Прибытие и регистрация Экспонентов

Условия участия

 

1. Общая информация о мероприятии:

1.1. Официальное название мероприятия:

ЯРМАРКА ПОДАРКОВ в ДК «Тольяттиазот» (далее - Ярмарка)

1.2. Участник Ярмарки - Экспонент;

1.3. Хэштег Ярмарки: #ЯрмаркаДКТОАЗ

1.4. Ярмарка работает для посетителей 14 декабря 2019 года с 15:00 до 21:00 часов;

1.5. Ярмарка работает для посетителей бесплатно;

1.6. Адрес проведения Ярмарки: г. Тольятти, ул. Коммунистическая, 12 (ДК «Тольяттиазот»);

1.7. Организатор ярмарки - ЧУ «Центр отдыха Тольяттиазот» (ДК);

1.8. Оборудованная площадь для одного Экспонента включает в себя: стол (1 ед. 80х160), стул (2 ед.), а также общее электроосвещение выставочного зала, розетку (по заявке Экспонента), услуги по охране и уборке общего зала;

1.9.  Реклама Ярмарки, в том числе:

• флаеры, распространяемые в организациях-партнерах (тираж 2000 штук);

• размещение наружной рекламы Ярмарки на периметре ДК «Тольяттиазот»;

• размещение внутренней рекламы Ярмарки посредством афиш, размещаемых в ДК «Тольяттиазот»;

• размещение внутренней рекламы Ярмарки посредством афиш, размещаемых в СК «Тольяттиазот»;

• размещение информации о Ярмарке на информационном ТВ-экране, расположенном в ДК «Тольяттиазот», СК «Тольяттиазот», на территории предприятий Корпорации «Тольяттиазот» (20 экранов), а также школах-партнерах (5 экранов);

• размещение информации о Ярмарке на сайте ДК «Тольяттиазот», в социальных сетях групп ДК «Тольяттиазот» и «Тольяттиазот», а также городских группах-партнерах, анонсирующих новости города;

• e-mail рассылка по СМИ города;

 

Прием Заявок на участие

 

Для участия в Ярмарке Экспонент до 22 ноября 2019 года включительно направляет Организатору Заявку по приложенной форме в электронном виде на электронную почту [email protected], оригинал Заявки в 2 (двух) экземплярах передается Организатору на организационном собрании. Все поля Заявки должны быть заполнены, Заявка подписана экспонентом в отведенном для этого поле.

 

2.1. Информация об Экспонентах. Данные, указанные в Заявке будут использоваться Организатором в рекламной кампании Ярмарки в соответствии с указанным в Заявке способом написания названия Экспонента и с использованием описания. Организатор имеет право вносить изменения в текст описания Экспонента для использования его в рекламной кампании.

 

2.2. Фотографии ярмарочной продукции. Экспонент вместе с Заявкой направляет ссылку для скачивания фотографий в высоком качестве на электронную почту Организатора, которые Организатор может использовать в рекламной кампании Ярмарки: планируемая к выставлению на Ярмарке продукция, репортажные фотографии с мероприятий, в которых Экспонент принимал участие ранее (если таковые имеются).

 

Организационные и подготовительные работы

3.1. Распределение выставочных площадей производится на усмотрение Организатора.

3.2. Для обсуждения организационных вопросов 27 ноября в 18:00 и 19:00 в ДК «Тольяттиазот» (ул. Коммунистическая, 12) проводится Организационное собрание, на котором будет определена предварительная расстановка участников, регламент и правила работы Ярмарки, подписаны Заявки и оплачен организационный сбор.

Сбор приглашенных участников Ярмарки осуществляется в холле 1 этажа ДК «Тольяттиазот»

3.3. Контактное лицо по вопросам участия в ярмарке:

Бауман Вероника - e vent-менеджер ДК «Тольяттиазот»

е -mail: [email protected]

Тел.: (8482) 95-05-68, 8-917-157-35-25

3.4. В процессе подготовки к Ярмарке, а также после ее завершения, Экспонент обязан в любых упоминаниях (в том числе рекламных кампаниях) Ярмарки использовать официальное название и хэштег мероприятия в его полном объеме согласно п. 1.1. и п. 1.2. настоящих Условий участия.

