Основные задачи автоматизации бухгалтерского учета.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. [13, c.12]

Любая бухгалтерская программа не заменяет бухгалтера, а только помогает выполнять некоторые утомительные действия и даже самая качественная программа не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А человек, не знающий в бухгалтерский учет, просто не сможет работать с бухгалтерской программой. Современные программы не предполагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности, ограничиваясь учетом и хранением первичных документов и выполнением простых расчетов, а также построением различных отчетов. Ни одна из программ не предлагает бухгалтеру законченные алгоритмы поведения в любой ситуации. Программа не подсказывает нужные действия, бухгалтер самостоятельно должен выбрать, что он должен сделать в той или иной ситуации. В идеале любая задача, встающая перед бухгалтером, передавалась бы программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, самостоятельно предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию. При работе с существующими программами бухгалтер должен самостоятельно определить последовательность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Остальные документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или из сторонних организаций. В этом случае ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения. Однако современные бухгалтерские программы не способны на это, и бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию. Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. [12, c.11-13]

Введенные и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа.

На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов. Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

Требования ведения налогового учета наряду с бухгалтерским существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров, однако, использование компьютера помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр. Главное, чтобы фирмы, производящие бухгалтерские программы, своевременно добавили ведение налогового учета в свои продукты.

Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для быстрого ввода документов. Кроме того, справочники необходимы при автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Конечная цель работы любой бухгалтерии – составление отчетов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала проводок. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ – автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна. [29, c.9-13]

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

Для бухгалтерии крупных предприятий чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

Бухгалтера в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор или настенный календарь оказывается значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко. [12, c. 151-153]

Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.

Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации бухгалтерской деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров, штрихкодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Хотелось бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским программам. Они сильно уступают современным универсальным программам в продуманности пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки и обновления. В большинстве случаев для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские программы становятся все сложнее и запутаннее. [19, c.11-16]

Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.

Критерии выбора

Процессы выбора автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) для небольшой фирмы и для крупного предприятия существенно различаются.
  В первом случае речь идет о приобретении недорогого предмета массового спроса, когда затраты на покупку программы сопоставимы с затратами на покупку кресла или факсимильного аппарата. При этом не нужно думать о смене компьютеров. Ведь тиражные продукты, как правило, не требовательны к мощности компьютера.
Во втором случае бухгалтерская система может рассматриваться лишь в качестве звена комплексной автоматизации предприятия. Решающим критерием здесь может стать, например, платформа разработки, когда выдвигается требование использования АСБУ совместно с мощными СУБД типа Oracle, Informix, Sybase, Progress и т.д.
  Тем не менее в процедуре и принципах выбора бухгалтерских систем для любого предприятия есть много общего, поэтому уже давно предпринимаются попытки создания методики такого выбора. Наиболее часто это сводится к набору формальных механизмов, связанных с обработкой массивов экспертных оценок, сопоставляющих совокупность свойств программного комплекса и потребностей его потенциальных пользователей.
   Очевидно, что разработка таких механизмов необходима, поскольку открывает возможности для наиболее общего решения данной задачи и учета всего спектра проблем автоматизации учета конкретного предприятия. Вместе с тем применение соответствующего инструментария может оказаться достаточно затруднительным в силу того, что он может давать адекватные результаты только при привлечении значительного числа экспертных оценок большого перечня характеристик, что не всегда выполнимо. Поэтому целесообразно выделить набор общих критериев выбора АСБУ применительно к предприятиям различных типов. Данный набор критериев должен быть основан на небольшом числе важнейших содержательных факторов, в число которых, по нашему мнению, должны быть включены:
функциональная полнота; особенности построения программной системы; принципы адаптации к особенностям учетной работы конкретных предприятий; возможность использования на различных программноаппаратных платформах; возможность комплексирования с другим офисным программным обеспечением (ПО) производителей.
Классификация предприятий при выборе АСБУ:
выделенные выше параметры следует рассматривать применительно к классификационным группам, построенным на критерии величины бухгалтерии предприятия. Конечно, этот критерий не единственный при рассмотрении всего спектра различий программных систем. В то же время он неявно определяет степень специализации различных сотрудников бухгалтерии, а следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент ПО.
Использование принципа отраслевого деления предприятий как основного применительно к разработке критериев выбора АСБУ вряд ли целесообразно, поскольку массовое, тиражное ПО универсально по своей природе. Следует отметить, что отраслевые настройки для ПО инструментального типа нельзя считать предметом выбора, поскольку они лишь дополняют тот универсальный программный продукт, применительно к которому созданы.
Одним из важнейших факторов выбора АСБУ является их функциональная полнота. Однако, совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств, не требуется развитая поддержка функций их учета. При выполнении расчетов по начислению зарплаты также далеко не всем требуются функции по учету северных надбавок, а на многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д.
  Поэтому требования к функциональной полноте при дальнейшем рассмотрении исключены из критериев выбора ПО АСБУ и должны рассматриваться индивидуально.
Исключение данного фактора объясняется еще и тем обстоятельством, что в понятие функциональной полноты в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. Кроме того, для многих систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании встроенных инструментальных средств.
Основные критерии выбора АСБУ разбиваются по четырем группам, сформированным по признаку величины бухгалтерии предприятия.
Критерии выбора АСБУ для малой бухгалтерии

Унифицированная модель представления данных формируется следующим образом:

Единая программная среда
Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства
Функционирование в одноранговой сети или в сети с выделенным сервером
Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы - производителя ПО в собственном регионе
Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей
Критерии выбора АСБУ для средней бухгалтерии
Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Функционирование в сети с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер
Функции разграничения прав доступа пользователей к данным
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки

Критерии выбора АСБУ для крупной бухгалтерии основывается на

построении системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД
Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий
Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для корпоративной бухгалтерии:
Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации
Развитые средства репликации данных удаленных подразделений
Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах.
  Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии менее 4 человек, вполне подойдет разработка, основанная на концепции универсальной модели учетных данных и построенная в виде единой программной системы. Как правило,  здесь отсутствует специализация сотрудников по участкам учета, и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией.

В более крупных бухгалтериях при наличии явной специализации сотрудников, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование комплексов, специализированных по функциям и данным. Кроме того, с ростом бухгалтерии и предприятия в целом возрастает потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации.

Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АСБУ и привязку ПО к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому для адаптации АСБУ они могут привлекать собственных сотрудников, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня.
У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны дилеров либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в ПО проблемно-ориентированных инструментальных средств.
Требования к возможности функционирования программных систем в условиях локальных сетей и на разных программноаппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей персональных компьютеров.
Для более крупных бухгалтерий уже желательны системы, функционирующие в сетях с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АСБУ с большим числом рабочих мест актуально применение неоднородных сетей, возможно, с использованием серверов на более мощных программноаппаратных платформах. Отсюда и требования к ПО, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента.
Для корпоративных систем критерии выбора АСБУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.

Перечисленные выше критерии определяют лишь самые общие требования к АСБУ. Профессиональный подход требует более полного рассмотрения особенностей программных продуктов и их сопоставления с детализированным набором требований к АСБУ со стороны конкретных предприятий. Решение этой задачи требует привлечения более сложных инструментов.

В то же время достоинством рассмотренного подхода является его простота, и потому он может применяться для грубого отбора совокупностей программных продуктов, в известной степени сужая число систем, включаемых в более подробное обследование.