Проверка правильности документировании, отражения в учете движения основных средств и их ремонта

Документальное подтверждение хозяйственных операций по основным средствам – это процесс выбора статьи счета и прослеживания в обратном порядке, то есть поиск исходных документов, подтверждающих правильность учетной записи. По основным средствам аудитор может сделать выборку, чтобы установить факт поступления, выбытия основных средств, а также выявить статьи ремонта, по которым были затрачены значительные средства. Можно использовать также метод случайной выборки. Таким образом можно установить отраженные в учете суммы налогов и расходов по страхованию основных средств.

При проведении формальной проверки документов аудитор визуально просматривает первичные документы по учету основных средств, инвентарные карточки, журнал-ордер №7, расчетные таблицы, главную книгу и др. Проверяет соответствие документов типовым унифицированным формам, правильность заполнения всех реквизитов, наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр, подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц.

Следует отметить, что при просмотре правильности заполнения инвентарных карточек в бухгалтерии ГУ МЧС России по Приморскому краю, выявлены нарушения, а именно: в инвентарных карточках учета основных средств (автомобили) не указаны краткая индивидуальная характеристика (модель, тип, марка), амортизация и дата ввода в эксплуатацию.

Например: инвентарная карточка № 14 на автомобиль АЦ-40 грузовой ЗИЛ 131, инвентарная карточка № 16 на автомобиль АПП-0,5-2 (ГАЗ-33023).

В процессе аудита основных средств широко применяют прием пересчета, который необходимо осуществлять при проверке начисления амортизации и оценок выбытия и списания основных средств. Накопленная амортизация существует как арифметическая величина, поэтому определение ее реальности возможно только путем пересчета.

Важной задачей контроля основных средств является выявление соблюдения действующего порядка их приобретения и списания, а также отражения их наличия и движения в бухгалтерском учете.

Необходимо установить целесообразность и законность приобретения, выявить полноту и своевременность оприходования поступивших на предприятие основных средств, а также правильность документального оформления и реальность их оценки. Неправильная оценка может не только исказить общую картину, но и вызвать неточное начисление амортизации; неправильное отражение величины основных средств в бухгалтерской (финансовой) отчетности; искажение сумм исчисляемых налогов.

Полноту и своевременность оприходования основных средств устанавливают путем изучения документов по счетам 0 101 00 000 «Основные средства», 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

При проверке поступления основных средств в порядке их безвозмездной передачи устанавливают наличие соответствующих двухсторонних актов приема-передачи указанных объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально ответственными лицами. Приобретение бывших в эксплуатации объектов у других организаций тщательно проверяется с точки зрения установления законности и целесообразности каждой операции, а также полноты своевременности поступления и полноты оприходования таких объектов на балансовый учет.

Так, например, при проверке полноты оприходования автомобильного транспорта от организаций, финансируемых за счет средств субъекта, обнаружено, что на основании обращения ГУ МЧС от 10.11.2009г. № 6567-16 Территориальным управлением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Приморскому краю издано Распоряжение от 25.11.2009г. № 296-р о закреплении за ГУ МЧС на праве оперативного управления 31 автомобиля остаточной стоимостью 1121100 руб.

По состоянию на 31.03.2010г. оприходованы на баланс ГУ МЧС только 19 автомобилей остаточной стоимостью 677135,21 руб. Аудитором рекомендовано ускорить работу по постановке на баланс автотранспорта.

Аудиторской проверке подлежат операции по списанию основных средств. В процессе проверки аудитор устанавливает причину списания объектов основных средств, законность и целесообразность этих операций, порядок ликвидации пришедших в негодность, полноту оприходования запасных частей, лома, других материалов, полученных от ликвидации объектов.

Аудитор изучает все акты на списание зданий, сооружений, машин, оборудования и другого имущества организации. При этом следует обращать внимание на соблюдение установленных форм этих документов, заполнение в них реквизитов, наличие мотивированных заключений комиссии, подписей всех членов комиссии и руководителя организации, утверждающего эти акты.

Нарушения и ошибки в бухгалтерском учете допускаются главным образом при оформлении движения основных средств.

Важным этапом контроля является проверка правильности учета и отнесения затрат на ремонт основных средств. При проверке необходимо установить наличие планов и смет ремонта, актов выполненных работ, договоров подряда, акта технического осмотра зданий и сооружений, правильность и своевременность составления указанных документов, не завышались ли нормы расхода материалов и расценки по оплате труда на ремонтные работы. При проверке данного этапа следует использовать встречную сверку документов, устный опрос ответственных лиц, выборочную контрольную инвентаризацию объема и качества выполненных ремонтных работ.

При проверке затрат на ремонт основных средств используют метод контрольного обмера. Аудитор может произвести контрольный обмер объемов выполненных работ по ремонту непосредственно на объектах, что позволит дать объективную оценку фактических ремонтных работ и установить сумму необоснованно списанных материалов, а также сумму незаконно выплаченной заработной платы, если при попустительстве отдельных работников организации имело место завышение объемов выполненных работ.

Так, при проверке правильности расходования денежных средств путем контрольного обмера на текущий ремонт здания по адресу: г. Владивосток, ул. Суханова, 3 установлено завышение стоимости объемов работ, выполненных подрядчиком ЗАО «Генподрядчик» на общую сумму 33240 руб., в том числе:

- на 13945 руб. завышена стоимость ремонтных работ в кабинете начальника отдела связи; работы выполнены по договору от 01.03.2009г. № 21/1;

- на 17348 руб. завышена стоимость ремонтных работ в комнате отдыха, выполненных по договору от 14.03.2009г. № 22/2;

- на 1947 руб. завышены объемы работ в кабинете начальника оперативного управления, выполненных по договору от 14.04.2009г. № 45/1.

 Аудитору представлен акт сверки по состоянию на 31.12.2009г., согласно которому за ГУ МЧС значится задолженность перед ЗАО «Генподрядчик» в сумме 556 000 руб., по данным бухгалтерского учета ГУ МЧС задолженность не значится.

При наличии ремонтных работ аудитор проверяет и анализирует насколько достоверны показатели проектно-сметной документации на ремонт, не скрываются ли под видом ремонта зданий затраты на новое строительство или реконструкцию, относящиеся к капитальным вложениям.

При сопоставлении данных по балансу исполнения бюджета формы 0503130 и сведений о движении нефинансовых активов формы 0503168 по состоянию на 1 января 2010 года расхождений не выявлено. Остаток на конец отчетного периода по всем формам 0503168 (сведения о движении нефинансовых активов) тождественен строке 010 «Основные средства (первоначальная стоимость)» баланса исполнения бюджета формы 0503130.

Рабочие документы аудитора представлены в Приложении В, таблицах В.1, В.2.