Унификация и стандартизация документов

Содержание

 

1 Унификация и стандартизация документов

1.1 Влияние унификации документов на исторические источники

2 Анализ унификации учебной документации

2.1 Формы документов, разработанные в Советский период

2.2 Отдельные формы документов, введенные ведомственными нормативными актами

2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу

3 Методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих

3.1 Классификация должностей

3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности

3.3 Унификация служебного контракта

3.4 Проведение и документирование аттестации госслужащего

3.5 Организация и документирование квалификационного экзамена госслужащего

Заключение

Список использованных источников

 

 

Введение

 

Документ – письменный исторический источник, памятник истории и культуры.

Но вместе с тем документ – это инструмент управления, средство доказательства, доведения оперативной информации до потребителя. Двойственность документа охватывается документоведением. Например, унификации документов и построение документальных систем, что входит непосредственно в предмет документоведения, имеют две стороны – управленческую и методическую, но им уделяется, как правило, разное внимание в разработках. Обычно подчеркивается роль документа в управлении, экономия труда, затрачиваемого управленческим персоналом на составление документов, ускорение поиска и контроля исполнения, положительные возможности, которые возникают при автоматизированной обработке данных и передаче информации по электронным каналам.

Документоведение как историческая дисциплина учитывает важнейшие функции документа при унификации, при выработке реальных правил составления и оформления документов, организации их хранения в делопроизводстве и др. Решая практические задачи повышения эффективности документа в сегодняшней информационной среде, оно создает документальную базу исторических исследований и активно участвует в выработке методологических основ формирования источниковой базы исторической науки. Особое значение в настоящее время имеют документоведческие исследования и методические разработки, относящиеся к электронным документам и к комплексу их качеств как инструментов управления и возможного использования в качестве исторического источника.

Объектом изучения является История унификации текста документа.

Предметом изучения курсовой является влияние унификации документа на различные источники.

Цели и задачи курсовой работы:

· Влияние унификации документов на исторические источники

· Вопрос об унификации учебной документации

· Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих

Документоведение, разрабатывая формуляры документов, унифицируя документальные системы и устанавливая обязательные реквизиты оформления как бумажных, так и электронных документов, способствует облегчению операций анализа документированной информации, сопоставимости данных, обеспечивает гарантию подлинности документов.

 

 

Унификация и стандартизация документов

 

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.       

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:

· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации

· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.

Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

В-третьих, стандартизация — это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.

Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Применяемые унифицированные формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:

· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;

· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения

При унификации документации проводят следующие работы:

· устанавливают номенклатуру действующих форм;

· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;

· устанавливают методы контроля исполнения документа.

Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).

В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.

Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.

Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.

Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.

Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.

Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.