Особенности учета расчетов с покупателями и заказчиками

В расчетах с покупателями применяется безналичная форма расчетов. Безналичные  расчеты проводятся только через банки и другие кредитные организации.

Расчеты с покупателями и заказчиками производятся платежными поручениями, платежными требованиями-поручениями, в порядке уступки права требования, векселями.

Взаимозачетная операция является односторонней сделкой и может быть совершена одной из сторон с уведомлением другой стороны при отсутствии разногласий по проведению взаимозачета. Сторона, принявшая решение о проведении взаимозачетной операции, оформляет заявление о проведении зачета. Сделка по проведению взаимозачета вступает в силу с момента получения этого заявления другой стороной. Подтверждением получения заявления другой стороной необходимо считать квитанцию, уведомление о получении и так далее.

Особенности документооборота при расчетах с покупателями и заказчиками в ООО «АЛИБИ-Корпорэйшн» представлены на рисунке 2.

Рис.2. Этапы обработки документов по расчетам с покупателями и заказчиками

Покупатели формируют запросы менеджерам предприятия. Менеджер выставляет счет, являющийся, офертой и отправляет его покупателям. По условиям договора поставки покупателю может быть предоставлена отсрочка платежа (до 30 дней). При отпуске товаров в продажу менеджер предприятия выписывает расходную накладную и счет-фактуру. Покупатели либо сами забирают товар со склада предприятия, либо просят отправить товар транспортной компанией. В первом случае покупатель оформляет доверенность от юридического лица на получение товарно-материальных ценностей, а во втором случае доверенность заменяется накладной транспортно-экспедиционной компании. Полученные доверенности прикалываются ко второму экземпляру расходных накладных, остающихся в бухгалтерии предприятия, корешок доверенности оформляется и возвращается покупателю. Если товар покупателю отправляется транспортно-экспедиционной компанией, то в этом случае к расходной накладной прикрепляется только накладная транспортной компании.

Предприятие ООО «АЛИБИ-Корпорэйшн» работает с покупателями в основном по предоплате. Оплата счетов покупателем может производиться только в безналичной форме. Банковская выписка по счету поступает на предприятие только на следующий день, поэтому используется система "клиент-банк", которая позволяет увидеть поступление средств на расчетный счет в этот же день. Это оказывается очень удобно для покупателей, которые могут получить товар в день оплаты счета. Проиллюстрируем этапы обработки поступившей банковской выписки рисунок 3.

Существует множество форм расчетов, но на предприятии используются только некоторые из них. Расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся в основном безналичным образом, с использованием платежных поручений. Основанием для оплаты являются счета или договоры поставщиков, при этом оплата может производиться как по факту отгрузки (в порядке плановых платежей), так и в виде авансовых платежей, что является одним из условий договора.

Покупатели в некоторых случаях в счет оплаты задолженности предоставляют векселя третьих лиц (банковские). В случаях, предусмотренных соответствующими договорами, производятся взаимозачеты за поставленные товары. В практике работы предприятия также было несколько случаев расчетов по договорам уступки права требования.

Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателем и заказчиком счету, а при расчетах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю и заказчику.

Так как предприятие ООО «АЛИБИ-Корпорэйшн» работает с покупателями в основном по предоплате, то в соответствии с требованием обеспечить обособленный учет поступивших авансов, примером таких операций послужили бухгалтерские записи за декабрь 2008 года (табл.2):

Дебет счета 51 "Расчетные счета".

Кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет "Авансы полученные".

Дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет "Авансы полученные".

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

В работе предприятия встречаются ситуации, когда отгрузка производится одному покупателю (юридическому лицу), а оплату за него производит другое лицо. В этом случае на платежном поручении указывается "оплата за". С учетом данного вида расчетов на предприятии связано некоторое количество ошибок. Бухгалтер, формирующий проводки по банковским документам, может не обратить внимание на эту строку в платежном поручении; и получается что деньги предприятие получило как аванс от второго лица, а по первому лицу числится задолженность. Ошибки подобного рода исправляются обычно в конце месяца, когда производится сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Таблица 2

Бухгалтерские записи по расчетам с покупателями и заказчиками
за декабрь 2008 года