Релевантность – формальное соответствие ПОД и ПОЗ.

Пертинентность – смысловое отношение между содержанием документа и информационной потребностью.

Чем более профессионально и детально составлены ПОД или ПОЗ, тем более вероятность подобрать источники информации пертинентные (по смыслу соответствующие) потребности.

Различают три основных принципа индексирования – классификация (систематизация), предметизация, координатное индексирование. Каждый вид индексирования реализуется с использованием специально разработанного ИПЯ.

Классификация (систематизация) – вид индексирования, при котором содержание документа и (или) запроса выражено классификационными индексами в соответствии с правилами какого-либо классификационного ИПЯ (классификационной системы). Процесс классификации (систематизации) представляет собой распределение документов по отраслям знаний. Внутри каждой отрасли происходит детализация по менее крупным, но уже расположенными в логически обоснованной последовательности наукам и областям практической деятельности. Например: арифметика, алгебра, геометрия – математические науки, а ботаника, зоология – биологические. Оба названных класса входят в более крупный блок – естественные науки. Классификационный принцип индексирования базируется на использовании специально разработанных таблиц классификации, с помощью которых каждому индексируемому документу присваивается тот или иной индекс (или несколько индексов) и обеспечивает возможность организации поиска по иерархическому признаку (от общего к частному, от целого к части, от рода к виду). Поиск по отраслям знания интернационален, так как организуется с помощью понятных всем цифровых обозначений – классификационных индексов – международных средств доступа к документам. К разряду наиболее распространенных в нашей стране иерархических классификационных систем относятся УДК (Универсальная десятичная классификация) и ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).

ББК - классификационная система, в которой в научно обоснованной последовательности отражены все отрасли знания и практической деятельности и каждой из них присвоены условные обозначения (индексы) – буквенно-цифровые обозначения, составленные на основе русского алфавита и арабских цифр. ББК имеет иерархическую структуру – по мере усложнения отрасли знания детализируется индекс. Например:

                            2 Естественные науки

                   22 Физико-математические науки

22.1 Математика                     22.3 Физика

22.14 Алгебра                              22.33 Электричество и магнетизм

  22.141 Элементарная алгебра     22.334 Магнетизм

Предметизация – вид индексирования, при котором содержание документа и (или) запроса выражено с помощью алфавитного перечня лексических единиц, называемых предметными рубриками.

Предметная рубрика – элемент ИПЯ, представляющий собой краткую формулировку темы на естественном языке.

В качестве предметных рубрик используются слова, словосочетания естественного языка.Предметизационный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска по алфавитному признаку. Первые встречи человека с методом предметизации происходят еще в раннем детстве в процессе игры с кубиками, на которых изображены буквы и предметы, название которых начинается с этой же буквы: А – арбуз, Б – барабан и т.д. Позднее с этим методом человек встречается, работая со словарями, справочниками, энциклопедиями, в которых словарные статьи расположены в алфавите предметов, выраженных в словах и словосочетаниях. В основе предметизации как вида индексирования лежат две основные операции – выявление предмета документа и преобразование этого предмета в соответствии с существующими правилами в краткую словесную форму, которая называется предметной рубрикой. На основе предметных рубрик формируются предметные каталоги и алфавитно-предметные указатели, которые представляют из себя алфавитный перечень предметных комплексов, состоящих из рубрик и подрубрик, каждая из которых всесторонне раскрывает рассматриваемый предмет. Например:

Предметная рубрика:  Россия

Подрубрики : - Административно-территориальные деления

- Альбомы

- Взаимоотношения – Страна (детализируется)

- Внешняя политик

- География

- Геология

- Государственный строй

- Законы, постановления

- История

- И т.д.

Координатное индексирование – вид индексирования, при котором смысловое содержание документа и (или) запроса многоаспектно выражается множеством ключевых слов.

Ключевое слово – информативное слово (лексическая единица естественного языка, несущая основную смысловую нагрузку), приведенное в стандартной лексикографической форме.

В итоге координатного индексирования содержание документа представлено набором ключевых слов, взятых из текста или подобранных в результате аналитико-синтетической переработки.

Идею координатного индексирования сформулировал еще в начале 50-х годов 20 века американский ученый М. Тауб. Согласно его идее, «информационное содержание документа можно отразить в его поисковом образе при помощи перечня несвязанных между собой, взятых из текста, наиболее значимых для этого текста слов, а поиск вести по логическому сочетанию таких значимых слов запроса». Он рекомендовал использовать для индексирования отдельные слова естественного языка – ключевые слова.

 Идея координатного индексирования используется при поиске информации в Интернет – поисковый образ запроса формируется с использование слов естественного языка, несущих основную смысловую нагрузку. Поэтому перед осуществлением поиска в глобальной сети, полезно ознакомиться с содержание (наполнением) темы или понятия по терминологическим, толковым словарям, словарям синонимов. В первом случае для уточнения границ поиска, во втором - расширения. Рекомендуется придерживаться следующих правил формирования ключевых слов: целесообразно ориентироваться, прежде всего, на единичные ключевые слова, сохраняя устойчивые словосочетания в тех случаях, когда их расчленение ведет к потере значения термина, типа «железная дорога», «сельское хозяйство», «управление персоналом» и тд. Например: фраза «Роман, принадлежащий перу писателя 19 века» содержит 2 ключевых слова – «роман», «19 век».

Рассмотренные три основные разновидности индексирования лежат в основе различных по своему функциональному назначению информационно-поисковых систем: классификация (систематизация) используется при создании систематических каталогов, картотек; предметизация – в предметных каталогах и алфавитно-предметных указателях.

Следующим по степени свернутости информации вторичным документом является библиографическое описание.

Библиографическое описание (БО)– совокупность библиографических ведений, приводимых в определенной последовательности, как о документе в целом, так и о его части или группе документов. БО содержит минимум сведений о документе, которые позволяют идентифицировать его в документальном потоке, т.е. отличить от других документов. БО является частью библиографической записи, которая помимо собственно БО содержит дополнительно аннотацию или реферат, классификационный индекс (иногда несколько), предметные рубрики, перечень ключевых слов, шифры хранения документа и другую информацию. БО составляется по определенным правилам. В нашей стране эти правила определены ГОСТ 7.1 – 2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления». Данная тема является предметом рассмотрения следующего занятия.

Аннотирование и реферирование – это формализованные методы свертывания информации, в результате которых на естественном языке дается краткая характеристика документа с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. Эти два процесса строго регламентированы ГОСТ 7.9-95 СИБИД «Реферат и аннотация. Общие требования»

Результатом аннотирования документа является аннотация – это документ, содержащий краткую характеристику первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей. Аннотация призвана в краткой форме ответить на вопрос «О чем сообщается в первичном документе?». Она содержит информацию об основной теме, проблеме, цели работы и ее результатах; о том, что нового несет в себе документ по сравнению с другими родственными по тематике и целевому назначению; об авторе первичного документа; о достоинствах издания; об изменениях заглавия документа, его переизданиях. В аннотациях на произведения художественной литературы указываются сведения о литературном жанре, основной теме и идее произведения, сюжете и героях, месте и времени описываемых событий, периоде, к которому относится творчество автора. Аннотации подразделяются: по общественному назначению – справочные (не дающие критической оценки) и рекомендательные (активно пропагандирующие документ); по способу характеристики – общие (характеризирующие источник в целом) и аналитические (характеризирующие только определенную часть содержания документа); по глубине свертываемости – краткие и расширенные (раскрывающие несколько аспектов документа); по количеству характеризуемых источников – монографические (составленные на один документ) и сводные (составленные на группу документов).

Результатом реферирования является реферат – краткое изложение содержания первичного документа, включая его основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора (в образовательных учреждениях рефератами называют научные доклады как результат изучения какой-либо темы). В отличие от аннотации реферат отвечает на вопрос «Что именно сообщается в первичном документе?». Иными словами, это сокращенное изложение первичного документа. Задача реферата – сообщить о приращении новых, полезных знаний, выявленных в содержании первичных документов. Реферированию подвергаются лишь документы, содержащие значимую фактографическую информацию. Для реферирования отбирают научно значимые, наиболее актуальные работы, отражающие новые тенденции и направления развития науки и производства. Объектами реферирования являются научные статьи, главы из монографий, сборников трудов, депонированные рукописи, патентные документы. Наличие в библиографической записи реферата свидетельствует о том, что первичный документ, отраженный в ней, заслуживает внимания ученых и специалистов соответствующих областей науки. Наиболее характерным для реферата является то, что его содержание не всегда адекватно содержанию анализируемого документа. В реферате отражается в первую очередь новая, ценная, полезная информация, которая порой лишь часто содержания первоисточника.

Аннотация и реферат отличаются не только по содержанию, но и по выполняемым функциям в информационном процессе: первые служат для ориентации потребителей информации в документальных потоках (выполняют сигнальные функции), вторые – для ориентации в информационных потоках (познавательные функции).

Реферат и аннотация выполняют следующие функции:

- дают возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;

- предоставляют информацию о документе и устраняют необходимость чтения полного текста документа в том случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес;

- используются в информационных, в том числе автоматизированных системах для поиска документов и информации.

Обзорно-аналитическая деятельность – вид аналитико-синтетической переработки документов с целью составления обзоров.

Обзор – результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т.п., с целью обобщения, установления разницы и сходства, оценки, путей развития проблемы, степени их разработанности и возможного прогноза.

