Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработки данных.

Рис. 2. Внешняя деловая среда предприятия

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Внешняя деловая среда–это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений между ними и предприятием (рис. 2.)

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.

Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками).

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

· на внешние, входящие в систему;

· внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

· исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов – важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.

Качество организации документационного обеспечения управления (ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их со здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса ту или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500–600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу … в срок до…»).

· Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия, внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т.д.), порождающие исходящие.