ТЕМА 6.1 УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Для получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности сведения об операциях, содержащихся в документах, группируют в соответствии с их экономическим содержанием и регистрируют. Регистрация осуществляется с помощью таких технических средств ведения бухгалтерского учета, как учетные регистры, которые отражают вторично экономическую информацию о хозяйственных операциях, обеспечивают контроль за сохранностью документов, обозримость данных в них и т.д.

В указанной теме прежде всего следует изучить Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Министерством финансов РФ 29.07.98 г. №34н); уяснить значение учетных регистров, их виды и формы; усвоить различие между регистрами синтетического и аналитического учета, с одной стороны, и регистрами хронологической и систематической записи в них - с другой, порядок ведения записей. При этом важно обратить внимание на комбинированные регистры, которые применяются при современной технике учетных записей, а также на методы улучшения учетной регистрации.

Изучая способы исправления ошибок в учетных регистрах (корректурный, красное сторно, дополнительная проверка), целесообразно выяснить, при каких условиях они применяются, как оформляются.

Путь прохождения хозяйственной операции от момента ее возникновения (документ) до составления бухгалтерской отчетности определяется формой бухгалтерского учета. Последняя представляет собой определенную систему использования учетных регистров, устанавливающую последовательность и способы записей. В народном хозяйстве применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная; журнально-ордерная, книжно-журнальная, таблично-автоматизированная и журнал – главная. Наибольшее распространение получила журнально-ордерная форма учета, которая основана на шахматном принципе регистрации операций, накапливании учетных регистров как в основном приеме ведения учета. Она ведется по кредитовому признаку, то есть не по двустороннему, а по одностороннему принципу записей. Эта форма включает в себя следующие этапы учетного процесса: обозначение корреспондирующих счетов по операциям непосредственно на первичных документах и последующую их регистрацию в журналах-ордерах. Последние открываются либо на отдельный счет, или на группу взаимосвязанных между собой счетов. Записи в журналы-ордера должны производиться ежедневно, что обеспечит надлежащую своевременность в учете.

Журналы-ордера служат хронологическими регистрами, являются регистрами синтетического учета (хозяйственные операции группируются в них по соответствующим счетам) и сводными (за месяц) мемориальными ордерами. В дополнение к некоторым журналам-ордерам ведут вспомогательные ведомости. Подсчитанные по журналам-ордерам итоги за месяц переносят в Главную книгу. Журналы-ордера и Главная книга дополняют друг друга и дают развернутую корреспонденцию счетов как по дебету, так и по кредиту каждого счета. Аналитический учет при этой форме ведется в основном на карточках. Преимущество журнально-ордерной формы учета в устранении такой громоздкой технической работы, как составление множества мемориальных ордеров, их регистрация, ведение оборотной ведомости по синтетическим счетам, обеспечение своевременной записи операций, получение отчетных данных непосредственно из регистров текущего учета без дополнительной работы и т.д.

С развитием малого бизнеса малые предприятия могут использовать Простую или Упрощенную форму бухгалтерского учета. Наибольшее распространение получила последняя (см. рис.4).

Рис. 4. Схема упрощенной формы бухгалтерского учета.

При использовании данной формы учета каждая ведомость применяется для записи операций по одному счету, а хозяйственную операцию записывают одновременно в двух ведомостях:

- в одной ведомости – по дебету счета с указанием кредитуемого счета;

- в другой ведомости – по кредиту корреспондирующего счета с записью номера дебетуемого счета.

На основании итоговых данных ведомостей составляют шахматную ведомость (ф. № В-9), которая является регистром синтетического учета и служит для целей обобщения информации за месяц и проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Дебетовые и кредитовые обороты по каждому синтетическому счету из шахматной ведомости переносят в оборотную ведомость, где исчисляется остаток по каждому счету на начало следующего месяца. Она служит основанием для составления баланса.

Часто на практике шахматную и оборотную ведомости объединяют в одну, что сокращает объем ручной работы, наглядно показывает корреспонденцию счетов. Однако при большом количестве дебетуемых и кредитных счетов данная форма становится неудобной.

Изучая остальные формы бухгалтерского учета, необходимо различать их, знать значение и роль каждого составного элемента, их преимущества и недостатки.