Многими учеными расши­рение обзорной деятельности рассматривается в качестве одного из пу­тей разрешения современного кризиса информации, средства преодо­ления противоречия между объемом накопленной и текущей информации и физическими возможностями восприятия ее отдельным человеком. Кризис информации, по мнению специалистов, может при­вести к некоторому замедлению прогресса науки. Чтобы устранить эту угрозу, необходимо сведение воедино фактов и идей. Многие ученые считают, что написание обзоров — это задача, достойная самых глубо­ких умов, способных критически проанализировать большие массивы результатов. Научная информация, создаваемая миллионами ученых и специалистов, часто бессистемно разбросана в большом количестве на­учных документов. Для оптимизации использования этой информации необходима ее конденсация, классификация, систематизация, анализ, оценка. Но, ни в одном из различных видов аналитико-синтетической переработки информации все эти операции не осуществляются с такой полнотой и глубиной, как при составлении обзоров. Считается, чтов настоящее время в области научно-информационной деятельности су­ществует настоятельная необходимость в выделении обзора как особо­го научного документа.

Возрастание роли обзорной информации в удовлетворении инфор­мационных потребностей специалистов науки и техники обусловлива­ется, однако, не только и не столько количественным ростом документальных потоков, сколько качественными изменениями, происходящими в системе научных коммуникаций, и увеличением роли элементов управления и планирования в развитии науки и техники.

 Под обзором как видом научно-технической литературы по­нимается произведение, содержащее сводную характери­стику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документальном или информационном потоке.

Различают библиогра­фические, реферативные и аналитические обзоры.

Библиографический обзорсодержит сводную характеристику изда­ний и документов. В библиографическом обзоре дается обобщенное описание со­держательных элементов, а также приводятся формальные признаки, характеризующие обозреваемые источники. Целевое назначение таких обзоров — ориентация потребителей информации в документальных потоках.

Если в обзорах дается оценка произведений, мы имеем дело с разно­видностями библиографических обзоров — критическими или рекомен­дательными библиографическими обзорами. Библиографические обзоры в свою очередь подразделяются на об­зоры новых поступлений (материалов, вышедших в свет за последний период — месяц, квартал, год); источниковедческие обзоры, рассматри­вающие характер, назначение и тематику произведений по определен­ной проблеме или предмету; обзоры информационных изданий (опре­деленной совокупности реферативных журналов, библиографических указателей и т. п.).

Реферативный обзор имеет целью ориентацию потребителей информации не в документальных, а информационных потоках, т. е. в со­вокупности фактов и концепций независимо от того, из каких докумен­тов они извлечены. Из обозреваемых документов отбираются только те факты и концепции (порой всего одна цифра), которые могут служить в качестве «строительного материала» для раскрытия темы обзора. Ос­тальная информация, содержащаяся в источниках, возможно, сама по себе очень ценная, но не имеющая отношения к данной теме, игнорируется. В этом заключается существенное отличие реферативного обзора от библиографического. Последний предполагает обязательное обра­щение потребителей к первоисточникам, указанным в обзоре.

Аналитический обзор создается с целью не только ориентировать специалистов в информационном потоке по данному направлению (проблеме), по и дать оценку состояния проблемы, выявить тенденции в ее развитии, т. е. его цель — интерпретированная ориентация в инфор­мационном потоке.

В зависимости от выполняемой им функции, опре­деляемой целевым назначением, обзоры бывают следующих подвидов:

а) обзоры-обоснования, в которых дается оценка состояния вопроса с обоснованием необходимости решения данной проблемы, а также с набором и оценкой альтернативных путей и методов решения.

б) итоговые обзоры, в которых дается оценка состояния вопроса с характеристикой достигнутого уровня, а также нерешенных проблем. Такие обзоры как бы подводят черту под определенным этапом (перио­дом) развития научно-технического объекта (проблемы) и очерчивают область возможных направлений работ.

в) прогностические обзоры, в которых дается оценка состояния и оп­ределяются перспективные пути развития научно-технического на­правления. Такие обзоры содержат аргументированную оценку сущест­вующей ситуации, тенденций, темпов и прогнозов развития направле­ния. Обычно прогностический обзор является частью прогноза, в который входит еще перечень мероприятий, необходимых для дости­жения поставленной цели. Прогностические обзоры ориентированы, прежде всего, на планирующие органы фирм и ведомств. Однако боль­шую ценность представляют они и для руководителей тем и направле­ний в научно-исследовательских организациях.

Итак, в результате свертывания образуются следующие относительно самостоятельные виды документов: индекс, предметная рубрика, ключевое слово, библиографическое описание, аннотация, реферат, обзор. Перечисленные ряды документов имеют обобщающее название – вторичные документы.