Организация делопроизводства

Документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение. В течение многих лет ведение архива любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, которые обеспечивали чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. Работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии .

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение - часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.

Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову - искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности автоматизируем документооборот в строительстве: на первом плане - решение бизнес-задач.

В строительстве практически невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность, и предприятия отрасли при выборе программных продуктов предъявляют особые требования к функционалу предлагаемых решений.

Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, никакого документооборота в ней нет.

Переходя на электронный документооборот руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота.

Эффективность = Результат/Затраты

Основные задачи, решаемые системами документооборота:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;

- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Таким образом, в строительстве невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность. При выборе программных продуктов предъявляются особые требования к функционалу предлагаемых решений. Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.