Глава 4. Проектирование матрицы распределения административных функций управления (РАФУ)

Цель проектирования: оптимизация функциональной структуры организации посредством анализа функций подразделений, определения трудоемкости выполнения управленческих задач и норм загрузки подразделений и служб. Рациональное распределение функций управления способствует эффективному достижению целей организации (фирмы). Определение целенаправленности любой организации, т.е. общей цели существования фирмы, является весьма важной и сложной проблемой.

Цель – это желаемое состояние любой системы. Цель состоит из совокупности подцелей (задач) и должна обладать следующими характеристиками

• конкретностью;

• обозримостью (краткосрочностью, долгосрочностью),

• реалистичностью (достижимостью),

• взаимосвязанностью (согласованностью с другими задачами);

• эффективностью (прибыльностью).

Достижение цели фирмы обеспечивается через реализацию функций управления

Функция управления – это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Иными словами, функция представляет собой совокупность управленческих работ, объединенных по признаку однородности. Выделение функции управления зависит от целевого назначения системы (фирмы). Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом.

Обоснованное разделение функций между подразделениями и службами аппарата управления обеспечивается посредством разработки и реализации матрицы разделения административных функций управления (РАФУ).

Эта матрица представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются наименования подразделений и служб (либо конкретные работники аппарата управления), а по строкам перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.

С позиции системного подхода матрицу РАФУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы – функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В наименованиях строк перечисляются функции (виды управленческих работ, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками показаны функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

При проектировании матрицы РАФУ деятельность по реализации функций управления характеризуется следующими аспектами:

1 – ответственность за решение конкретной задачи управления,

2 – функции исполнителя по реализации задачи,

3 – функции исполнителя по подготовке к реализации задачи.

В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют определенные аспекты деятельности по выполнению функций управления.

Условные обозначения для первого аспекта:

Я – единоличное решение и персональная ответственность за решение задачи (с подписью);

! – персональная ответственность за решение определенной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью),

Р – участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.

Условные обозначения для второго аспекта:

П – планирование,

О – организация;

К – контроль;

Х – координация совместных усилий участников процесса;

А – мотивация (активизация);

У – учет.

Условные обозначения для третьего аспекта:

С – согласование;

И – исполнение,

М – подготовка предложений,

- – в работе не участвует.

Для того чтобы определить значимость символов, используют один из наиболее широко распространенных и доступных методов экспертного опроса и обработки экспертных оценок – оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов (табл. 4).

Таблица 4

Таблица 5

Форма матрицы предпочтений (парных сравнений)

В приведенной матрице символы сравниваются один с другим. При этом используют следующие обозначения

• более предпочтительному символу присваивается 2;

• менее предпочтительному – 0;

• если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается 1.

Техника заполнения формы: прежде всего заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой, по диагонали ставится 1, затем заполнение проводится построчно. Если символу присваивается 2, то по горизонтали в столбце сравниваемого символа ставится 0 и т. д. Таким образом, сначала заполняются 1-я строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т. д. При сравнении К1 и К2, например, выявлено, что символ К1 предпочтительнее символа К2. Тогда в четвертый столбец первой строки матрицы записывают 2 и по аналогии, поскольку символ К2 менее значим, чем К1, в третий столбец второй строки записывают 0. Так как К1 по значимости равен К5, то в седьмом столбце первой строки записывается 1.

Особенность приведенной матрицы состоит в том, что по каждой ее строке даны значения К-го символа по сравнению со всеми остальными. Следовательно, суммируя число предпочтений по строке, можно получить значимость каждого символа функциональной матрицы. Так, К1 имеет значимость сумма K1 = 2, а К3 = 5 и т д.

Далее находят относительную значимость (долю) каждого символа, например

VK1 = 2 / 9 * 100 = 22,2

VK2 = 2 / 9 * 100 = 22,2

VK3 = 5 / 9 * 100 = 55,5

Полученные экспертные оценки обрабатывают. Для этого записывают индивидуальные оценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку. Наиболее приемлемый метод получения коллективных оценок – нахождение средней арифметической величины.

Таблица 6

Коэффициенты трудоемкости решения управленческих задач ( ) рассчитывают способом, аналогичным изложенному выше, т е. используя матрицу предпочтений. Коэффициент  заносят в столбец 3 матрицы (табл. 3).

Имея рассчитанные веса операций (Кi) и коэффициент трудоемкости решения управленческих задач ( ), можно определить трудоемкость решения каждой задачи по формуле

,                                                   (1)

где  – коэффициент трудоемкости решения i-й задачи;

Кi – сумма весов операций j-го структурного подразделения или должностного лица i-й задачи,

i=1,2, …, у – перечень должностных лиц и структурных подразделений.

Загруженность структурного подразделения или должностного лица (общую трудоемкость всех выполняемых функций подразделением или должностным лицом) можно определить по формуле

,                                                 (2)

где i = l,2,, у – перечень управленческих задач, решаемых аппаратом управления

Определяя трудоемкость решения управленческих задач, можно делегировать все задачи по степени трудоемкости их исполнения. Определяя загруженность должностных лиц и структурных подразделений аппарата управления, можно выделить наиболее загруженные отделы и провести оптимизацию функциональной структуры.

Анализ матрицы РАФУ позволяет определить наиболее трудоемкую функцию, которая в данном случае является контрольно-аналитическая работа. Наиболее загруженными должностными лицами и структурными подразделениями являются директор и финансовый отдел. Учитывая это, нужно делегировать часть функций, другим менее загруженным подразделениям, и равномерно распределить между ними.