Внемашнное информационное обеспечение

Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную информационную базу и средства её ведения. Информационная база объединяет, информацию внемашинной сферы предметной области, а средства её организации и ведения предназначены для обеспечения работы с ней.Внемашинную информационную базу образуют данные, содержащиеся в документах.Внемашинное информационное обеспечение включает документы нормативно-справочной информации (справочники, номенклатурные ценники, календарно-плановые документы, организационно-распорядительные документы, договоры) и документы оперативной информации (приходные и расходные документы, данные о выполнении планов, данные операционного учёта, платёжные документы).К средствам организации ведения внемашинной информационной базы относятся:1. система классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах;2. система унифицированной документации, которая содержит типовые формы документов;3. система организации и ведения документации.Обработка экономических задач заканчивается составлением на ЭВМ различных сводок, таблиц, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники.Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения самых разнообразных классификаторов: общегосударственных, разработанных в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны; отраслевых - единых для какой-либо отрасти деятельности, локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, разработка их ведётся на местах. Составление классификатора ведётся в два этапа:1. Классификация информации;2. Кодирование.Классификация осуществляется в такой последовательности:Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк-позиций, называется номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов.Таким образом, можно отметить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимостей внутри их.После составления классификации выполняется следующий этап -кодирование (процесс условного обозначения).Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определённым правилам, установленным системой кодирования.После присвоения кодов создаётся классификатор -систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение:1. Для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.2. Применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, т.е. на машинном носителе в банке данных в качестве словарного фонда. Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки как поиск, хранение, выборка информации, значительно сокращает время её передачи по каналам связи.В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений и организаций документов, типизации их форм, снижения трудовых, материальных и временных затрат на обработку и подготовку информации применяются унифицированные системы классификации. В основе унифицированных систем документации лежит метод унификации, т.е. установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач. В настоящее время действуют следующие системы управленческих документов: система плановой документации, система первичной учётной документации, система организационно-распорядительной документации, система расчётно-денежной документации, система первичной отчётной бухгалтерской документации, система отчётно-статистической документации, система документации по ценообразованию, система документации по материально-техническому снабжению и сбыту, система документации по торговле.Система организации и ведения документации включает в себя методические и инструкционные материалы по ведению документов, содержащие описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения.