Участники процессов документооборота

Участники процессов документооборота следующие: менеджер и генеральный директор.

Менеджер:

· Производит регистрацию входящих документов, предназначенных данному предприятию;

· Доводит до руководителя предприятия входящие документы, требующие наложения резолюции;

· Регистрирует исходящие документы данного предприятия;

· Осуществляет напоминания исполнителям документов (генеральному директору, бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым еженедельно предприятием.

· Производит сканирование и регистрацию входящих документов, поступивших на предприятие;

· Производит регистрацию исходящей корреспонденции за подписью генерального директора;

· Готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;

· Осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласования и утверждения в соответствии с регламентом данных процедур;

· Осуществляет контроль исполнения резолюций по документам.

· Осуществляет подписание документов (например – главного бухгалтера, руководителей).

Генеральный директор:

· Участвует в процессе согласования исходящих и распорядительных документов;

· Участвует в процессе утверждения исходящих и распорядительных документов.

Документы поступают на предприятие следующими путями:

· Факс;

· Электронная почта;

· Курьеры;

· Почта (простые и заказные письма);

· На электронных носителях (дискета, флеш карта).

Термин «факс» (лат. fax simile – сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передаёт или принимает документальные факсимильные сообщения.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Копирование осуществляется в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. Xerox – сухой, антипод мокрых процессов копирования фотографий) приобрело массовый характер.

Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включены компьютеры.

Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляется менеджером, который передает их генеральному директору для ознакомления.

Затем происходит разделение почты на следующие группы:

· Документы регистрируемые менеджером;

· Документы требующие немедленного ответа;

· Ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.

Процесс приёма поступающих документов (входящие документы) :

1. Документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документы сортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения, договора, сертификаты, информация и т.д.). Адресованные генеральному директору документы передаются в его рассмотрение.

2. Если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папке на рабочей машине сотрудника (менеджера).

3. На этом работа сотрудника (менеджера) завершена.

Функциональные требования

Шаблоны:

1. Система должна автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. Система должна обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. Система должна обеспечить осуществлять мгновенный поиск информации;

4. Система должна организовать долговременное хранение документов организации;

Доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства

1. Каждый работников предприятия при необходимости должен иметь доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии со своими правами.

Регистрация документов

1. Система должна позволять формировать регистрационный номер автоматически;

2. Должна быть предусмотрена возможность автоматического предупреждения при попытке регистрации одного и того же документа во второй раз. Сравнение ведется по признакам:

· Имя файла электронного образа;

· Размер файла электронного образа;

· Наименование документа;

· Исходящий номер;

· Дата регистрации как исходящего.

Поиск документов

1. Поиск должен осуществляться по всем полям шаблона;

2. Должна быть предусмотрена возможность последовательного наложения фильтров поиска.

3. По умолчанию поиск должен вестись по документам, не находящимся в архиве, однако необходимо предусмотреть возможность поиска как по архивным документам, так и по всем, имеющимся в базе (в соответствии с правами доступа пользователя).

4. Необходимо предусмотреть возможность быстрого поиска документа по регистрационном номеру в списке документов.