Ревизия операций с денежными документами

Денежные документы – документы строгой отчетности, хранящиеся в соответствии с установленным порядком в кассе организации. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.п., выкупленные собственные акции, доли участников общества с ограниченной ответственностью, ценные бумаги. Однако для целей бухгалтерского учета ряд перечисленных выше документов учитывается как финансовые вложения.

Для учета денежных документов предназначен субсчет 3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». В ходе проверки уточняются аспекты учетной политики в отношении денежных документов:

к счету 50-3 могут быть открыты соответствующие аналитические счета. Например:

1. «Почтовые марки»

2. «Конверты с марками»

3.  «Почтовые карточки»

4. Оплаченные билеты»

5. «Другие денежные документы»

в альбоме форм предусмотрены формы первичных документов,

которыми оформляются операции с денежными документами;

       график документооборота по операциям с денежными документами;

       сроки, порядок проведения инвентаризации денежных документов и состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов;

       перечень лиц непосредственно связанных с поступлением, хранением, использованием и списанием денежных документов;

       другие специфические аспекты, исходящие из отраслевых особенностей функционирования организации и объема совершаемых хозяйственных операций.

       Следует учитывать, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, сначала следует выяснить, какие унифицированные формы первичных документов применительно к операциям с денежными документами включены в альбомы.

       Согласно Типовому плану счетов аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность.                          Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные документы, предоставленные их поставщиком (продавцом). Однако на практике некоторые организации оформляют приходный ордер, а в строке «Основание» делают ссылку на первичный учетный документ, предъявляемый поставщиком (продавцом). Основанием для расхода денежных документов будут первичные учетные документы, составленные ответственным работником организации (реестр, требование-накладная и др.).

       В некоторых организациях для учета денежных документов используются документы, которыми оформляются кассовые операции. К их числу можно отнести приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3, кассовую книгу КО-4, журнал-ордер №1 и ведомость №1. Однако это не совсем удобно, так как при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке по приходу и расходу), а серии и номер бланков (купюр), а так же их номинал не играют роли. Что касается денежных документов, то необходимо учитывать их как по видам (марки почтовые, марки госпошлины), так и по номиналу (100 руб., 50 руб.). Более того, не совсем корректно выписывать первичный учетный документ на уже имеющийся. Если организация воспользуется для учета денежных документов формами, перечисленными выше, то это закрепляется в учетной политике. Если же на основе предложенных будет разработана иная форма, она должна быть приведена в рабочем альбоме форм первичной учетной документации.

       Однако ряд документов организации придется разработать самостоятельно. К числу таких документов относятся: инвентаризационные описи, акт на списание денежных документов, различные регистры и т.п.

       При разработке инвентаризационной описи денежных документов в основу может быть положена инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-10) и акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №инв-9).

       Акт на списание денежных документов также может быть разработан на основе типовой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

       В ряде случаев для списания использованных денежных документов необходимы дополнительные документы, например реестр отосланной корреспонденции (для почтовых марок, почтовых карточек и конвертов с марками). Такой документ составляется лишь в том случае, соответствующую информацию не аккумулируют в другом первичном документе, например книге регистрации исходящей корреспонденции. Если эта книга предусматривает графу «Отослано по почте», то в этом случае достаточно справки-отчета материально ответственного лица, в которой указывается период, за который составлена справка-отчет, и количество отосланных писем и бандеролей. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала либо конверты различной стоимости, то первичный учетный документ должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например «заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 50 руб.».

       При выдаче работникам путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и оплаченных билетов можно использовать типовую форму платежной ведомости для расчетов с работниками по заработной плате. Однако следует учитывать, что в этом случае в ведомости должна содержаться дополнительная информация (серия, номер, стоимость путевок в санатории, дома отдыха на курорты и билетов для работников организации). Так же следует проверить за счет каких источников приобретались путевки, какая часть их стоимости оплачивается получателями, своевременно ли вносились в кассу деньги от получателей путевок и полностью ли они оприходованы по кассе.

       Срок и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком инвентаризации денежных средств в кассе организации, если денежные документы находятся в подотчете кассира организации. В этом случае инвентаризация будет проводится одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным является иной работник организации (например, секретарь-референт, заведующий канцелярией и т.п.), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а так же заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.

       Для проведения инвентаризации руководителем организации утверждается инвентаризационная комиссия, а в некоторых случаях постоянно действующая комиссия по движению денежных документов.

       Следует иметь ввиду, что списание с учета денежных документов по актам на списание правомерно только в том случае, если комиссия констатирует причину списания: денежные документы испорчены, утеряны и т.п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, так как комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылка корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот первичный документ, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции).