Автоматизация отдела развития взаимоотношений с клиентами

Как уже было отмечено выше, для успешной реализации стратегии CRM необходимы не только маркетинговые решения, но и современные информационные технологии. Необходимо отметить, что Приорбанк соответствует условиям их эффективного использования, к которым относятся:

- клиенто-ориентированная стратегия развития;

- большое число сотрудников, занятых обслуживанием клиентов напрямую;

- достаточно большое число клиентов (835 562);

- имеются предпосылки продаж комплексных продуктов;

- клиенты имеют возможность взаимодействовать с банком по разным каналам.

Важность процесса управления информацией, поддерживающего сбор, анализ и использование гигантских массивов данных о клиентах, очевидна. Поскольку «срок годности» данных о клиентах ограничен, критически важно, чтобы они накапливались, обновлялись и использовались для создания актуальной и всесторонней картины клиентов организованно и интегрировано. Умение «скопировать» способ мышления клиента и использовать эту копию для улучшения впечатлений клиентов — центральный принцип СRМ.

Учитывая наличие старых информационных систем, огромный выбор доступных технологий и уникальность ситуации каждого конкретного бизнеса, выбор программного обеспечения, оборудования и системных решений - серьезная задача.

Классический и самый простой вариант – использование MS Excel. Конечно, эта программа позволяет свести данные в таблицу, но информация в ней будет разрозненна, и работать придется практически вручную. Для экономии времени составления выборок и анализа информации, повышения качества разрабатываемых предложений для имеющихся клиентов необходимо автоматизировать работу сотрудников отдела.

Итак для реализации CRM-решений существует ряд программных продуктов, к которым относятся: репозиторий данных( базы данных и хранилища данных), операционное хранилище данных, витрины данных, интегрированное СRМ-решение. Проанализируем эти средства автоматизации работы с информацией и определим оптимальный вариант для нашего отдела. Выбор должен опираться на принцип ИТ как на «нервный центр», интегрирующий разрозненные данные о клиентах и участвующего в создании «идеального» впечатления клиентов о компании.

При использовании хранилища данных, которыми являются база данных о клиентах имеющих кредитную задолженность и база клиентов имеющих депозиты, усиленного средствами анализа (программами добычи данных и сегментации рынка, например), выявляются самые выгодные клиенты и разрабатываются стратегии по их удержанию и увеличению их ценности. Будучи созданным, хранилище данных поддерживает мониторинг клиентов и обеспечивает тестирование и модернизацию клиентской стратегии. Важность этих возможностей возрастает вместе с динамикой рынков и повсеместным распространением персонализированных услуг и индивидуального маркетинга.

Однако хранилищу данных присущи некоторые недостатки: его функциональность ограничена качеством и полнотой хранимой в нем информации. Чем шире хранилище данных открыто для доступа, тем более уязвимым оно становится для хакеров, вирусов и кражи данных. Должны четко соблюдаться защита конфиденциальной информации и законы о защите данных. Компания обязана нести ответственность за любой ущерб, причиненный доверию клиентов: защита данных — ее первоочередная задача.

Для уверенности в том, что технологии компании поддерживают СRМ, планировать ИТ-инфраструктуру необходимо с точки зрения безукоризненного обслуживания клиентов, а не работы отделов или функций. Клиентоцентризм в планировании ИТ выступает гарантом, что данные о клиентах работают на увеличение потребительской ценности и получаемой от клиентов прибыли. Средства для анализа данных позволяют замерить, принесут ли новые методы управления взаимоотношениями выгоду — увеличение прибыли для акционеров. Такого рода анализ ложится в основу процесса оценки эффективности. После того как на основе этих двух баз данных будет создано единое хранилище данных можно перейти к следующему этапу- внедрению репозитория данных.

Для превращения компании в клиенториентированную недостаточно просто собирать данные о клиентах или извлекать полезную для менеджмента информацию из отдельных баз данных — они дают лишь частичное представление о клиенте. Чтобы относиться к каждому клиенту как к самостоятельной и уникальной единице, компании необходим орган корпоративной «памяти» о них — интегрированное общекорпоративное хранилище данных, на основе которого будет проводиться анализ и создаваться приложения.

Роль репозитория данных — сбор, хранение и интеграция информации о клиентах для эффективного построения и управления взаимоотношениями; под этим термином подразумевается совокупность баз, витрин и хранилищ данных. Прежде чем начать разговор об их роли в СRМ, мы рассмотрим главные составные части репозитория данных.

Репозиторий данных компании, работающей с множеством клиентов, обычно состоит из двух частей: базы данных и хранилища данных. Последнее бывает двух видов: обычное хранилище данных и операционное хранилище данных

Базы данных — это пакеты программного обеспечения для хранения данных, собранных из разных источников, например, кол-центра, наблюдений торгового персонала, исследований рынка и опросов клиентов, точек электронной торговли и т. д. Каждая из тактических баз данных работает отдельно от других.

Хранилище данных — это набор реляционных баз, объединенных таким образом, который позволяет извлекать из них максимальную ценность. Это единое хранилище данных с полной и логически связной информацией о клиентах и деятельности компании. Термином «витрина данных» мы будем обозначать единое тематическое хранилище данных, а термином «хранилище данных» — всю корпоративную систему хранилищ данных. Хотя принцип устройства хранилища данных прост, процесс его создания бывает очень сложным из-за фрагментированности составляющих его баз данных и масштабности задачи. Для сведения данных воедино требуется особый процесс их преобразования. В техническом плане хранилище данных приспособлено для выдачи ответов на запросы пользователей.

Операционное хранилище данных (ОХД) — это особая разновидность хранилища данных, намного меньшая по размеру, чем обычное хранилище данных, предназначенная для единой идентификации всех клиентов вне зависимости от того, сколько различных идентификаций они имеют в разных системах документооборота. В техническом плане ОХД предназначено для выполнения трансакций. Оно используется, главным образом, системами и процессами продаж и обеспечивает единый взгляд на клиента. К примеру, ОХД предоставляет единую картину действий клиента кол-центру, системам автоматизации продаж и приложениям для электронной торговли.

В процессе преобразования данных они копируются из тактических баз в хранилище данных, и при этом дублирование данных сводится к минимуму, а все разногласия между базами снимаются. Сам процесс основан на корпоративной модели представления данных, которая описывает содержание каждой из тактических баз данных и предписывает правила объединения всей полученной из разных баз информации после соответствующей очистки данных и устранения дублирования. Выгода от использования корпоративной модели представления данных состоит в том, что все правила их копирования и интеграции находятся в одном месте. Это делает управление ими намного легче, чем при использовании копирующих программ, соединяющих отдельные части баз данных для создания систем поддержки принятия решений (СППР) или витрин данных. Централизация правил облегчает работу персонала, обслуживающего информационные системы, снижает издержки и трудоемкость представления комплексной информации для решения задач, в частности, СRМ.

После того как хранилище данных успешно создано, к нему применяются аналитические средства для поиска путей создания ценности и для клиентов, и для компании.

Использование современных инструментов для составления запросов и отчетов, а также развитых аналитических средств (часто называемых «он-лайновой аналитической обработкой», иначе — инструменты для добычи данных) открывает новые возможности для продаж или маркетинга. Эти средства способны представлять данные многомерно, более адекватно для бизнеса и имеют удобные пользовательские интерфейсы для прямого интерактивного доступа к данным.

Данные средства анализа — очень важные элементы для любого технологического решения, выбранного компанией для СRМ. Они помогают отыскивать «крупицы золота» в массиве данных и анализировать клиентов либо индивидуально, либо в составе сегментов, сформированных по признаку потребляемого продукта.

Тем не менее, использование этих простейших систем серьезно ограничивает уровень стратегий продаж и маркетинга компании. Ввод данных и поддержание тактических маркетинговых баз требует значительного ручного труда, а это оттягивает ресурсы от главных задач по анализу и часто не позволяет расширять системы.

Непосредственное использование средств по составлению запросов и отчетов в рамках существующих операционных систем также ограничивает возможности для анализа, так как не позволяет связывать данные, хранимые в разных операционных системах. Обширные запросы и аналитические операции могут, кроме того, негативно сказываться на работе самих операционных систем, что вряд ли вызовет восторг у программистов из ИТ отдела.

Любой анализ хорош настолько, насколько хороши качество и охват данных, доступных компании. Если доступны только данные о продуктах и финансовых потоках, они пригодятся для контроля продаж и выявления хорошо продаваемых позиций, но не смогут предоставить компании единую картину клиента, благодаря которой все отделы компании будут иметь одинаковый взгляд на клиента (касаемо данных) и получат возможность выстраивать и реализовывать подходящие маркетинговые стратегии в области взаимоотношений.

Как раз способность выступать в качестве гигантского резервуара памяти, охватывающей всю информацию о клиентах, и стала движущей силой внедрения ИТ-приложений для СRМ. Эта способность плюс быстро падающие цены и растущая мощность компьютеров снизила входной порог для множества компаний и сделала ИТ-приложения доступными.

Для перехода от продукт-ориентированных продаж к клиент-ориентированному маркетингу требуется усовершенствованная система СRМ. Пользователям нужны более мощные аналитические средства, а компании — более структурированный метод сбора, сортировки и хранения данных о клиентах. Для этого создается так называемое хранилище данных. Оно отделено от операционных систем, в которых хранятся данные, и создается единственно лишь для «складирования» собираемых данных, необходимых для поддержания СRМ -системы. Самая простая разновидность хранилища данных называется витриной данных.