 

Оплата участия

4.1. Экспонент оплачивает обязательный организационный сбор за участие в размере 1200,00(Одна тысяча двести) рублей, что включает оборудованную площадь для одного Экспонента:

- стол (1 ед.), стул (2 ед.);

- общее электроосвещение выставочного зала

- розетка (по заявке Экспонента)

- услуги по охране и уборке общего зала.

 

Оплата организационного сбора фиксируется в Заявке в графе «Отметка о регистрации» идает Экспоненту право на бронирование выставочной площади. Экспонент обязан произвести оплату организационного сбора во время проведения организационного собрания. В случае неоплаты организационного сбора в указанный срок Экспоненту не гарантируется предоставление места на Ярмарке. При отказе от участия в Ярмарке необходимо официально уведомить организаторов по электронной почте и устно не позднее, чем за 10 календарных дней до начала Ярмарки. Организационный сбор возврату не подлежит.

Проведение Ярмарки

Прибытие и регистрация Экспонентов

5.1.1. Размещение Экспонента происходит в следующем порядке:

· Экспонент прибывает на территорию ДК «Тольяттиазот», ознакамливается с местом его размещения, отмеченном на карте, которая расположена на рецепции ДК «Тольятттиазот». В случае возникновения вопросов, по прибытии Экспонента, связанных контрольно-пропускным режимом, связываться с Организатором по вопросам пропускного режима, оформления документации и оплате, согласно п. 5.1.6. настоящих Условий участия.

· После прибытия на место своего размещения Экспонент оповещает Организатора по вопросам размещения на площадке согласно п. 5.1.6. настоящих Условий участия для осуществления регистрации, и начинает монтаж.

5.1.2. Размещение Экспонентов производится 14 декабря 2019 г. с 12:00 до 14:30 часов.

5.1.3. При размещении Экспонент должен иметь при себе, подписанную Организатором, Заявку на участие в Ярмарке.  

5.1.4. Погрузо-разгрузочные, монтажные работы и оформление стендов производятся 14 декабря 2019 г. и могут быть начаты не ранее 12:00 и должны быть закончены, включая вывоз тары, не позднее 14:30 часов. Монтажные и демонтажные работы в не установленные часы работы допускаются только с разрешения Организатора по вопросам размещения на площадке.

5.1.5. Монтаж оборудования производится только в пределах занимаемой Экспонентом площади.

 

Работа Ярмарки

5.2.1. Ярмарка работает 14 декабря 2019 г. с 15:00 до 21:00 часов.

5.2.2. Виды продукции, предлагаемые Организатором к представлению на Ярмарке: подарки и аксессуары, одежда, обувь, трикотаж, кожгалантерея, аксессуары, парфюмерно-косметическая продукция, ювелирные изделия, бижутерия, товары для дома, текстиль, посуда, продукты пчеловодства, продовольственные продукты и другое.

5.2.3. Экспонент обязуется позаботиться перед началом Ярмарки о размене крупных купюр для предотвращения возможных неприятных ситуаций для гостей Ярмарки по поиску разменных денег.

5.2.4. Экспонаты не могут быть вынесены из павильона или убраны с выставочной площади до закрытия Ярмарки. Вывоз экспонатов и выставочного оборудования производится только после окончания работы Ярмарки (не ранее 21:00 часов). В случае нарушения условий участия Экспонент будет внесен в черный список организаций, с которыми будут прекращены любые взаимодействия в течение двух лет с момента обнаружения нарушений.

5.2.5. После окончания работы Ярмарки Экспонент обязан сдать все оборудование и занимаемую площадь в исправном состоянии. В случае повреждения площади, повреждения (или утраты) оборудования, покрытия пола и стен Экспонент обязан, во внесудебном порядке, возместить Организатору стоимость ремонтно-восстановительных работ на основании выставленной Организатором претензии не позднее 10(Десяти) рабочих дней.

5.2.6. Организатор имеет право в одностороннем порядке изменить сроки проведения Ярмарки, о чем обязан уведомить Экспонента. В случае изменения сроков проведения Ярмарки исчисление сроков для отказа от участия в Ярмарке начинается с даты оповещения о новой дате проведения Ярмарки.