Описание деятельности фирмы

Введение

 

На современном этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде.

К таким информационным системам в первую очередь стоит отнести автоматизированные системы управления, главным элементом которых являются прежде всего базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Предметом исследования данного дипломного проекта является анализ существующей информационной системы автосалона «Питер-Лада», и улучшение ее при помощи СУБД MySQL, а так же языков PHP и HTML.

Предпроектное исследование

Изучение деятельности компании

 

Компания “Питер-Лада” – официальный дилер АО АВТОВАЗ на Северо-западе Российской Федерации. Данная компания предоставляет услуги в сфере продажи автомобилей, сервисного обслуживания, кредитования, страхования, лизинга, а так же одна из первых дилерских сетей АВТОВАЗ, которая откликнулась на Государственный проект по утилизации автомобилей старше 10 лет, предоставляя весьма существенную скидку на приобретение нового авто. В автосалоне компании предоставлен полный модельный ряд автомобилей Лада во всевозможных комплектациях. Так же компания предоставляет своим клиентам богатый выбор дополнительного оборудования и различных аксессуаров, начиная с банальных “плечиков” для одежды и заканчивая современными мультимедийными системами, при помощи которых можно осуществлять доступ в интернет.

В специализированном центре при автосалоне клиентам компании оказываются услуги по гарантийному и послегарантийному ремонту, диагностике автомобилей, а так же кузовные и малярные работы любой степени сложности.

Автосалон в настоящее время очень динамично развивается, соответственно возрастает необходимость более точного отслеживания стадий, на которых находится автомобиль. А благодаря новой Государственной программе по утилизации старых автомобилей от 10 марта 2010 года, поток клиентов компании должен увеличиться в несколько раз. В связи с такими прогнозами, руководством компании было принято решение увеличить количество находящихся автомобилей на складе в 1.5 раза. В настоящее время на складе автомобилей учет частично автоматизирован, за счет использования MS Excel, однако данная автоматизация частична, и при прогнозируемом возрастании как числа клиентов компании, так и автомобилей на складе - уже не будет справляться с возложенными на нее задачами, в связи с тем, что на своевременное редактирование и обновление данных уходит значительное количество времени и трудовых ресурсов.

Целью данного дипломного проекта является построение автоматизированной информационной системы при помощи СУБД MySQL, РНР и HTML, посредством которой можно будет оперативно вносить, удалять и редактировать сведения об автомобилях, проходящих через отдел склада автосалона «Питер-Лада», а так же получать все необходимые сведения для нужд менеджмента компании.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть и решить ряд следующих задач:

1) Изучить теоретический аспект внедрения автоматизированной системы;

2) Проанализировать существующее программное обеспечение;

3) Формализовать деятельность автосалона «Питер-Лада», выделив необходимые к отслеживанию процессы;

4) Выбрать необходимую среду реализации ПО;

5) Разработать действующее ПО, решающее задачи автоматизации учета автомобилей автосалона;

6) Проанализировать экономическую эффективность внедрения данного программного продукта;

7) А так же проанализировать безопасность труда на рабочем месте.

Актуальность данной работы объясняется тем, что единая информационная среда учета автомобилей, в которой могли бы работать сотрудники автосалона, повысила бы эффективность их труда, сократила издержки компании. Помимо снижения трудозатрат, внедряемая система автоматизации, позволит получать руководству компании более точные сведения о ее функционировании, что позволит принимать более взвешенные решения о дальнейшем развитии компании.

Описание деятельности фирмы

 

Более 30 лет компания “Питер-Лада” представляет АО “АВТОВАЗ” на северо-западе России. Качество, надежность и выработанный за многие годы успешной работы профессионализм позволили компании войти в число лидеров автомобильного рынка Северо-Запада. С 2003 года “Питер-Лада” становится так же официальным дилером ЗАО “Джи Эм-АВТОВАЗ”, а с 2008 года ОАО “Питер-Лада” входит в крупнейший в России дилерский холдинг “Лада-Сервис”.

Дилерский центр компании представляет из себя больших размеров выставочный зал, бокс для проведения ремонтных и регламентных работ, складское помещение, стоянку для автомобилей сотрудников и клиентов компании.

