Глава 3. Исследование информационных потоков

2019-12-29

157

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

1 234 5

Цель исследования – установление соответствия обращающихся документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач.

При этом исходят из положения о том, что каждый документ должен иметь строго целевую функциональную направленность и должен быть связан с реализацией конкретных задач управления (нескольких задач). Документы, не связанные с реализацией закрепленных за объектом управленческих задач (таблица 4) должны быть выведены из обращения.

Несоблюдение этих положений ведет к обращению в системе управления документов, не связанных с деятельностью объекта исследования, что усложняет информационные взаимосвязи и увеличивает затраты на обработку информации и, следовательно, общие затраты на управление.

Результаты исследования оформляются в форме таблицы (см. табл.3).

Таблица 3

Исследование информационных потоков

Наименование документа	Подразделение-отправитель		Поздравление-получатель				Цель составления документа			Задача, с реализацией которой связан документ (из табл.2)
1	2		3				4			5
План производства по номенклатуре на год, квартал, месяц	Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия		Финансовый отдел				Планирование затрат будущих периодов			1.1 1.4
План производства продукции по номенклатуре и объемам товарной продукции по цехам.	Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия		Финансовый отдел				Установление планового задания и планирование затрат будущих периодов			1.11 1.4
Финансовый план		Финансовый отдел		Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия			Планирование будущих затрат			1.1 1.11
Отчеты о выполнении финансового плана		Финансовый отдел		Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия			Анализ показателей выполнения плана			2.5
Копии задания цехам и отделам по снижению запасов оборотных средств		Финансовый отдел		Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия			Планирование будущих затрат на закупку материалов и оборудования			1.6 3.5
Ежедневные сведения по выполнению плана реализации цехами и предприятием в целом		Финансовый отдел		Планово-экономический отдел и главная бухгалтерия			Оперативный анализ текущих показателей выполнения плана			3.8
Заключение по претензиям, заявленным поставщиками отчетные данные о движении материалов и об остатках их на конец месяца		отдел материально-технического снабжения		Финансовый отдел			Планирование дальнейших закупок и анализ структуры оборотных средств			2.1
Счета для акцепта; сведения о материалах, находящихся в пути; информацию о неоплаченных счетах		Финансовый отдел		отдел материально-технического снабжения			Планирование расходов и закупок			2.1
Сметно-финансовые расчеты на финансирование капитальных вложений за счет кредитов банка на внедрение новойтехники, на расширение производства товаров народного потребления утвержденные руководством предприятия сметы затрат на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и другие работы		технические отделы		Финансовый отдел			Анализ долгосрочных и краткосрочных кредитов; анализ и планирование расходов будущих периодов			1.9 2.1 3.3
План финансирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на основе утвержденных смет, а так же обеспечение необходимыми средствами планов организационно-технических мероприятий; Проверенные совместно с главной бухгалтерией правильно составленные, оформленные и утвержденные в установленном порядке сметные и сметно-финансовые расчеты на затраты по внедрению новой техники, сметы на расходование средств специальных фондов и средств целевого назначения.	Финансовый отдел Финансовый отдел					технические отделы технические отделы		Планирование нововведений Списание материальных ценностей и анализ расходов		3.3 3.7
Извещение учреждений банка о выставленных покупателями и заказчиками аккредитивах, сведения о покупателях, допустивших просрочку оплаты счета платежных требований или отказавшихся от их акцепта, а также извещения о применении банковских санкций к покупателям и заказчикам.	Финансовый отдел					отдел сбыта		Анализ и последующее взыскание задолженностей		2.7 3.6
Решение руководства о перечислении денежных средств по результатам рассмотрения претензий	юридический отдел					Финансовый отдел		Анализ финансовых расходов		2.1
Отметки на банковских документах о поступлении денежных сумм по рассмотренным и удовлетворенным претензиям и искам	юридический отдел				Финансовый отдел				Анализ финансовых расходов	3.6
Поручения на перечисленные госпошлины по арбитражным искам	юридический отдел				Финансовый отдел				Анализ структуры движения финансовых средств	2.1
Законченные претензионные материалы и оформленные для предъявления исков в органы арбитража	Финансовый отдел				юридический отдел				Взыскание и обжалование задолженностей	3.6
Заключения по претензиям и искам в связи с отказами в оплате счетов, ошибками в их предъявлении и др.	Финансовый отдел				юридический отдел				Взыскание и обжалование задолженностей	3.6
Справки о перечислении денежных средств в связи с рассмотрением претензий и арбитражных исков	Финансовый отдел				юридический отдел				Анализ движения денежных средств	3.6

Информационный анализ установил соответствие документов целевому содержанию выполняемых управленческих задач. Правильно налаженный документооборот помогает и облегчает работу всей организации. Каждый документ имеет строго функциональную целевую направленность и связан с реализацией задач управления. На каждую задачу есть свой документ и соответствующие ответственные исполнители. Это помогает выявить исполнителя в случае возникновения в документообороте различных затруднений. Анализ информационной обеспеченности наглядно отображает задачу, цель и ответственность исполнителей. Наибольшее количество документов задействовано при реализации функции планирования, так как она является наиболее важной в процессе функционирования финансового отдела.

2019-12-29

157

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

1 234 5

Обсуждение в статье: Глава 3. Исследование информационных потоков

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