Виды закрытых документов и сведений
Выделяют следующие виды коммерческой информации: 1. Деловая информация: · сведения о контрагентах; · сведения о конкурентах; · сведения о потребителях; · сведения о деловых переговорах; · коммерческая переписка; · сведения о заключенных и планируемых контрактах. 2. Научно-техническая информация: · содержание и планы научно-исследовательских работ; · содержание “ноу-хау”, рационализаторских предложений; · планы внедрения новых технологий и видов продукции; 3. Производственная информация: · технология; · планы выпуска продукции; · объем незавершенного производства и запасов; · планы инвестиционной деятельности. 4. Организационно-управленческая информация: · сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе; · оригинальные методы организации управления; · система организации труда. 5. Маркетинговая информация: · рыночная стратегия; · планы рекламной деятельности; · планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм; · методы работы на рынках; · планы сбыта продукции; · анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции. 6. Финансовая информация: · планирование прибыли, себестоимости; · ценообразование – методы расчета, структура цен, скидки; · возможные источники финансирования; · финансовые прогнозы. 7. Информация о персонале фирмы: · личные дела сотрудников; · планы увеличения (сокращения) персонала; · содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу. 8. Программное обеспечение: · программы; · пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях. Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры. Процесс обеспечения сохранности документов, содержащих коммерческую информацию, осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими стадиями являются: 1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф (степень конфиденциальности информации), должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка. 2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается. 3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений). 4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др. Сотрудники фирмы, работающие с секретными документами и отвечающие за их сохранность, использование и своевременное уничтожение, должны быть защищены от соблазна простым, но надежным способом – высокой заработной платой. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода. Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования. Товарная информация Товарная информация – это сведения о товаре, предназначенные для пользователей – субъектов коммерческой деятельности. Производители являются первичными источниками товарной информации, а производственную информацию может дополнять продавец. По назначению товарную информацию подразделяю на виды: · Основополагающая, располагает основными сведениями о товаре, которые имеют решающее значение для идентификации и предназначенные для всех субъектов рыночных отношений. К основополагающей товарной информации относят: вид и наименование товара, массу нетто, дату выпуска, сорт товара, наименование предприятия – изготовителя, срок хранения или годности. · Коммерческая, располагает сведениями о товаре, дополняющими основную товарную информацию. Предназначена для изготовителей, поставщиков и продавцов. Она мало доступна потребителю. Коммерческая информация содержит данные о предприятиях – посредниках, нормативных документах, о качестве товаров, штриховом кодировании. · Потребительская, располагает сведениями о товаре, предназначенными для создания потребительских предложений. Она предназначена непосредственно для потребителей, содержит сведения о привлекательных потребительских свойствах, пищевой ценности, составе, назначении, способах использования, гарантии и т.д. Средства товарной информации: маркировка, технические документы, нормативные документы, справочная, учебная и научная литература, реклама и пропаганда. Маркировка – текст, условные обозначения или рисунок, нанесенные на упаковку или товар, предназначенные для доведения покупателей сведений о качественных характеристиках товара. Маркировка должна соответствовать требований стандартов, других нормативных документов. Маркировка делится на два вида: производственная и торговая. Производственная маркировка – текст, условные обозначения, нанесенные производителем на товар и упаковку. Носители производственной маркировки: этикетки, вкладыши, ярлыки, бирки, контрольные ленты, штампы. Торговая маркировка – текст, условные обозначения или рисунок, нанесенные изготовителем не на товар, а на носители. Носители торговой марки – это ценники, товарные и кассовые чеки. Структура маркировки Маркировка может включать в себя три элемента: · Текст 50-100% (удельный вес); · Рисунок 0-50%; · Условные обозначения – информационные знаки 0-30%. Информационные знаки – условные обозначения, предназначенные для идентификации отдельных или совокупных характеристик товара. Информационным знакам свойственны краткость, выразительность, наглядность и быстрая узнаваемость. Есть 4 формы товарной информации: 1. Словесная информация, размещается на упаковке или на самом товаре. Самая доступная информация для покупателя. 2. Цифровая информация – содержит количественные сведения о товаре, такие как объём, длина, масса нетто и масса брутто, дату изготовления и срок хранения. Дополняет словесную информацию. 3. Изобразительная информация – это художественные или графические изображения самого товара или репродукция с других изображений. Дополняет словесную и цифровую информацию. 4. Символическая информация, содержит сведения о товаре, передаваемые с помощью информационных знаков. Информационные знаки – условные обозначения, предназначенные для идентификации отдельных или совокупных характеристик товара, характерны для производственной маркировки. Существует большое количество способов получения информации, в том числе и не совсем законных: 1. сбор информации, содержащейся в средствах массовой информации, включая официальные документы, например, судебные отчеты; 2. использование сведений, распространяемых служащими конкурирующих фирм; 3. биржевые документы и отчеты консультантов; финансовые отчеты и документы, находящиеся в распоряжении маклеров; выставочные экспонаты и проспекты, брошюры конкурирующих фирм; отчеты коммивояжеров своей фирмы; 4. изучение продукции конкурирующих фирм; использование данных, полученных во время бесед со служащими конкурирующих фирм (без нарушения законов); 5. замаскированные опросы и “выуживание” информации у служащих конкурирующих фирм на научно-технических конгрессах (конференциях, симпозиумах); 6. непосредственное наблюдение, осуществляемое скрытно; 7. беседы о найме на работу со служащими конкурирующих фирм (хотя опрашивающий вовсе не намерен принимать данного человека в свою фирму); 8. так называемые “ложные” переговоры с фирмой-конкурентом относительно приобретения лицензии; 9. наем на работу служащего конкурирующей фирмы для получения требуемой информации; 10. подкуп служащего конкурирующей фирмы или лица, занимающегося ее снабжением; 11. использование агента для получения информации на основе платежной ведомости фирмы-конкурента; 12. подслушивание переговоров, ведущихся в фирмах-конкурентах; 13. перехват телеграфных сообщений; 14. подслушивание телефонных разговоров; 15. кража чертежей, образцов, документации; 16. шантаж и вымогательство.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (454)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |