Краткие теоретические сведения

Если обратить внимание на существующую практику ведения бухгалтерского учета как функции управления действующего экономического субъекта, то можно убедиться, что оно осуществляется от фиксирования единичных явлений, отдельных фактов к установлению общего. То есть применяется индуктивный метод познания деятельности субъекта: первичная регистрация хозяйственных операций посредством документов; группировка и систематизация хозяйственных операций; записи на счетах; обобщение и сводка хозяйственных средств и процессов путем составления балансов и отчетов. Такой метод познания используется студентами при изучении отраслевого курса бухгалтерского учета.

Изучение же теории бухгалтерского учета построено в основном на дедуктивном методе, при котором частные положения логически выводятся из более общих. Такой подход обусловлен необходимостью ознакомления студентов с тем, как создается предприятие, каким объемом средств оно располагает, каковы ресурсы этих средств и источники их образования, позволяют ли они выполнить поставленные задачи. Все это фиксируется в начальном балансе6, в подтверждение более детальных данных которого открываются счета, где записи производятся на основании документов.

Документ – письменное свидетельство, подтверждающее совершение хозяйственной операции или дающее право на ее совершение, - является единственным источником информации о хозяйственных операциях, а при ручном ведении бухгалтерского учета ее носителем.

При изучении данной темы необходимо усвоить роль документов в учете, раскрыть их значение в оперативной работе, в использовании при аудите финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта. Следует помнить, что правильно оформленные документы являются средством доказательства совершенных хозяйственных операций, то есть обладают юридически доказательной силой, используются для контроля за имуществом предприятия, его собственностью, при решении спорных вопросов и т. д.

В процессе изучения темы важно научиться разграничивать основные и дополнительные реквизиты; понять необходимость стандартизации и унификации документов, которые регулируются государством; знать порядок оформления, приемки документов, способы исправления ошибок, выявленных в них. Существуют такие способы проверки документов, как проверка по существу, с формальной стороны, арифметическая и встречная, которые следует уметь характеризовать и обосновывать их необходимость. Целесообразно уяснить сущность бухгалтерской обработки документов, после которой они служат основанием для записи экономической информации в учетные регистры.

Знание приведенной ниже классификации документов облегчает использование их в текущем учете, контроле и анализе хозяйственной деятельности (рис. 3).

Важно уметь правильно определить и показать на примерах каждый классификационный вид документов. Целесообразно ознакомиться с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном МФ РФ от 29.07.83 г. №105. Необходимо научиться составлять, принимать, проверять и обрабатывать бухгалтерские документы.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизит — от лат. requisitum — требуемое, нужное.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты.

— наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т. д.);

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, и т. д.