Законодательная и нормативная база деятельности секретаря

Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности - это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность секретаря в структуре организации, технологию создания документов и их использования в текущей деятельности. Секретарь, как любое должностное лицо, осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, соответствующими законами и постановлениями субъектов Российской Федерации, а также локальными нормативными актами.

В любой организации, в том числе в общеобразовательном учреждении, ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией, секретаря, сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, которые должны обеспечить учет и прохождение документов в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, осуществлять ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Большое значение для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации имеют Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64. В них изложены сведения об особенностях документирования управленческой деятельности в общеобразовательном учреждении, а также такие вопросы как прием и регистрация документов, контроль за сроками исполнения документов, составление номенклатуры и формирование дел, подготовка документов к передаче в архив, обеспечение сохранности дел.

Большое значение для правильного оформления документов имеют наглядные приложения-образцы документов, имеющих место в делопроизводстве общеобразовательного учреждения: должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ, протокол, протокол заседания педагогического совета, выписка из протокола заседания педагогического совета, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма. Помимо этого в приложении даны: образец регистрационного штампа, образец регистрационно-контрольной карточки, форма журнала регистрации поступающих документов, форма журнала регистрации отправляемых документов, форма журнала регистрации приказов, образец номенклатуры дел, образец примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, образец заверительной надписи, образец обложки дела, образец описи дел постоянного хранения, образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора (контракта) по инициативе администрации , образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с расторжением трудового договора по инициативе работника, образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с дисциплиной труда и другими вопросами, регулирующими трудовые отношения работника с администрацией учреждения, организации, предприятия, образцы примерных формулировок приказов, связанных с вопросами предоставления отпусков, форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень документов, необходимых для кадрового делопроизводства, движения и учета кадров и требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок соблюдения трудового законодательства РФ, а также типовая межотраслевая форма № T-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу».

Таким образом, методические рекомендации дают возможность работникам, поступающим на должность секретаря общеобразовательного учреждения, которые, в большинстве своем, не имеют базового профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», ознакомиться с порядком составления и оформления документов, а также организовать работу текущего делопроизводства. Недостатком данных методических рекомендаций является «устаревание» некоторых положений относительно развивающейся законодательной базы. Так, уже после разработки данных методических рекомендаций были приняты следующие нормативные акты, регулирующие делопроизводство: Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г., Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Основные правила работы архивов организаций (2002), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010).

Следовательно, секретарю необходимо быть в курсе изменений законодательной базы в сфере делопроизводства, чтобы избежать ошибок в его ведении. Для этого можно порекомендовать регулярное повышение квалификации на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводит ОКУ «Государственный архив Курской области».

Большое значение для организации работы секретаря играет должностная инструкция, в которой определены его основные права и обязанности.

Секретарь общеобразовательного учреждения подчиняется директору общеобразовательного учреждения. В своей деятельности руководствуется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения; настоящей должностной инструкцией.

С целью улучшения документационного обеспечения общеобразовательного учреждения, секретарь выполняет следующие должностные обязанности: обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений руководства общеобразовательного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение; осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности общеобразовательного учреждения; организует подготовку необходимых документов для руководства; отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения; осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, систематически докладывает руководителю о состоянии их исполнения; организует личный прием граждан, руководителей общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Секретарь общеобразовательного учреждения имеет право: запрашивать для руководителя общеобразовательного учреждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения; требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов; визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения; вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.

В своей профессиональной деятельности секретарь общеобразовательного учреждения взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогических советов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

Как видим, секретари при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.