Учет и контроль за ведением кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь»

Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» является обособленным структурным подразделением УО «Академии управления при Президенте Республики Беларусь». В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» ведение кассовых операций возложено на старшего кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договору о полной материальной ответственности.                                                                  На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение, оборудованное защитными решетками на окнах и охранной сигнализацией. Так же в кассе имеется сейф, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью.                                                                К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» установлен лимит остатка кассы в размере 300000 рублей и срок сдачи денежной наличности инкассаторам – каждый рабочий день в 16.00. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.                                                      Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1 Приложение № А). Наличная денежная выручка за день сдается кассирами в центральную кассу вместе со справкой кассира-операциониста (Приложение № Б) отчетом закрытия смены. Приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер и передает непосредственно в кассу, где старший кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.                                                             На предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (Приложение № В), который составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение № Г) и передается кассиру для исполнения.                                                                                                        При выдаче денег работникам организации кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя.                                                        При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности“. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.                                                                           Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям (Приложение № Д). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).                                                  По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм (Приложение № Е). В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.                          Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег (Приложение № Ж), в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.                                                                          Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново. В ходе проверки заполнения приходных и расходных кассовых ордеров за 2009 год был обнаружен сбой в нумерации расходных кассовых ордеров.                                                                         После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (Приложение № З), которая предназначена для учета движения наличных денег. Центр «Торговый комплекс Академии ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.       В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь»  бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов и составляются соответствующие проводки в 1:С «Бухгалтерия».                                         Для учета кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» использует активный счет 50.                                                                                                                           К счету 50 "Касса" открыты субсчета:                                                                     50-1 "Центральная касса",                                                                                             50-3 " Денежные документы ",                                                                                 50-4 "Касса подразделения"

Так как структурное подразделение Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» сдает выручку в центральную кассу, то в организации открыт субсчет 50-1 «Центральная касса», на котором учитываются денежные средства сданные по приходным кассовым ордерам в центральную кассу организации.                                                                    На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, путевки в дома отдых и детские лагеря. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.           На субсчете 50-4 «Касса организации» учитываются денежные средства поступившие в кассу на основании товарно-материального отчета (Приложение № И), приложенных к нему отчетов закрытия смены и книги кассира-операциониста (Приложение № К).                                                                                                       По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Таблица 2

 Счет 50 "Касса" корреспондирует со счетами:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Денежные средства являются наиболее ликвидными активами любого предприятия, организация правильного и своевременного учета и анализа денежных средств во многом способствует улучшению хозяйственной деятельности предприятия, а конечном итоге и его финансовому положению.

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.                                 Бухгалтерский учет в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.                                      В результате анализа состояния учета денежных средств в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» выявлены следующие недостатки:

ü Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка и в банк.

ü Проверку отчета кассира проводит бухгалтер расчетной группы.

ü Так как в центральную кассу организации сдаются денежные средства и Академии и Торгового центра, то из-за невнимательности кассира произошел сбой в нумерации расходный кассовых ордеров.

ü Большинство документов заполняется вручную (реестр депонированных сумм, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга), что влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором (помарки, описки).

Для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств в Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» предлагаю установить соответствующее программное обеспечение 1:С «Бухгалтерия» на рабочем месте старшего кассира, чтобы организовать автоматизированный бухгалтерский учет на должном уровне и с наименьшими потерями рабочего времени, что значительно облегчит труд бухгалтера-кассира. А также это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда старшего кассира; освобождение его от выполнения простых технических функций.