Характеристика подсистемы снабжения ООО «Фабрика Окон»

Главной целью отдела снабжения является - гарантировать, надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене.

Основные цели:

1. Оптимальные сроки поставкиматериальных ресурсов и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия.

2. Оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

3. Поддержание и повышение качества. Материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, является весьма весомой.

5. Поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними. Работник, отвечающий за выбор поставщика, проводит тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводится по нескольким критериям: по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

6. Повышение конкурентоспособности компании.Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков, включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка

и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

Рис.1 Организационная структура системы управления снабжением ООО «Фабрика Окон»

ООО «Фабрика Окон» сотрудничает с множеством поставщиков. Поставки материалов и других ТМЦ осуществляются довольно часто и в довольно широком ассортименте, требующими современных технологий и высокого качества данной продукции от производителей – поставщиков. Поэтому очень важно отбирать надежных поставщиков с высоким уровнем качества поставляемой ими продукции.

В настоящее время у ООО «Фабрики Окон» недостаточно хорошо развито методическое обеспечение процесса снабжения. В данной ситуации разработка инструкций по заполнению спецификаций поможет сократить вероятность заказа не того, а следовательно сократить и издержки. Для решения проблем, существующих в ООО «Фабрика Окон» в сфере снабжения, необходимо разработать нормативно-методическую документацию процесса снабжения, которая поможет совершенствовать данный процесс. В качестве таких документов могут выступать:

 - методика выбора поставщика;

 - инструкция или рекомендации по заполнению спецификации закупаемой потребности;

 - технология ведения переговоров.

    Данные документы целесообразно составлять для наиболее значимых позиций материального и нематериального потока.