В техническом смысле витрина данных— это репозиторий для информации об одном источнике. Иными словами, это тематическое хранилище данных, намного меньшее по масштабу, чем его «старший брат» корпоративное хранилище данных для нужд всей организации. Витрина данных, по сути, — естественное продолжение базы данных с приложением более мощной технологии. В случае маркетинга тема обычно связана с клиентом.

Для внедрения подобного решения компании не понадобятся новые витрины или хранилища данных. Часто все необходимые данные и ИТ-архитектура уже имеются в наличии — требуется лишь более грамотное их использование. Единственное, что понадобится добавить, — это ряд интегрированных приложений СRМ. Основой этого подхода является корпоративное хранилище данных, которое действует как устройство по сбору данных и одновременно является памятью всей системы, обеспечивая полностью индивидуализированное обслуживание клиента в координации со всеми интерфейсами СRМ. Для этого нужны несколько компонентов: веб-сайт, устройство которого позволяет взаимодействовать с клиентом, мощные программы для сбора, навигации, обработки данных и поиска продуктов/услуг, связь с другими клиентскими системами (например, кол-центром и системами поддержки торговых представителей на местах) и главными операционными системами. Полная интеграция означает тесную связь всего перечисленного с приложениями для работы с клиентами и документооборота. Возможности целостных систем с таким высоким уровнем интеграции постоянно расширяются, открывая компаниям пути для скорейшего внедрения СRМ, при этом потенциальные риски, связанные с его освоением, значительно снижаются.

Наличие интегрированного СRМ - решения позволяет компании переместиться к «индивидуализированному СRМ». В итоге, компании станет доступен целый спектр стратегий СRМ, а связанные с ИТ ограничения исчезнут.

Поскольку для построения баз данных о клиентах имеющих кредиты и депозиты, которые используются в ЦБУ, было приобретено программное обеспечение в виде CRM-модуля Microsoft Dynamics NAV, то и для автоматизации работы отдела необходимо докупить обеспечение этой же фирмы - поставщика для создания инфраструктуры и интеграции систем. Тогда интегрированное СRМ – решение будет следующим.

Рисунок 19 - Интегрированное СRМ-решение для Приорбанка

Затраты на закупку дополнительного модуля составят 5 тыс. у.е. и 1,5 тыс. у.е. на обновление лицензии для каждого рабочего места каждый год. Итого затраты составят: (5 000+1500 7) 2800=43 400 млн. р.

Автоматизация отдела повышает эффективность его работы в 2-3 раза. Это достигается благодаря тому, что увеличивается объём и качество обрабатываемых данных. А следовательно, и количество потенциальных клиентов. Согласно разделу 3.1 совокупный доход, получаемый в результате создания отдела составляет 1 236,29 млн. р. Значит, если автоматизировать его деятельность, то доход возрастёт до: 1 236,29 2 = 2 473,8 млн. р., что значительно превышает затраты на автоматизацию.

Поскольку в основе взаимодействие с ранее привлечёнными клиентами будет основано на принципах прямого маркетинга, то неотъемлемой частью работы отдела будет почтовая рассылка. Для того чтобы снизить, связанные с ней трудозатраты, необходимо приобрести конвертовальную машину. Это повысит эффективность работы отдела. Хотя стоимость такой оргтехники в среднем оставляет 18 тыс. у.е., окупает она себя достаточно быстро.

Сравним затраты времени, а следовательно, и денег на ручную и автоматизированную работу с письмами. Для запечатывания конверта вручную сотруднику надо проделать следующее:

а) взять поочерёдно три листа (как правило, отправляется предложение банка для клиента, анкета и бланк с примером для заполнения) - три сек;

б) сложить их вместе, выровнять, согнуть – восемь сек;

в) взять конверт, открыть его, положить бланки, запечатать, отложить 8 сек.

Итого 19 сек на один конверт, плюс перерывы.

Конвертовальная машина проделывает все эти операции за три сек.

Как правило, организации подобные Приорбанку отсылают за день две-три тысячи писем. Это означает, что на эту работу сотрудникам каждый день необходимо будет затратить: 19 2500/60/60 = 13,2 ч. То есть необходимо было бы нанять двух сотрудников на семичасовой рабочий день.

Зарплата персонала таких категорий в банке в среднем 800 тыс. р. в месяц.

Машине же, для того чтобы проделать такой же объём работ, требуется 3 2500/60/60 = 2 ч, следовательно можно поручить отправку писем, контроль работы машины наименее занятому сотруднику отдела, без привлечения дополнительной рабочей силы.

Срок окупаемости оргтехники составит:

18 000 2700 / 1 600 000 / 12 = 2,5 г

Причем, что машина будет задействована не на полную мощность.