Структура управления сети автосалонов “Питер-Лада” выглядит следующим образом:

Как видно из данной схемы, главой компании является генеральный директор, который в целом руководит всеми видами деятельности происходящими в фирме. В его задачи так же входит работа с поставщиками, решение стратегических задач по увеличению спроса на продукцию, контроль работы своих сотрудников.

В основные задачи руководителя отдела продаж входит управление коммерческой деятельностью автосалона, которая направлена на удовлетворение нужд клиентов компании, а так же получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Назначение на данную должность производится строго решением генерального директора компании.

Основной целью руководителя отдела продаж является достижение максимального уровня продаж на высоком уровне обслуживания, а так же полном удовлетворении потребностей клиентов в товарах и услугах за счет слаженной работы всего персонала магазина.

К основным должностным обязанностям руководителя отдела продаж относится:

- осуществлять управление деятельностью дилерского центра;

- решать организационные, кадровые проблемы;

- осуществлять анализ спроса на продукцию, тем самым обеспечивая рост прибыльности и конкурентоспособности;

- периодически предоставляет генеральному директору компании отчеты о деятельности автосалона.

К основным задачам руководителя станции технического обслуживания относится создание и поддержание системы, при которой клиенты получают высококачественное обслуживание по приемлемым ценам; выполняются все заявленные обязательства перед партнерами и поставщиками; персонал получает достойную заработную плату и иные блага; предприятие получает устойчивый доход.

В должностные обязанности руководителя СТО входит:

- Составление заявок на ремонт автомобилей;

- Распределение работ по механикам (учитывая квалификацию) после прихода заявки;

- Принятие решений по гарантийным случаям;

- Контроль полноты и своевременности выполняемых работ;

- Управление складом автозапчастей; следить за тем, чтобы все необходимые запчасти всегда были в наличии;

- Контроль дисциплины персонала на участке рем-зоны;

- Ведение документооборота, составление отчетности.

В задачи бухгалтерии автосалона входит:

- Взаимодействие с банками по документам, срокам оплаты кредитов;

- Взаимодействие с налоговыми органами;

- Решение организационных и оперативных вопросов;

- Составление бухгалтерской отчетности.

К основным задачам менеджера по продажам относится достижение максимальных продаж при высочайшем уровне обслуживания. Деятельность менеджера по продажам целиком и полностью согласовывается с руководителем отдела продаж дилерского центра. К должностным обязанностям менеджера относятся:

- проверка и контроль состояния продаваемых автомобилей;

- проведение презентаций клиентам компании в шоу-руме;

- общение с клиентами компании, умение их заинтересовать;

- составление договоров купли-продажи;

- консультирование клиентов по вопросам кредитования и страхования;

- информирование клиентов о завершении работ с их автомобилем;

- ведение телефонных переговоров с возможными клиентами автосалона;

- составление и заполнение бланков об утилизации старых автомобилей.

Основной же целью менеджера по продажам является наиболее полное удовлетворение потребностей клиента в товарах и услугах, а так же выполнение плана продаж. Менеджер должен знать ассортимент автомобилей находящихся в дилерском центре, а так же всевозможные дополнительные опции и комплектации к ним, гарантийные обязательства предоставляемые компанией а так же весь перечень технических и ремонтных работ, цены и сроки выполнения.

Так же под управление руководителя отдела продаж попадают администраторы склада автомобилей. В их основные обязанности входит:

- прием поступающих на склад товарных автомобилей;

- проверка наличия и правильность оформления сопроводительных документов на доставленные автомобили;

- сопоставление фактических идентификационных данных каждого автомобиля с информацией, указанной в Паспорте Транспортного Средства (ПТС);

- расстановка принятых автомобилей на товарном складе согласно схеме, утвержденной руководителем отдела продаж;

- подготовка документов по возмещению ущерба от поступления некомплектных или поврежденных автомобилей;

- поддержание товарных автомобилей в надлежащем техническом и эстетическом состоянии;

- обеспечивает наличие необходимого количества топлива в баках из расчета 5 литров на автомобиль и их техническую готовность к запуску двигателя, в этих целях: своевременно подает заявки непосредственному руководителю на получение денежных средств для заправки товарных автомобилей, с указанием VIN номера, даты прибытия, типа топлива, производит периодическую подзарядку аккумуляторных батарей.

