Обмен деловой информацией

Деловая информация представляет собой сведения, с которы­ми мы хотим ознакомить партнера (коллег, подчиненных, ру­ководство, клиентов и пр.). От того, насколько полной, целе­направленной и точной она будет, в решающей степени зависит результат деловой беседы. А это, в свою очередь, прямо отразит­ся на качестве работы и, в конечном итоге, определит успех все­го дела. Передача информации — это процесс общения между участ­никами деловой беседы (переговоров, совещаний, выступлений, указаний, распоряжений), в ходе которого они пытаются создать друг для друга достаточную информационную базу путем поста­новки вопросов и анализа реакций на них.

Процесс передачи информации состоит из следующих эле­ментов: создание соответствующих условий и психологичес­ких предпосылок для эффективных коммуникаций; общее и целенаправленное информирование партнера, психологичес­кое влияние на него, постановка вопросов, выслушивание отве­тов партнера, наблюдение за его реакциями и их психологичес­кий анализ.

Общее и целенаправленное информирование партнера по де­ловому общению означает введение его в курс дела. Это может быть постановка задачи, определение круга вопросов, требую­щих решения, или просто указание, распоряжение, приказ. Ин­формирование имеет место, например, во время ведения пере­говоров, в форме отчета о проделанной работе, планов на буду­щее и т.д.

В любой деловой беседе наиболее важны содержание переда­ваемой друг другу информации и техника ее преподнесения.

На этот счет готовых и универсальных рецептов нет, так как каждая деловая встреча имеет свои собственные ресурсы и пре­следует свои цели. Однако учет следующих рекомендаций помо­жет сделать ваше деловое общение максимально корректным и результативным.

Если вы хотите, чтобы человек понял вас, то для начала сами поймите, как человек воспринимает мир. Будьте гибким. Встречайте каждого партнера в его модели мира[1], и вам удастся избежать отрицательного отношения и сопротивления.

Будьте профессиональны и компетентны. Сообщайте толь­ко качественную, актуальную, объективную и достоверную информацию. Не допускайте ошибочных интерпретаций и иска­жений.

Будьте точны и организованны, когда излагаете свои мысли. Развитие практических навыков и самоконтроль позволят вам добиться логики в своих высказываниях, увязывать факты и де­тали, избегать двусмысленности, путаницы, недосказанности.

Используйте наглядность. Максимальное использование на­глядных пособий, общеизвестных ассоциаций и параллелей сни­жает абстрактность изложения.

Не уводите беседу в сторону и не давайте это делать другим. Сообщайте только ту информацию, которая связана с обсуждае­мой темой.

Соблюдайте рамки передачи информации. Французский пи­сатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скуч­ным состоит в том, чтобы рассказывать все». Сообщайте такое количество информации, которое достаточно и необходимо, — не слишком много и не слишком мало.

Повторяйте основные положения и мысли. Это имеет боль­шое значение для того, чтобы собеседник мог воспринять полу­ченную информацию.

Будьте вежливы с любым участником беседы. Одна из вели­чайших побед, которую вы можете с легкостью одержать над сво­им противником, — это превзойти его в вежливости, отмечал Д. Биллингс.

Используйте в разговоре определенную дозу юмора. Это помо­жет поднять моральный дух слушателей, их готовность к восприя­тию. Особенно действен этот прием, если нужно высказать не очень приятные для собеседника соображения или же париро­вать его «выпады».

Попытайтесь повысить интенсивность беседы по мере прибли­жения к ее концу.

Умения и навыки результативного информирования склады­ваются из многих сторон. С одной стороны, надо научиться оп­тимально выражать свои мысли, находить необходимые слова в нужный момент, воздействовать словом. С другой — надо вла­деть своим голосом, иметь четкую дикцию, правильную интона­цию. И, наконец, необходимо иметь хорошую память и уметь создавать соответствующий психологический настрой.

Список использованной литературы

1. Аминов И.И. Психология делового общения, Изд.-М.: Омега-Л, 2006.

2. «Деловой этикет», Изд.-Киев,Альтепрес,1998.

3. Кузин Ф.А. Культура делового общения: практическое пособие для бизнесменов. Изд.-М.: «Ось-89»,1999.

[1] ¹ Модель (карта) мира — субъективное представление человека о реальном мире. Поскольку социальную жизнь человека наполняет множество объектов, людей, вещей и событий, для того чтобы хоть как-то в них ориентироваться, каж­дый человек создает свои «карты» этого мира, упрощая его. У него появляются карты семейных отношений, карты общения с начальником, коллегами. Они включают описание различных ситуаций, с которыми он сталкивается, и описа­ние путей выхода из них. Тем самым формируется его собственное представле­ние о мире, в котором он живет. При этом реальный окружающий мир (объек­тивная реальность) гораздо богаче, чем те идеи, которые человек имеет относи­тельно него.