Состав кадровой документации.

       Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

       Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно- распорядительные.

       Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

-    трудовой договор (контракт);

-    приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

-    личная карточка (форма № Т-2);

-    учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

-    приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

-    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

-    приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма № Т-8);

-    табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

-    личные заявление работников предприятия;

-    графики отпусков;

       Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между

работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у

работника. (Приложение № 2) Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.(Приложение № )

       Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций отдела кадров. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно -биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

       Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

       Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия),  текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

       Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

       Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, работником который упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу специалистом по кадрам.

       Приказы по личному составу обязательно регистрируются.  В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ.

Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

-    на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в

личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и

возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

-     подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

-    составление приказа на отпуск;

-     запись в журнале регистрации отпусков.

       Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом.

Очередность предоставления ежегодных отпусков устанавливается администрацией по согласованию с Советом образовательного учреждения с учетом необходимости обеспечения нормального хода работы детского сада.

График отпусков составляется на каждый календарный год за две недели до начала календарного года и доводится до сведения всех рабочих и служащих.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой

передается в бухгалтерию. Подписывается специалистом по кадрам и руководителем учреждения.

       На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.