Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Контроль над исполнением выработанных решений является главной функцией процесса управления персоналом. В настоящее время возможность рассматривать процесс управления как информационный процесс за счет получения, передачи, хранения и использования информации представляет нам иерархическую систему управления как информационную систему.

Разработка информационного обеспечения в службе управления персоналом должна соответствовать ряду организационно-методических требований: рациональной интеграции обработки информации с минимальным дублированием ее в информационной базе; возможности обработки информации при помощи машины.

Управление персоналом осуществляется с помощью множества принимаемых, согласованных и реализуемых решений, которые направлены на достижение основной цели функционирования организации. Выработка таких решений требует информационного обеспечения. Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для успешного выполнения службой управления персоналом необходимо соблюдать ряд требований по качеству информации, среди которых:

Комплексность – информация должна носить комплексный характер по отражению всех служб деятельности: технологической, технической, экономической, организационной и социальной.

Оперативность – информация должна поступать одновременно с прохождением процесса в управляемой системе или же совпадать с моментом его окончания.

Систематичность – необходимая информация должна поступать непрерывно и систематично.

Достоверность – полученная информация должна быть сформирована при помощи точных измерений.

Разработка и проектирование информационного обеспечения управления требует установить состав и структуру информации для принятой технологии управления. Информационное обеспечение подразделения управления персоналом обобщенно можно подразделить на внутримашинное и внемашинное. (Рис. 2).

Рис. 2. Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

Данная классификация может быть использована в том случае, если в подразделении управления персоналом используются компьютеры.

Ко внемашинному информационному обеспечению можно отнести систему классификаций и кодирования информации, систему организации, внесения изменений в документацию, систему управленческой документации. Это те сообщения, документы и сигналы, которые воспринимаются человеком без применения программного обеспечения.

Внемашинная сфера характеризуется движением документов между управляющей и управляемой системами. Документы в данном случае следуют от органа управления в виде приказов, плановых заданий, распоряжений, а от объекта управления в виде учетно-отчетной информации. Это информационное обеспечение позволяет проводить идентификацию объекта управления, предоставлять данные в виде документов и формализовать информацию.

Отличие внутримашинного информационного обеспечения (ВО) заключается в содержании массивов данных, которые формируют информационную базу системы на машинных носителях (компьютерах). ВО так же формирует систему программ организации по накоплению и ведению доступа к информации. Главный элемент ВО представляет собой информационный массив с совокупностью однородных записей. Его структура не зависит от типа машинного носителя.

Структурные подразделения уже не в силах функционировать без наличия персональных компьютеров. Специальное программное обеспечение нацелено на облегчение работы отделов кадров, отделов труда и заработной платы и мн. др. Грамотная организация данных на ПК является залогом успешного функционирования предприятия в целом.¹

Общий банк данных организуется таким образом, что составляющие его базы данных организуются по определенным правилам, которые должны предусматривать общие принципы описания, манипулирования и хранения информации. Накопление информации базе данных происходит в виде небольшого числа массивов, ориентация каждого из которых направлена на определенное решение задач. В системе при этом поддерживается непрерывная динамическая информационная модель объекта управления.

Передача информации является важнейшим и основным фактором нормального функционирования компании. Особое внимание и значение получило обеспечение оперативных и достоверных сведений. Для многих компаний внутренняя система информации получила функцию по решению задач организации технологического процесса. Это коснулось в первую очередь процессов обеспечения компаний кооперированной продукцией, которая поступает со специализированных организаций по внутрифирменным каналам. В этом случае информация играет большую роль для предоставления сведений при принятия управленческих решений и является тем фактором, который обеспечивает снижение издержек производства и повышает его эффективность. Прогнозирование процессов рынка играет особую роль.

Информация научно-технического характера играет существенную роль в принятии решений. Этот фонд требует непрерывного пополнения для обеспечения компании высокого уровня конкурентоспособности. Информация – это основа для создания докладов, предложений, отчетов и принятия важных решений. К информации менеджер предъявляет ряд определенных требований: четкость формулировок, краткость, своевременность поступления.

Применение экономико-математических методов, новейших разработок в сфере компьютерных технологий дает новые возможности для решения ряда задач, которые стоят перед менеджерами. Возможность переложить часть рутинных обязанностей связанных с документооборотом на электронные средства информационного обеспечения освобождает значительную часть рабочего времени руководителя, которое он может грамотно использовать для решения ряда стратегически важных вопросов по организации, управлению компанией.