Информация как основа для разработки личного кабинета

Глава 1. Работа с информацией и информационными ресурсами

В соответствии с Законом от 20 февраля 1995 г. № 224-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» под терми­ном «информация» понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, Событиях, явлениях и процессах Независимо от формы их представле­ния. Специалисты в области теории познания утверждают, что че­ловек познает реальный Мир через объекты, свойства и отношения. Лица, предметы, факты, события, явления и процессы являются клас­сами объектов. Предметная область — это классы объектов, информа­ция о которых необходима в данном виде деятельности человека. В каж­дой предметной области потребителей интересует четко определенный перечень свойств и глубина описания этих свойств. Очевидно, что перечни интересующих потребителя свойств о лице в экономике и в ме­дицине будут различны.

Информация о предметной области, то есть об объектах и их свя­зях, может быть представлена в двух видах: формализованном и в виде текста на естественном языке.

Формализованное описание конкретного объекта включает имя свой­ства (характеристики) и значение этого свойства для данного объекта. Имя свойства отражает ту грамматическую роль, которую играет зна­чение этого свойства по отношению к данному классу объектов. Зна­чение свойства (характеристики) может задаваться нормированным словарем или произвольно. Например, значение свойства «организа­ционно-правовая форма фирмы, организации» должно выбираться из нормированного словаря, а значение свойства «название организации» является произвольным. Формализованное описание объекта во мно­гом схоже с анкетной формой описания объекта. Некоторые авторы называют формализованное описание информации числовым. Это не совсем точное определение, так как фамилия лица или название орга­низации задается не числовым значением, но может быть представле­но в формализованном виде.

Названия классов объектов, свойств и областей возможных значе­ний этих свойств (характеристик), то есть язык формализованного описания для каждой предметной области, разрабатывают квалифи­цированные специалисты данного вида деятельности. С помощью от­дельных свойств устанавливаются связи между объектами. Так, на­пример, если описаны два объекта: фирма и товар, — то между ними устанавливается связь — отношение, указывающее, что данная фирма выпускает этот товар. Описание такого формализованного языка пос­ле согласования с источниками и потребителями информации в дан­ной предметной области издается в виде нормативного документа, и на основе его создаются базы данных формализованной информа­ции. Описание информации в таких база* в максимальной степени приближено к представлению специалиста о предметной области, в ко­торой он работает. Формализованный язык описания предметной об­ласти выполняет следующие основные функции:

– позволяет источнику отбирать лишь ту информацию и описы­вать ее так, как это необходимо потребителю;

– позволяет в базах данных отражать информацию в том же виде, в каком она отражена в сознании специалиста в данной предмет­ной области;

– позволяет в информационных системах по указанию потреби­теля производить автоматическую обработку формализованной информации;

– существенно облегчает поиск необходимой информации в базах данных.

Другим видом информации о предметной области является инфор­мация, представленная в виде текста на естественном языке.

Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех ос­новных функций офиса. Применение средств коммуникаци­онной техники в офисных технологиях связано с реализаци­ей функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме как со структур­ными подразделениями офиса, так и с внешней по отноше­нию к офису средой. В соответствии с этим выделяются сред­ства и системы внутриофисной и внеофисной транспортиров­ки документов.

Электронные и иные коммуникации приобретают в со­временном деловом мире все большее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информаци­онных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм, банков­ских структур, государственных предприятий, других орга­низаций и их сотрудников без современных средств телеком­муникации и связи, без информационных и компьютерных сетей. Без таких средств персонал офиса не может обеспе­чить оперативность доставки необходимой информации в нуж­ный момент в нужное место.

Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нароч­ным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персональ­ного радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литера­туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек­тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современны­ми технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно до­минировавшего все минувшие десятилетия, составляли так назы­ваемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бу­мажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "де­довским" способом, то есть при помощи печатных машинок, до­потопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный доку­ментооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, ус­тупая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называ­емые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных техноло­гий, основанных на использовании компьютерной офисной тех­ники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некото­рым преобладанием электронного некрупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частно­сти, там, где речь идет о конфиденциальных документах (доку­ментах ограниченного пользования).

Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток — перемещение документов внутри предприятия.

В самой информационной системе, содержащей тексты на естественном языке, мы имеем массив планов выражения источников на естественном языке, а на входе информационной сис­темы мы имеем множество запросов в виде планов выражения, сформулированных потребителями информации.

Для того чтобы решить задачу поиска необходимой потребителю информации, необходимо смоделировать (представить) – о каком фрагменте предметной области потребитель хочет получать инфор­мацию. Далее необходимо просмотреть хранящиеся документы – пла­ны выражения, составленные источниками, представить (смоделиро­вать), что хотел сказать источник о предметной области, и на основе научно обоснованной методики отобрать те из документов, которые отвечают на поставленный вопрос полностью или частично.

Работы в области машинного перевода и теории построения доку­ментальных информационных систем, проводимые в течение последних 50 лет в нашей стране и за рубежом, показали, что процесс выявления смысла произвольного текста на естественном языке не подлежит ав­томатизации и может быть реализован лишь человеком, обладаю­щим глубокими знаниями в данной предметной области.

Однако общество нуждалось в построении документальных инфор­мационных систем, в первую очередь в области научно-технической информации. Для того чтобы облегчить поиск в больших массивах текстовой информации, стали строить информационно-поисковые системы, в которых документы описывались с помощью специальных поисковых языков. С помощью элементов этих же языков описывались и запросы. Для отбора документов в ответ на запрос осуществ­лялось сравнение поисковых образов запросов и поисковых образов документов, которое проводилось на одном и том же искусственном язы­ке. Такой подход является вынужденным.

Доку­ментальные информационные системы не дают ответа на вопрос по­требителя; а выдают ему документы, в которых может содержаться ответ на его запрос, предоставляя потребителю самому выявить смысловое содержание этих документов.

В то же время работа с электронными документами требует уче­та того, что время активного использования конкретных програм­мно-технических средств и время полезного использования носи­телей информации может быть меньше, чем требуемый срок хра­нения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных на другой носитель и обновлять средства ее ау­тентификации. Кроме того, для хранения электронных докумен­тов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.