В подчинении у руководителя станции технического обслуживания находятся администратор СТО и механики.

В задачи администратора СТО входит:

- прием заявок от клиентов на техническое обслуживание автомобилей или их ремонт;

- открытие (закрытие) заказ-нарядов на заявленные работы;

- консультирование клиентов по телефону;

- своевременное уведомление клиентов о завершении ремонтных работ;

- составление отчетности.

Основной задачей кассира является качественное и безошибочное обслуживание покупателей, контроль за сохранностью денежных средств. К должностным обязанностям кассира относятся:

- обеспечивать бережный и тщательный уход за кассовыми аппаратами;

- для каждого покупателя определить общую сумму покупки;

- получение денег от покупателей, проверка подлинности полученных купюр;

- сдача выручки в конце рабочего дня в бухгалтерию.

Описанная структура персонала дилерского центра “Питер-Лада” является линейной. Всего в автосалоне задействовано порядка 50 человек, средний возраст которых составляет 30 лет. Отбором кандидатов на должности в дилерском центре занимается отдел кадров, тесно сотрудничая с высшим руководством автосалона, а именно генеральным директором. В первую очередь обращается внимание на предыдущий опыт работы кандидата. Главным же критерием отбора является опыт работы кандидата в подобной должности.

 

1.3 Оценка функций учета в дилерском центре “Питер-Лада”

 

Основная деятельность дилерского центра “Питер-Лада” заключается в продаже и сервисном обслуживании автомобилей марки Lada.

В настоящее время автоматизация деятельности автосалона заключается в использовании программного пакета MS Excel. Все счета в процессе работы заполняются в текстовом редакторе на основе готовых бланков, а итоговая стоимость автомобилей с учетом установки дополнительных опций, по специальному прайс-листу, подсчитывается на калькуляторе. В конце каждой рабочей недели сотрудники дилерского центра составляют отчеты о проделанной работе в MS Excel.

Сервисное обслуживание, выполнение ремонтных, диагностических работ, связано с ведением заказ-нарядов, определением стоимости работ, а так же поиском по электронным каталогам наличия той или иной запчасти на складе. Руководитель СТО в MS Excel ведет учет текущих ремонтных работ, а так же учет рабочего времени сотрудников СТО. Еженедельно генеральному директору компании поступают отчеты в виде сводных таблиц MS Excel состоящие из четырех страниц.

Первый лист содержит всю информацию о проданных автомобилях и дополнительном оборудовании. Второй лист представляет собой сводную информацию о всех принятых и выполненных заказах по ремонту и сервисному обслуживанию автомобилей клиентов. На третьем листе содержится информация об отработанных часах сотрудников компании. Четвертый лист содержит в себе информацию итоговых показателей продаж дилерского центра по текущему месяцу с учетом прошедшего рабочего дня. На основе данной поступающей информации руководитель отдела продаж производит итоговую отчетность, строит диаграмму показателей работы автосалона.

Главной проблемой существующего учета в дилерском центре “Питер-Лада” является отсутствие оперативности в обновлении данных, дублирование данных, и соответственно вызванная этим постоянная необходимость перепроверки всей отчетности. Данная автоматизация хоть и справляется с возложенными на нее обязанностями, однако из-за отсутствия унификации отнимает слишком много рабочего времени у сотрудников автосалона.

Очевидным является тот факт, что для дальнейшего успешного функционирования автосалону требуется построение более эффективной системы автоматизации учета, позволяющей сократить затрачиваемое время на обработку сводной информации о деятельности дилерского центра за день.

Исходя из изложенных выше данных, требуется разработать базу данных, где была бы собрана и структурирована информация обо всех процессах, происходящих в дилерском центре. А именно: содержалась информация относительно стоимости автомобилей, дополнительного оборудования и выполнение заказ-нарядов на их установку или замену, а так же разработан новый раздел, связанный с поступлением автомобилей на утилизацию. Для руководства компании необходимо иметь возможность получать оперативные данные о выручке и других статистических показателях работы дилерского центра.

Данная система автоматизации (создание единой базы данных для всех отделов салона) должна позволить осуществлять независимую работу многих пользователей структурного подразделения с базой данных, внесение в нее изменений, получение оперативных отчетов.