Акционерные и неакционерные строительные организации (фирмы)

Частный сектор в России состоит из следующих видов:

1.Акционерные общества ( ОАО и ЗАО )

2.Неакционерные строительные фирмы (товарищества ООО; полное товарищество; смешанное товарищество; кооператив; частное предпринимательство)

Акционерное общество- объединение капитала нескольких граждан или юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности.

Имущество АО открытого типа формируется за счет продажи акций в форме открытой подписки, полученных доходов, внесения основных средств или др. законных источников.

В ЗАО имущество образуется за счет вкладов данного коллектива. Имеющийся уставной капитал разделен на определенное количество акций, имеющие равную номинальную стоимость и акционеры несут ответственность по обязательствам АО лишь в пределах своего вклада. В АО есть 3 органа управления: Общее собрание акционеров; Совет директоров; Службы генерального директора. Высшим органом акционерного общества является собрание акционеров. При голосовании придерживаются правила,1 акция-голос.

Акция -ценная бумага, подтверждающая право акционера участвовать в управлении, в распределении прибыли, а также остатков имущества при ликвидации.

Товарищество ООО- объединение лиц для ведения совместной хозяйственной деятельности. Имеет уставной фонд, разделенный на доли, размер которого определяется учредительным документам. Участники ООО несут ответственность по обязательствам товарищества только, долей своего вклада. Высшим орган. ООО - является собрание акционеров. На собрании избирается председатель.

ПОЛНОЕ ТОВАРИЩЕСТВО- объединение нескольких граждан, либо юридических лиц для создания совместной хозяйственной деятельности на основании договора между ними. Участники товарищества принимают личные участия в делах и каждый несет полную ответственность по обязательствам, не только своими средствами, но всем имуществом.

СМЕШАННОЕ ТОВАРИЩЕСТВО- объединение нескольких граждан, или юридических лиц, созданных на основе договора между ними для хозяйственной деятельности. Включает в себя действительных членов и членов-вкладчиков (несут ответственность только вкладами).

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО- принадлежащее гражданину, либо членам его семьи на правах собственности. ИП свойственна гибкость и возможность оперативного принятия решения, т.к. не требуется время консультации с партнерами при решении коллективных вопросов.

Формирование дел

Формирование дел начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО «Гольфстрим» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Гольфстрим» занимаются сотрудники общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены недостатки такие, как папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов».

Документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам:

· - в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

· - в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ООО «Гольфстрим» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

Дела компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения компании в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.