотрудников возникают сомнения о соответствии конкретной операции (сделки) или ее части требованиям дей­ствующего законодательства, нормативных актов и стандартов про­фессиональной деятельности, требованиям Положения о службе внутреннего контроля, то им необходимо получить консультацию в службе внутреннего аудита. Руководство организации определяет перечень операций, проведение которых требует согласования с руководителем службы внутреннего аудита.

Сотрудники организации не могут без предварительного уве­домления службы внутреннего аудита принимать участие в финан­сово-хозяйственных операциях (сделках), в совершении которых они могут быть признаны заинтересованными лицами. Для органи­зации могут быть установлены критерии, по которым ее сотрудник признается заинтересованным лицом в совершении экономическим субъектом операции (сделки), например, в случае, если:

1 он является стороной такой операции (сделки);

2 владеет самостоятельно или в группе лиц двадцатью или более процентами голосующих акций (долей, паев) юридического лица, являющегося стороной операции (сделки) или участвующего в ней в качестве представителя либо посредника;

3 занимает должности в органах управления юридического лица, являющегося стороной сделки или участвующего в ней в качестве представителя либо посредника;

4 если родственники (супруг (супруга), родители, дети, братья, сестры) указанного сотрудника:

а) являются стороной такой сделки или участвуют в ней в качестве представителя или посредника;

б) владеют самостоятельно или в группе лиц двадцатью или более процентами голосующих акций (долей, паев) юридического лица, являющегося стороной операции (сделки) либо участвующего в ней в качестве представителя или посредника;

в) занимают должности в органах управления юридического лица, являющегося стороной сделки или участвующего в ней в качестве представителя либо посредника.

Контроль за состоянием системы внутреннего контроля. Служба внутреннего контроля (аудита) должна представлять отчеты о со­стоянии системы внутреннего контроля организации не реже одно­го раза в год до общего собрания акционеров по специально разра­ботанной форме. При необходимости руководство организации мо­жет запрашивать у службы внутреннего контроля (аудита) отчет о состоянии системы внутреннего контроля за определенный период ее деятельности, а также любую иную информацию по вопросам компетенции службы внутреннего контроля (аудита).

Служба внутреннего контроля (аудита) вправе проводить про­верки состояния системы внутреннего контроля в филиалах. В организации, имеющей филиалы, отчет службы внутреннего контроля (аудита) о состоянии системы внутреннего контроля должен вклю­чать информацию о контроле за деятельностью территориальных подразделений. При необходимости руководство организации впра­ве затребовать у службы внутреннего контроля (аудита) отчет о со­стоянии системы внутреннего контроля в филиале за определенный период его деятельности.

По результатам анализа отчетности и материалов проверок службы внутреннего контроля (аудита) руководство организации при необходимости должно направлять филиалам предписание с требованием о приведении системы внутреннего контроля в соот­ветствие с требованиями Положения о службе внутреннего контро­ля (аудита). В случае невыполнения в установленный срок требова­ния (предписания) об устранении нарушений руководство органи­зации применяет другие формы воздействия в порядке, установлен­ном действующим законодательством.

Руководитель службы внутреннего контроля (аудита) может из­давать указания, устанавливающие конкретный порядок организа­ции системы внутреннего контроля на соответствующих направле­ниях деятельности.